Outlook: Aufgaben und Termine mit Dateien verknüpfen

Outlook Hyperlink
Schluss mit der Suche. Sowohl Aufgaben als auch Termine in Outlook lassen sich über Hyperlinks mit Dateien verknüpfen, zum Beispiel ein Besprechungstermin mit einer PowerPoint-Präsentation. Durch einen Mausklick auf den Link öffnen Sie diese Dateien dann direkt aus Outlook heraus und können sie anschließend bearbeiten. Die oftmals zeitraubende Suche auf der Festplatte oder das Browsen durch die Ordnerstruktur im Firmennetzwerk sind nicht mehr notwendig (von der einmaligen Verknüpfung abgesehen). Das Verknüpfen zugehöriger Dateien über Hyperlinks hat außerdem den Vorteil, dass Sie stets mit der Originaldatei arbeiten. Es entstehen keine weiteren Versionen, die es zu verwalten gilt.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Erstellen Sie die neue Aufgabe.
  2. Wählen Sie im Register „Einfügen“ die Schaltfläche „Datei anfügen“ aus.
  3. Navigieren Sie im neuen Fenster zu ihrer Datei und klicken Sie anschließend im rechten unteren Bereich den Pfeil neben der Schaltfläche „Einfügen“ an.
  4. Wählen Sie aus der Liste „Als Hyperlink einfügen“ aus.

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Rufen Sie die Aufgabe später auf, können Sie mit einem Klick auf den Link die dazugehörige Datei öffnen.  Je nach Sicherheitseinstellungen in Ihrem System erscheinen eventuell zwei Sicherheitsabfragen, die Sie bestätigen können.

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Beim Verknüpfen von Terminen mit Dateien verfahren Sie ebenso.

Weitere Tipps zu Outlook erhalten Sie in unserem Seminar „Outlook – Grundlagen„. Wir freuen uns auf Sie!

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