Hilfe – ich muss ein Protokoll schreiben

Kein Grund zur Panik: Protokoll schreiben. Foto: fotolia.com / morganka

Zu Anfang eines Meetings stellt der Chef immer wieder diese eine unliebsame Frage: „Wer möchte das Protokoll schreiben?“ – Diese Frage versetzt alle Anwesenden spontan zurück in die Schulzeit, als der Lehrer einen Freiwilligen suchte: „Wer möchte an die Tafel?“  Ihre Kollegen kramen beschäftigt in ihren Aktentaschen, vermeiden jeden noch so geringen Blickkontakt zum Chef. Dieser sieht sich nun gezwungen, selbst einen Protokollführer zu bestimmen. Nach endlos scheinenden Sekunden fällt ausgerechnet Ihr Name – es war letztendlich ohnehin nur eine Frage der Zeit, bis die Wahl auch auf Sie fällt.

Das Meeting wird zur Qual. Sie kleben an den Lippen Ihrer Vorgesetzten und Kollegen, schreiben jedes Wort mit, um nur ja nichts Wesentliches auszulassen. Immerhin wird das Protokoll nicht nur von Ihrem Chef gelesen, auch die Mitarbeiter sollen eine Kopie der Niederschrift erhalten. Dann passiert es: Sie haben die letzten Worte des Redenden nicht verstanden, fragen leise beim Sitznachbarn nach, verpassen wieder etwas. Das Chaos nimmt seinen Lauf …

Aufgaben und Nutzen von Protokollen

Es ist nicht immer einfach, wichtige von unwichtigen Informationen zu unterscheiden. Damit Ihnen das optimal gelingt, sollten Sie die Aufgaben und den Nutzen solcher Berichte kennen:

  • Aufzeichnung von Ergebnissen
    Ein Meeting dauert oft mehrere Stunden an, manchmal zieht es sich sogar über Tage hin. Niemand kann sich wirklich alles merken, was in einem solchen Meeting zur Sprache gebracht wurde. Betrachten Sie das Protokoll als kurze Inhaltsangabe einer längeren Erzählung – die Anwesenden können im Nachgang noch einmal nachvollziehen, was thematisiert wurde: Beschlüsse, Maßnahmen, Ergebnisse.
  • Informationen für Abwesende
    Während der eine Kollege seine Zeit im Urlaub am Strand verbringt, liegt der andere mit Magen-Darm-Beschwerden zu Hause im Bett. Nur in den seltensten Fällen ist wirklich jeder Mitarbeiter anwesend, der zu dem Meeting eingeladen worden war. Mit Ihrer Mitschrift sorgen Sie dafür, dass auch diese Kollegen über vergangene Aktivitäten, künftige Pläne und Vorhaben bestens im Bilde sind.
  • Grundlage für das weitere Vorgehen
    In einem Meeting geht es nicht nur um vergangene Erfahrungswerte, es wird auch entschieden, wie es in Zukunft mit dem Unternehmen weitergeht. Dabei werden Aufgaben und Kompetenzen einzelner Mitarbeiter festgelegt – und in Ihrer Niederschrift erfasst.
  • Verlässlichkeit durch Beweise
    Die menschliche Erinnerung ist trügerisch. Nach nur wenigen Tagen tauchen die ersten Unstimmigkeiten auf – wer hatte denn nun was wie und für wann beschlossen? Statt wertvolle Zeit mit überflüssigen Diskussionen zu verlieren, genügt ein kurzer Blick ins Protokoll – hier finden Sie Beschlüsse, Verantwortlichkeiten und Verläufe.

Anforderungen an Protokolle

Protokolle sollen Gesprächsinhalte möglichst wertfrei und exakt wiedergeben. Sie müssen wahrobjektiv und sachlich sein, d. h. sie basieren auf Fakten, nicht auf Gefühlen oder Meinungen.

Schon aus dem Nutzen dieser Mitschriften lässt sich ableiten, wie wichtig eine logische Gliederung und eine leichtverständliche Sprache für eine reibungslose und vollständige Informationsweitergabe an Abwesende ist. Vermeiden Sie deshalb Stilblüten und überflüssige Floskeln, beschränken Sie sich vielmehr auf wesentliche Aussagen und Ergebnisse. Geben Sie Beschlüsse, aber auch Anträge in direkter Rede wieder – alles andere fassen Sie in indirekter Rede ab.

Hilfreich ist es darüber hinaus, den Text auch optisch leserfreundlich zu gestalten, sprich Absätze und Gliederungen einzufügen und Zwischenüberschriften zu einzelnen Themenbereichen zu verfassen. Die Länge Ihrer Niederschrift sollte sich am Zweck orientieren – dazu ist es hilfreich, sich mit den verschiedenen Protokolltypen zu befassen.

Protokollarten

Allen Mitschriften gemein ist das Festhalten von Ergebnissen und Maßnahmen, von Terminen und Zuständigkeiten. Dennoch gibt es wesentliche Unterschiede, die eine Einteilung in Protokolltypen nach sich ziehen:

  • Kurzprotokolle
    enthalten lediglich kurze Informationen zum Inhalt und zu den Ergebnissen einer Veranstaltung
  • Gedächtnisprotokolle
    werden nicht während der Sitzung, sondern erst anschließend erstellt
  • Ergebnisprotokolle
    fassen Beschlüsse und Entscheidungen zusammen
  • Ausführliche Ergebnisprotokolle
    ergänzen wichtige Beiträge, welche die Ergebnisfindung beeinflusst haben
  • Verlaufsprotokolle
    geben den gesamten Verlauf der Besprechung wieder
  • Wortprotokolle
    zeichnen jeden Beitrag möglichst wortgetreu auf.

Scheuen Sie sich im Zweifel nicht, Ihren Vorgesetzten zu fragen, welche Protokollart er bevorzugt!

Möchten Sie mehr zu diesem Thema erfahren, laden wir Sie zu unserem Seminar Protokolle schreiben  ein. Wir freuen uns auf Sie!