Excel: Zielthermometer erstellen

Was haben Umsatzsteigerung, Neukundengewinnung, Einsparungen und Spendenaktionen gemeinsam? Ja, es dreht sich alles um Geld. Aber oft geht es auch darum, ein messbares Ziel zu erreichen. Sogenannte Zielthermometer können dann die Motivation erhöhen. Ziel und Stand der Leistungen werden damit für alle Beteiligten deutlich und auffällig dargestellt. Wer Excel-Grundkenntnisse über Diagramme, Grafiken und Formeln hat, oder diese auf spielerische Weise erwerben will, kann selber aussagekräftige Zielthermometer erstellen.

Buchstäblich sieht ein Zielthermometer so aus:

Excel Zielthermometer
Es muss aber nicht zwingend wie ein Thermometer sein! Mithilfe einer Grafik können Sie alle denkbaren Formen erstellen. Zum Beispiel so:

Excel Zielthermometer

oder so:

Excel Zielthermometer

Die Methode ist immer die gleiche. So wird’s gemacht:

Daten und Ziel eingeben

Ein Verkaufsteam möchte neue Aufträge einholen und möchte sich dazu ein Zielthermometer erstellen. Als Erstes braucht dieses Team eine Tabelle, in die es seine Leistungen eingeben kann. Das Ziel wird in einer zweiten Tabelle festgelegt.

Excel Zielthermometer

In der ersten Tabelle, d. h. in den Spalten A und B, werden, jedes Mal, wenn ein Verkäufer einen neuen Auftrag gesichert hat, der Name des Verkäufers und die Auftragssumme in eine neue Zeile eingetragen. Diese Tabelle wird also immer länger. In der zweiten Tabelle wird in Zelle E1 das Ziel eingegeben (hier € 100.000). In Zelle E2 wird die Summe von Spalte B berechnet. Die Formel soll sich ihre Werte in der ganzen Spalte B (B:B) suchen, sodass die Summe auch dann stimmt, wenn neue Zeilen hinzugefügt werden. In Zelle E3 wird eine Formel eingegeben, die berechnet, wie viel Geld bereits zugesagt wurde, ausgedrückt als Prozentsatz vom Zielwert (65.000 / 100.000 im Prozentformat).

Diagramm erzeugen

Als Grundlage für das Zielthermometer wird ein Excel-Diagramm erstellt, das auf dem Prozentsatz in Zelle E3 basiert. Das Diagramm können Sie entweder auf einem neuen Arbeitsblatt erstellen, wie im Beispiel hier, oder unter der Tabelle mit Zielinformationen. Zum Erstellen des Diagramms wählen Sie „Gruppierte Säulen“ aus im Register „Einfügen”, in der Gruppe „Diagramme” unter „Säule“ und „2D-Säule“. Es erscheint ein leeres Diagrammfeld.

Im Menüband werden unter „Diagrammtools” drei neue Registerkarten („Entwurf“, „Layout” und „Format”) angezeigt. Klicken Sie im Register „Entwurf“, in der Gruppe „Daten”, auf den Schalter „Daten auswählen”. Geben Sie im Dialogfenster im Feld „Diagrammdatenbereich“ einen Bezug auf die Zelle mit dem Prozentsatz (E3) ein.

Excel Zielthermometer

Klicken Sie auf „OK”. Das Diagramm hat jetzt eine Säule.

Excel Zielthermometer

Es ist aber noch kein Zielthermometer: dazu muss noch einiges geändert werden. Erstens stimmt die vertikale Achse nicht. Klicken Sie im Register „Layout“ (Diagrammtools), in der Gruppe „Achsen“ auf die Schaltfläche „Achsen“ und anschließend unter „Vertikale Primärachse“ auf „Weitere Optionen“. Es öffnet sich die Maske „Achse formatieren“. Geben Sie unter „Achsenoptionen“ die festen Werte 0 und 1 (100 %) ein.

Excel Zielthermometer
Hinweis: Wenn Sie statt des Prozentsatzes die erreichte Summe anzeigen lassen möchten, stellen Sie dann Zelle E2 als Datenquelle des Diagramms ein und geben Sie als Maximum die Zahl 100.000 ein. Sollte die Zielsumme sich ändern, dann müssen Sie den maximalen Wert anpassen, denn es ist in dieser Maske leider nicht möglich, einen Zellbezug einzugeben.

Als Nächstes werden Diagrammelemente aus- und eingeblendet. Die Möglichkeiten dazu finden Sie im Register „Layout“, unter den entsprechenden Schaltflächen. Wir brauchen beispielsweise keine Legende und keine horizontalen Achsentitel. Zum Anzeigen des Prozentsatzes über die Säule (wie beim Lkw), blenden Sie die „Datenbeschriftungen“ ein.

Excel Zielthermometer
Weitere Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in der Maske „Datenreihen formatieren”. Diese Maske wird über das Kontextmenü aufgerufen (Säule markieren), oder über „Auswahl formatieren“ im Register „Layout“.

Excel Zielthermometer

Unter „Reihenoptionen“ kann man die Abstandsbreite (den Abstand zwischen vertikaler Achse und Säule) verkleinern. Unter „Füllung“ lassen sich die Farben und das Muster der Säule anpassen.

Form oder Grafik hinzufügen

Das rote Thermometer wurde mithilfe einer Ellipse aufgebaut. Diese finden Sie im Register „Einfügen”, in der Gruppe „Illustrationen”, unter „Formen”. Passen Sie die Größe der Ellipse an (Ecke ziehen) und verschieben Sie sie, bis sie zusammen mit der Säule wie ein Thermometer aussieht. Solange die Form markiert ist, ist eine Registerkarte namens „Zeichentools – Format“ sichtbar. Dort finden Sie die Auswahlmöglichkeiten für Fülleffekt und Kontur der Ellipse.

Excel Zielthermometer
Bei den beiden anderen Thermometer wurden Grafiken über die Diagramme geschoben. Ein inneres Teil der Grafik wurde transparent gemacht, sodass dadurch die Säule des Diagramms sichtbar ist.

Excel Zielthermometer
Eine Grafik öffnen Sie in Excel mit den Befehlen „Grafik“ oder „ClipArt“ im Register „Einfügen“, in der Gruppe „Illustrationen”. Im Register “Layout” (Bildtools), in der Gruppe „Anpassen”, gibt es unter „Farbe”, den Befehl „Transparente Farbe bestimmen”. Damit können Sie in der Grafik eine Fläche auswählen, die transparent gemacht werden soll. Schieben Sie danach die Grafik über das Diagramm und passen Sie die Größen des Diagrammfeldes und/oder der Grafik so an, dass ein Bild entsteht.

Beim Lkw wurde auch der Hintergrund der Grafik transparent gemacht. Bei nichtrechteckigen Formen wie das Schwein würde dies dazu führen, dass die Säule des Diagramms auch hinter der Figur sichtbar ist. Bei solchen Bildern muss daher der Hintergrund weiß gemacht werden.

Excel Zielthermometer

Hinweis: Diagramm und Grafik sind für Excel „Ebenen“, die man vor- oder hintereinander platzieren kann. Versteckt sich Ihr Bild hinter dem Diagramm? Bringen Sie es dann eine Ebene nach vorne. Markieren Sie dazu die Grafik, machen Sie einen Rechtsklick und wählen Sie im Kontextmenü unter „In den Vordergrund“ den Befehl „Ebene nach vorne“ aus. Falls notwendig wiederholen.

Haben Sie schon eine Idee für Ihr Zielthermometer? Wir wünschen viel Spaß!

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