Excel: Der Unterschied zwischen Formeln und Funktionen

Excel - Formeln und Funktionen
Was ist was? Formeln und Funktionen in Excel. Foto: j-mel / Adobe Stock
SUMME() ist die wohl am häufigsten genutzte Funktion beim Arbeiten mit Excel. Oder ist dies eine Formel? Auf das Gleichheitszeichen im Eingabefeld einer markierten Excel-Zelle folgt entweder ein fester Wert oder eine Handlungsanweisung: eine Formel oder Funktion – heute beeindruckender auch Algorithmen genannt. Das ist doch das gleiche, beides berechnet etwas, dessen Ergebnis die Eingabetaste offenbart. Oder nicht? Wer sich dahingehend unsicher ist, findet hier die Antwort. Denn unklare Begrifflichkeiten sind immer dann relevant, wenn sie nicht leisten was ihnen zugedacht ist: für klare Verständigung zu sorgen.

Die Basis: Eine Formel ist eine Gleichung

Ein kurzer Griff in die Excel-Grundlagen. Jede markierte Excel-Zelle, in der eine Berechnung stattfinden soll, beginnt mit einem Gleichheitszeichen, denn der Zellenwert ist das Ergebnis einer Gleichung, einer Formel also. Die Eingabe einer einfachen mathematischen Formel setzt sich zusammen aus Konstanten (festen Werten) und Operatoren. Zu den Rechenzeichen für Addition (+), Multiplikation (*) und Co. gesellen sich noch vergleichende Operatoren, Bezugs- und Textoperatoren.
Excel-Formeln können neben runden Klammern für priorisierte Teiloperationen außerdem noch weitere Bausteine beinhalten – Funktionen (sic!) und Bezüge (Zellen, Arbeitsblätter) – und damit rechnen, als wären sie Werte und Operatoren. Genau dies macht Tabellenkalkulationsprogramme aus und für uns so wertvoll.

Sobald Sie also ein Gleichheitszeichen, mindestens zwei Werte und einen Operator eingeben, handelt es sich um eine Formel. Mit einer Formel geben Sie Excel eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, was es genau womit und in welcher Reihenfolge tun soll, um zu einem gewünschten Ergebnis zu kommen.

Konfektionierter Fertigterm: Eine Funktion

Das Beispiel SUMME() bezeichnen viele gerne als „Excel-Formel Summe“. Dies ist nicht ganz falsch, aber unsauber. Um eine Formel zu sein, fehlen das Gleichheitszeichen und die Werte. Gemeint ist jedoch meist eine Funktion im Sinne von automatisierter Operationsablauf und Programm. Und genau dies ist eine Excel-Funktion.
Die Summenfunktion nimmt Ihnen die Eingabe der Pluszeichen als Additionsoperatoren ab und benötigt dazu nur noch eine Anweisung, was sie addieren soll. Fügen Sie Festwerte oder Zellbezüge in die Klammer ein, liefert die vorgefertigte Excel-Funktion Ihnen mit einem Klick die Summe. Ähnlich komfortabel ist die Funktion MITTELWERT(), sie errechnet auch die Anzahl der Werte als Quotient, um einen Durchschnittswert anzugeben.

Jede Funktion besitzt einen vorgegebenen Namen, eine auszufüllende Klammer und setzt Wissen über die vorgegebene Syntax und Operation voraus.
Eine Excel-Funktion ist so etwas wie ein vordefinierter Term, ein kleiner Algorithmus, der mit Argumenten innerhalb der Klammer Operationen durchführt: rechnet, vergleicht oder filtert.

Doch Funktionen sind noch viel mehr als automatische mathematische Termen für die Erstellung von Formeln. Anhand einer Vielzahl von Kategorien können Sie aus einer ganzen Welt von etwa 400 Funktionen wählen. Bereiche wie Mathematik, Logik, Statistik, Datum, Text und Verweise sind nur eine Auswahl.
Die Argumente einer Excel-Funktion können übrigens auch Funktionen sein. In diesem Fall handelt es sich um verschachtelte Funktionen, die hohe Kunst der Excel-Fertigkeiten – eingebettet in eine individuell zu erstellende Formel.

Sie kennen nun den Unterschied – zumindest im Excel-Zusammenhang. Nach dem Besuch unseres Seminars werden auch Sie zum versierten Jongleur mit Excel Formeln und Funktionen und lösen vielfältigste Aufgaben.

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