Excel: Warnmeldung bei identischen Einträgen

Excel Warnmeldung
Vorsicht Fehler! Grafik: PantherMedia / Igor Zakowski

Wenn man wissen will, wie oft ein bestimmter Eintrag in einer Liste vorkommt so kann diese Frage in Excel mit der Funktion ZÄHLENWENN beantwortet werden. Bei manchen Excel-Tabellen ist es wichtig, dass bestimmte Einträge nur einmal in der Liste vorkommen. So müssen beispielsweise Personal- oder Artikelnummern eindeutig vergeben werden. Wenn versehentlich die identische Nummer mehrfach vergeben wird, soll Excel dies erkennen und eine Warnmeldung ausgeben. Dies kann man mit der Kombination der Funktionen WENN und ZÄHLENWENN erreichen.

So funktioniert es:

Die Funktion ZÄHLENWENN zählt in einem bestimmten Bereich wie oft ein Eintrag vorkommt. In unserem Beispiel soll gezählt werden, wie viele Mitarbeiter in einem bestimmten Ort wohnen.

Excel Warnmeldung

Kombiniert mit der Funktion WENN kann ZÄHLENWENN genutzt werden, um einen Warnhinweis auszugeben, wenn ein Eintrag zwei- oder mehrfach in einer Liste vorkommt. Dazu wird die oben gezeigte Funktion ZÄHLENWENN in das Feld „Prüfung“ der WENN-Funktion eingetragen. Es wird geprüft, ob die ermittelte Anzahl größer als eins ist. Ist dies der Fall, wird der im Feld „Dann“ eingetragene Warnhinweis ausgegeben.

Im Beispiel erscheint nun im grünen Bereich eine Warnmeldung, falls ein Eintrag mehrfach vorhanden ist, falls nicht bleibt der Bereich leer.

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Kombiniert man die Warnmeldung wiederum mit der Funktion ZÄHLENWENN, kann man sogar angeben, wie oft ein Eintrag vorkommt. Dies wird durch die Verkettung von Text und Funktion mithilfe des Verkettungsoperators „&“ erreicht. Der Eintrag in unserem Beispiel lautet:

„Achtung – Personalnummer kommt „&ZÄHLENWENN(B3:B12;B17)&“mal vor!“

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