Präsentationsmedien richtig einsetzen

Präsentieren mit den richtigen Medien
Erfolgreich präsentieren mit den richtigen Medien. Foto: StockFotoPro/fotolia.com

Zu einer guten Präsentation gehört die Verwendung der passenden Präsentationsmedien. Die Auswahl ist groß, und jedes Medium hat seine speziellen Einsatzbereiche sowie Vor- und Nachteile. Ganz wichtig ist, dass das gewählte Medium zum Vortragenden passt. Wer sich mit einer Präsentationen per Beamer einfach nicht wohl fühlt, sollte sich nicht dazu zwingen, sondern ein anderes Medium seiner Wahl suchen.

Ferner muss die Auswahl der Medien unter Berücksichtigung der Zielgruppe, der Teilnehmerzahl und der Größe des Raums getroffen werden. Auch die Frage, wie lange die Inhalte sichtbar bleiben sollen, kann die Entscheidung für die Medien beeinflussen. Generell gilt, dass die Präsentation das Gesagte sinnvoll ergänzen soll. Denn Informationen, die über die Ohren und die Augen aufgenommen werden, bleiben besser im Gedächtnis haften als das gesprochene Wort alleine. Werden die Zuhörer aktiv in den Vortag einbezogen, behalten sie die Inhalte noch besser.

Die Kombination mehrerer Medien kann sinnvoll sein, sofern dabei nicht übertrieben wird. Zu viele Medien und Wechsel zwischen ihnen können mehr verwirren als nutzen.  Betrachten wir nun die verschiedenen Medien im Detail.

Präsentation am Beamer
Die Power-Point-Präsentation wird wohl am häufigsten verwendet und drängt sich fast auf, da inzwischen jeder halbwegs moderne Besprechungsraum über einen fest installierten Beamer verfügt. Der Beamer alleine reicht allerdings nicht aus. Eine weiße Wand oder Leinwand und Verdunklungsmöglichkeiten sind natürlich ebenso erforderlich wie ein Laptop und ein Präsentationsprogramm. Neben PowerPoint stehen hier Open Office als kostenlose Open-Source-Software sowie spezielle Programme für animierte Präsentationen zur Verfügung. Eine Fernbedienung mit Laserpointer erleichtert das freie Präsentieren. Je nach Laptop und Beamer sind auch Adapter erforderlich, um die Kommunikation zwischen beiden zu ermöglichen.

Präsentationen per Beamer sind bei Veranstaltungen in großen Sälen das Medium der Wahl, weil alles andere nicht bis in die letzten Reihen erkennbar ist. Auch wenn es hauptsächlich darum geht, Inhalte darzustellen, sind Präsentationen am besten geeignet.

Eine gute Präsentation zu erstellen und zu halten ist aber nicht ganz einfach. Die Aufgabe beginnt beim Erstellen der Folienvorlage – sofern diese nicht innerhalb einer Firma vorgegeben ist.  Die einzelnen Seiten sollten nicht mit Inhalten überladen werden, weil die Zuhörer dann mehr mit Lesen als mit dem Zuhören beschäftigt sind. Ideal sind nur wenige Kernbegriffe und viele Bilder, die schnell erkannt und im Gehirn gespeichert werden können. Das gilt nicht nur für die Zuhörer, sondern auch für den Vortragenden, der frei sprechen und nicht nur die Folien vorlesen sollte.

Der Nachteil, dass sich Präsenationen mit Stichwörtern und Bildern nicht als Handout eignen, wird von der Qualität der Präsentation leicht wettgemacht. Mit geeigneten Animationen kann die Präsentation interessant gestaltet und schrittweise aufgebaut werden. Ziel muss es immer sein, die Inhalte so rüberzubringen, dass sie für die Zuhörer gut verständlich sind und mit den Animationen nicht zu übertreiben.

Flipchart
Flipcharts sind nur in kleinen Räumen bei einem überschaubaren Teilnehmerkreis gut einsetzbar – dort aber in verschiedenen Formen. Sie eignen sich vor allem in Meetings, um Arbeitsergebnisse oder Fragen festzuhalten. Damit werden die Teilnehmer aktiv einbezogen. Der Vortragende kann auf Flipcharts auch Antworten auf Fragen skizzieren oder notieren. Voraussetzung ist dabei allerdings, dass er über eine leserliche Handschrift verfügt. Beschriebene Flipcharts können an die Wand oder Pinnwand gehängt werden, um sichtbar zu bleiben.

