Excel: Formeln verständlicher machen mit Namen

Es gibt einen deutlichen Unterschied der Arbeitsfreude zwischen denjenigen, die gerne Spreadsheets erstellen, und denjenigen, die sie lesen müssen. Die erste Gruppe hat in der Regel das Gefühl, etwas zu leisten und ist stolz auf sich. Die zweite Gruppe dagegen tut sich oft schwer, die Tabellen zu verstehen. Gehören Sie der ersten Gruppe an? Machen Sie die Formeln in Ihrem Spreadsheet dann verständlicher, indem Sie Namen verwenden.

Was Formeln erzählen

Als Beispiel liegt ein Arbeitsblatt vor, in dem zukünftige Werte eines Immobilienobjekts ermittelt werden:

Wir möchten die Berechnungsweise verstehen und klicken dazu in Zelle E2. In der Bearbeitungsleiste erscheint Folgendes:

Diese Formel ist zwar noch nicht die komplizierteste, die man in Excel erstellen kann, aber leicht verständlich ist sie nicht. Um die Formel schnell und unproblematisch lesen zu können, brauchen wir diese Form:

oder sogar:

Hier kommen definierte Namen zum Einsatz.

Namen definieren im Namenfeld

Die schnellste Methode zum Definieren von Namen ist im Namenfeld. Das ist das Feld links der Bearbeitungsleiste. Markieren Sie Zelle B2 und klicken Sie anschließend ins Namenfeld. Löschen Sie dort den standardmäßigen Namen „B2“ und geben Sie „Grundpreis” ein.

Vergeben Sie auf diese Weise auch die Namen für die Zellen B3, B4 und B5. Markieren Sie dann die Zellen D2 bis D5 und definieren Sie für diesen Zellbereich den Namen „Jahr“. Bitte beachten Sie, dass Namen keine Leerzeichen enthalten dürfen und keine Sonderzeichen außer Punkten und Unterstrichen. Ein Name darf auch nicht mit einem Zellbezug (Buchstabe + Zahl) oder einer Funktion übereinstimmen.

Der Befehl „Namen definieren“

Alternativ gibt es im Register „Formeln”, in der Gruppe „Definierte Namen” den Befehl „Namen definieren“.

Wenn wir mit diesem Befehl Namen vergeben, können wir in der Maske einen Kommentar eingeben und den Bereich des Namens einstellen. Normalerweise wird ein Name in der gesamten Arbeitsmappe erkannt. Da der Bezug „‘Tabellenblatt 1‘!“ in der Namendefinition festgelegt wird, genügt in Formeln in jedem Arbeitsblatt die Eingabe von „Grundpreis“.

Mit Namen Bezug nehmen auf Formeln

Ein Name kann sich auf eine Zelle oder einen Zellbereich beziehen, aber auch auf eine Formel. Diese Funktionalität brauchen wir für die Namen „Inflationsfaktor“ und „Restwertfaktor“.

Inflationsfaktor:

Restwertfaktor:

Sie sehen hier, dass man in solchen Formeln auf andere Namen Bezug nehmen kann. Nur versteht Excel dabei nicht von selbst, für welchen Wert aus der Liste „Jahr“ er sich entscheiden soll. Deshalb haben wir den Namen „Jahr“ in dem Ausdruck INDEX(Jahr;ZEILE()-1) verpackt. Der besagt, dass jeweils der Wert aus der Liste „Jahr“ anzuwenden ist, der sich in derselben Zeile wie der Name „Inflationsfaktor“ beziehungsweise „Restwertfaktor“ befindet. Für Zelle E2 ist das Jahr 20 (D2), für Zelle E3 Jahr 21 (D3) und so weiter.

Der Namens-Manager

Über das Register „Formeln“ finden Sie den Namens-Manager. Darin werden alle definierten Namen aufgelistet.

In dem Namens-Manager lässt sich überprüfen, was hinter einem Namen steckt. Sie können Namen hinzufügen, bearbeiten und löschen.

Namen im Arbeitsblatt verwenden

Beim Eintippen von Formeln schlägt Excel nicht nur Funktionsnamen, sondern auch definierte Namen vor. Wenn Sie beispielsweise in eine Zelle ein Gleichheitszeichen und „gru“ eingeben, können Sie per Doppelklick den Namen „Grundpreis“ auswählen.

Möchten Sie Namen auf bereits existierenden Formeln anwenden? Wählen Sie dann in der Registerkarte „Formeln“ unter „Namen definieren“ den Befehl „Namen übernehmen“ aus. Markieren Sie in der Maske die Namen, die in Formeln übernommen werden sollen und klicken Sie auf „OK“.

Rückgängig machen

Sind Namen einmal in Formeln angewendet, dann gibt es keinen einfachen Weg zurück. Es gibt keine Schaltfläche „Rückgängig machen“ für Namen! Entfernen Sie einen Namen im Namens-Manager, dann entsteht ein Fehler in den Formeln, in denen er in Gebrauch war. Zum Entfernen von Namen aus Formeln müssen Sie sie in Zellbezüge ändern, manuell oder mit der Funktion „Suchen und Ersetzen“.

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