Excel: Schreibfehler in 1000 Datensätzen blitzschnell korrigieren

Excel - Schreibfehler korrigieren

Eine von Hand geführte Statistik soll zusammengefasst werden, aber Rechtschreibfehler, unterschiedliche Schreibweisen und überflüssige Leerzeichen machen eine strukturierte Auswertung unmöglich. Excel kann nicht erkennen, welche Einträge gleichbedeutend sind und zusammengehören. Alle fehlerhaften Datensätze von Hand korrigieren, das kommt wegen der großen Anzahl nicht in Frage. Gibt es dennoch eine Lösung? Ja, sicher. Sogar recht einfach und schnell.

Vorgehensweise zur Korrektur der Ortsnamen

Excel Schreibfehler korrigieren

In drei Schritten werden in der oben stehenden Tabelle die Ortsnamen in ca. 10.000 Datensätzen korrigiert. Zeitaufwand: keine 5 Minuten!

Schritt 1: Überflüssige Leerzeichen entfernen
Entfernen Sie in einer neu angelegten Spalte per Formel die überflüssigen Leerzeichen. Hierzu dient die simple Textfunktion GLÄTTEN wie im nachstehenden Screenshot zu sehen:

Excel Schreibfehler korrigieren

Schritt 2: einheitliche Schreibweisen erzeugen
Kopieren Sie alle Einträge aus der geglätteten Spalte und fügen Sie diese an einen neuen Ort neben der Ursprungstabelle (oder auch auf ein neues Blatt) als Werte ein. Danach entfernen Sie alle Duplikate aus der Liste über den Menüpunkt “Duplikate entfernen” auf dem Register “Daten”.

Excel Schreibfehler korrigieren

Die duplikatfreie Liste sortieren Sie anschließend am besten alphabetisch. Nun können Sie in einer weiteren Spalte die korrigierten Schreibweisen neben den ursprünglichen Schreibweisen ergänzen.

Excel Schreibfehler korrigieren

Schritt 3: Korrigierte Schreibweisen in die Ursprungstabelle übernehmen
Und nun der krönende Abschluss: Mit der Funktion SVERWEIS übernehmen Sie aus Ihrer “Übersetzungstabelle” die korrigierten Schreibweisen in die Ausgangstabelle:  =SVERWEIS(C5;$H$2:$I$15;2;FALSCH) auf.

Excel Schreibfehler korrigieren

Der Zeitaufwand hängt in diesem Beispiel nicht von der Anzahl der Datensätze ab, sondern lediglich davon, wie viele unterschiedliche Schreibweisen in der zu korrigierenden Spalte existieren. Und je mehr Datensätze das sind, desto lohnender ist es, die Korrekturen per Formel durchzuführen.

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