Die Urlaubszeit beginnt und an vielen Arbeitsplätzen laufen die Vorbereitungen für eine kurze oder auch längere Abwesenheit. Ein wichtiger Schritt ist dabei oft, in Outlook eine Abwesenheitsnotiz anzulegen. Unkompliziert und schnell geht das mithilfe des Abwesenheitsassistenten. Wir zeigen Ihnen hier Schritt für Schritt, wie Sie vorgehen und welche Regeln Sie für Ihre Abwesenheit definieren können.
So funktioniert es:
Klicken Sie im Register „Datei“ in der obersten Zeile unter „Informationen“ auf die Schaltfläche „Automatische Antworten“.
Es meldet sich der Outlook-Abwesenheitsassistent. Aktivieren Sie das automatische Senden von Antworten, indem Sie den entsprechenden Button auswählen. Geben Sie am besten auch einen Zeitraum an, damit das Senden der Antwort rechtzeitig wieder aufhört.
In der linken Registerkarte schreiben Sie die Nachricht an die Kolleginnen und Kollegen. Das sind für Outlook alle Personen, deren Mailadresse endet wie Ihre eigene. In der rechten Registerkarte geben Sie Ihre Nachricht an alle anderen Kontakte ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links oben und entscheiden Sie sich per Button, wem Sie die automatische Antwort schicken wollen: nur den Kontakten in Ihrem Outlook-Adressbuch oder jeder Person, die Sie kontaktieren will. Wenn Sie alles ausgefüllt haben, klicken Sie auf OK. Der Abwesenheitsassistent ist jetzt eingeschaltet. Er schickt die Abwesenheitsnotiz ein einziges Mal pro Absender.
Zum Definieren von Regeln gehen Sie zurück zum Fenster „Automatische Antworten“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Regeln“ links unten und wählen Sie anschließend „Regel hinzufügen“. Darauf erscheint das Fenster „Regel bearbeiten“. Im oberen Bereich des Fensters geben Sie an, bei welchen eintreffenden Mails die Aktionen auszuführen sind. Zum Erstellen einer Regel für bestimmte Absender klicken Sie die Schaltfläche „Von” an und wählen Sie in Ihrem Outlook-Adressenbuch die Kontakte aus. Bei „Betreff” und „Nachrichtentext” geben Sie Wörter ein, die die eingehende Mail enthalten soll.
Im unteren Bereich des Fensters entscheiden Sie durch das Aktivieren der entsprechenden Kontrollkästchen, welche Aktionen auszuführen sind, wenn eine Mail eintrifft. Sie können zum Beispiel E-Mails automatisch in einen Ordner verschieben lassen. Wichtig ist dabei, dass dieser Ordner ein Unterordner Ihres Posteingangs ist. Auch lassen sich Mails automatisch weiterleiten. Für externe Mails wird diese Aktion jedoch in vielen Organisationen von der IT-Verwaltung unterbunden.
Möchten Sie die Aktion „Antworten mit Vorlage“ benutzen? Dann ist es besonders wichtig, Filter zu setzen und die Gesamtwirkung der Einstellungen zu berücksichtigen. Outlook ist nämlich schonungslos:
- Regeln ohne Bedingungen werden bei jeder ankommenden Mail ausgeführt. Ihre Antwortvorlage ist vielleicht nicht für alle Absender ― intern sowie extern ― geeignet.
- Regeln werden unabhängig davon ausgeführt, ob der Absender schon mal eine Antwort bekommen hat. Ihre höflichen Mitteilungen könnten manchen Absendern zu viel werden.
- Regeln werden unabhängig von den Eingaben in den Registerkarten des Abwesenheitsassistenten ausgeführt. Greifen beide, dann bekommt der Absender gleich zwei Abwesenheitsnotizen. Entfernen Sie also die Texte aus den Registerkarten, oder sorgen Sie dafür, dass es keine Übereinstimmungen zwischen Registerkarteneinstellungen und Regeln gibt.
Wenn alles stimmt, klicken Sie auf OK. Die Regel wird jetzt in der Liste der „Regeln für automatische Antworten” gezeigt. Sie wird angewendet, solange das Kontrollkästchen aktiv ist und der Abwesenheitsassistent eingeschaltet bleibt. Bei Bedarf kann man mehrere Regeln erstellen.
Weitere Tipps zum Arbeiten mit Outlook erhalten Sie in unserem Seminar Outlook – Grundlagen. Wir freuen uns auf Sie.