Serienbriefe sind eine große Hilfe, wenn es darum geht, viele Personen auf einmal zu erreichen. Doch nicht jeder Adressat ist mit seinem Vornamen bekannt oder manche Personen haben einen zusätzlichen Titel, was im Seriendruck zu Problemen führen kann. In diesen Fällen entstehen überflüssige Leerzeichen am Zeilenanfang oder innerhalb der Zeile. Diese Lücken sind nicht schön anzusehen und wirken unprofessionell. Durch die Anwendung von Regeln innerhalb des Serienbriefs lassen sie sich aber vermeiden.
So funktioniert es:
In einer Empfängerliste müssen nicht alle Angaben bekannt sein. Wenn – wie in unserem Beispiel – einige Angaben fehlen, so führt das bei der Anordnung der Seriendruckfelder mit jeweils einem Leerzeichen dazwischen zu unschönen Ergebnissen.
Um dies zu vermeiden, fügt man zwischen die Seriendruckfelder „Anrede“ und „Titel“, „Titel“ und „Vorname“ sowie „Vorname“ und „Nachname“ kein festes Leerzeichen ein. Stattdessen wird eine Seriendruckregel erstellt, die nur dann ein Leerzeichen einfügt, wenn das entsprechende Feld nicht leer ist.
Klicken Sie hierzu im Register „Sendungen“ in der Gruppe „Schreib- und Einfügefelder“ die Schaltfläche „Regeln“. In der erscheinenden Liste wählen Sie den Eintrag „Wenn… Dann… Sonst…“ aus.
Wählen Sie im folgenden Fenster als Feldname das Feld „Anrede“ aus und unter „Vergleich“ den letzten Eintrag in der Liste „ist nicht leer“. Geben Sie unter „Dann diesen Text einfügen:“ ein Leerzeichen ein. Der Eintrag unter „Sonst diesen Text einfügen:“ bleibt leer. Klicken Sie auf OK.
Ebenso verfahren Sie mit dem Feld „Titel“ und dem Feld „Vorname“. Die Leerzeichen erscheinen jetzt nur noch, wenn die entsprechenden Felder mit Inhalten gefüllt sind.
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