Zu einem besonderen Erlebnis werden Vorträge mit Flipcharts, wenn der Vortragende mit einem Zeichentalent gesegnet ist und seine Inhalte mit ad hoc gefertigten kleinen Zeichnungen präsentieren kann. Alternativ können ansprechend gestaltete Flipcharts vorbereitet und zum Präsentieren verwendet werden. Flipcharts können zur Nachbearbeitung mitgenommen oder fotografiert werden. Der Umgang mit Flipcharts sollte allerdings geübt werden, denn gleichzeitig schreiben und sprechen ist tabu. Außerdem muss der Vortragende die Tücken von nicht schreibenden Stiften oder fast leeren Flipchart-Blöcken kennen und umschiffen können.

Pinnwand und Moderationskarten
Pinnwände mit Moderationskarten eignen sich ähnlich wie das Flipchart aufgrund der eingeschränkten Lesbarkeit nur für kleine Räume und Gruppen, sind dort aber auch für verschiedene Einsatzbereiche verwendbar.

Für einen Vortrag können die Kernaussagen schon vorher auf den Kärtchen notiert und dem gesprochenen Wort entsprechend aufgehängt werden. Der Vortragende hält mit den Karten den roten Faden als Gedächtnisstütze in seiner Hand. Zusammenhänge lassen sich durch die Gruppierung der Kärtchen oder unterschiedliche Farben und Formen darstellen.

Moderationskärtchen eignen sich ebenfalls dazu, Aussagen und Ideen der Gruppe zu sammeln und sichtbar zu machen. Der begrenzte Platz auf einer Karte sorgt dafür, den Gedanken auf den Punkt zu bringen. Später können die Kärtchen sortiert oder gruppiert werden. Es ist auch eine Priorisierung mit Hilfe von Klebepunkten möglich. Der Einsatz dieses Mediums erfordert eine gute Ausstattung mit genügend Pinnwänden und einem reichlich gefüllten Moderationskoffer, was nicht überall gegeben ist.

Whiteboard
In manchen Besprechnungsräumen hängen Whiteboards. Sie eignen sich einerseits für handschriftliche Notizen und andererseits zum Aufhängen von Zetteln oder Kärtchen mit Magneten. Der Platz ist allerdings begrenzt, so dass sich das Whiteboard höchstens als Ideenspeicher für Stichworte anbietet, nicht aber für eine vollständige Präsentation. Der Inhalt kann vor dem Abwischen nur durch Fotografieren erhalten werden.

Overhead-Projektor mit Folien
Diese Geräte sind weitgehend aus den Vortragsräumen verschwunden. Trotzdem gibt es noch Vortragende, die damit arbeiten. Folien können eine Alternative zum Flipchart sein, wenn Ideen und Beiträge festgehalten werden sollen. Zwar kann immer nur der Inhalt einer Folie gezeigt werden, durch die Größe lassen sich diese aber später leicht kopieren oder einscannen und verteilen. Seiten aus Büchern oder Zeitschriften können auf Folien kopiert und gezeigt werden. Für Bilder mag das noch sinnvoll sein, nicht aber für reine Textseiten. Da das Mitschreiben und Zeigen von Dokumenten auch am Laptop mit Beamer möglich ist, gibt es heute keinen sinnvollen Grund mehr für den Einsatz eines Overhead-Projektors, der zudem sehr antiquiert wirkt.

Kombinationsmöglichkeiten
Kein Medium hat nur Vorteile. Deshalb liegt es nahe, mehrere Medien zu kombinieren, um die jeweiligen Vorzüge zu nutzen. Jeder Wechsel zwischen Medien sollte allerdings gut begründet sein, weil sonst sowohl der Vortragende als auch die Zuhörer eher abgelenkt werden.
Die besten Kombinationen stellen Präsentation und Flipchart oder Präsentation und Pinnwand mit Kärtchen dar, um Vortrag und Interaktion bestmöglich zu begleiten.

Zusammenfassung
Die Präsentation mit Beamer ist das einzige Medium, das ausschließlich für die Einweg-Kommunikation vom Vortragenden zum Publikum geeignet ist. Sobald eine Interaktion mit dem Publikum stattfindet, sind Flipchart oder Pinnwand mit Moderationskärtchen sinnvoll, um Inhalte festzuhalten oder Antworten auf Fragen zu skizieren. Wenn ein Vortragender in wechselnden Räumlichkeiten auftritt, sollte er eine gewisse Flexibilität in Bezug auf die Medien haben, da nicht überall mit der perfekten Ausstattung gerechnet werden kann. Eine Grundausstattung an Flipchart-Markern und Moderationskärtchen im eigenen Gepäck verhindert böse Überraschungen.

Wer häufiger Präsentationen hält, ist gut beraten, sich das notwendige Wissen in einem Seminar zu holen und sich vor dem ersten Einsatz gut mit den gewählten Medien vertraut zu machen. Wir freuen uns auf Sie!

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