Manche Programme bieten beim Filtern von Daten neben klassischen Filtern auch sogenannte Hervorhebungsfilter an. Wie der Name schon sagt, heben sie alle Datenzeilen hervor, die den gesuchten Kriterien entsprechen, statt – wie üblich – nur die Daten auszublenden, die die Filterkriterien nicht erfüllen. Auch in Excel können Sie diesen Effekt erreichen, indem Sie bedingte Formatierungen in Verbindung mit Formeln nutzen.
So funktioniert es:
In der folgenden, nach Umsatz sortierten Übersicht, sollen alle Zeilen hervorgehoben werden, die die Region Nord und das Quartal 1 (Q1) betreffen.
Markieren Sie hierzu zunächst die vollständige Datenliste ohne Überschriften. Da man bedingte Formate prinzipiell für jede Zelle definiert, müssen alle Zellen markiert sein, die sich bei Übereinstimmung mit den Filterkriterien einfärben sollen.
Nach dem Markieren verschieben Sie den Bildschirmausschnitt so, dass Sie die aktive Zelle sehen. Beim folgenden Einfügen der Formeln ist diese zu beachten.
Nun wählen Sie auf dem Register „Start“ den Menüpunkt „Bedingte Formatierung – Neue Regel“ und dort den Eintrag „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zelle verwenden“.
Die Formel muss generell als Vergleich formuliert sein bzw. einen der Werte WAHR oder FALSCH als Ergebnis liefern. Beim Zurückgeben des Wertes WAHR, wird die im unteren Teil des Dialogfensters eingestellte Formatierung im Bildschirm angezeigt.
Die einfache Variante:
Tragen Sie als Formel folgendes ein:
=UND($B4=“Nord“;$E4=“Q1″)
Hierdurch werden die Bedingungen „Nord“ und „Q1“ fest in der Formel definiert. Eine Veränderung der Kriterien ist nur durch eine Änderung der Formel möglich. Klicken Sie dann auf „Formatieren“, um das Formatierungsfenster zu öffnen und wählen Sie die gewünschte Formatierung für die Zeilen aus, zum Beispiel die Hintergrundfarbe oder die Schriftfarbe. Klicken Sie zweimal auf „OK“.
WICHTIG: Achten Sie vor dem Bestätigen mit „OK“ darauf, dass die richtigen $-Zeichen in der Formel gesetzt sind. Es gelten die gleichen Regeln wie beim „normalen“ Kopieren von Formeln von Zelle zu Zelle: Es muss ein $ jeweils vor dem Teil der Koordinate stehen, der sich beim Kopieren nicht verschieben darf. Bei den Zeilennummern dürfen KEINE $-Zeichen stehen.
Jetzt werden die Zeilen basierend auf Ihrem definierten Kriterium automatisch eingefärbt. Wenn sich die Daten in den Zeilen ändern, passt sich die bedingte Formatierung automatisch an.
Die komplexere und flexiblere Variante:
Wer es individueller mag, definiert seine Kriterien im Arbeitsblatt folgendermaßen:
Definieren Sie in separaten Zellen die von Ihnen gewünschten Parameter (hier: gesuchte Region und gesuchtes Quartal). Markieren Sie nun wieder die Tabelle ohne Überschriften und führen alle oben genannten Schritte aus. Auf die Kriterien im Blatt nehmen Sie mit folgender Formel in der bedingten Formatierung Bezug:
=UND($B8=$B$3;$E8=$B$4)
Nun können Sie im Arbeitsblatt angeben, welche Zellen sich einfärben sollen, ohne die Formel noch einmal zu ändern.
Mit dieser Methode können Sie die Visualisierung bestimmter Daten in Ihrer Tabelle verbessern. Experimentieren Sie mit verschiedenen Formeln und Formatierungen, um die bedingte Formatierung optimal an Ihre Anforderungen anzupassen und wichtige Informationen in Ihren Daten leichter erkennen zu können.
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