Wer kennt es nicht? Ein Meeting steht an und es drücken sich wieder einmal alle ums Protokollieren. Der Grund dafür ist jedoch nicht Faulheit – im Gegenteil: Viele würden gern positiv auffallen, indem sie sich freiwillig zum Protokollschreiben melden, zweifeln allerdings daran, ob sie gut genug sind. Zu langsam, zu unsauber, zu viele wichtige Dinge, die verpasst werden – so lautet die Angst von vielen Angestellten. Eigentlich ist es jedoch ganz einfach: Mit einigen Tipps und Tricks wird jeder zum schnellen Protokollanten, der es schafft, alle wichtigen Fakten und Informationen für die Nachbereitung festzuhalten.
Vorbereitung ist alles: Recherche, Layout und Notizen
Doch was können Mitarbeiter konkret tun, um ihre Schreibgeschwindigkeit zu erhöhen und dadurch besser in der Lage zu sein, alles Wichtige mitzuschreiben? Ein echter Tipp von Profis lautet dazu: Vorbereitung ist alles. Viele beginnen mit der Erstellung des Protokolls erst, wenn das Meeting beginnt – und geraten deshalb in Zeitverzug beim Mitschreiben. Es macht Sinn, sich schon im Voraus über den Ort, die genauen Teilnehmer und das Thema des Termins zu informieren. All dies sind Informationen, die bereits vor Beginn des Meetings ihren Weg ins Protokoll finden und später zur Not noch einmal abgeändert oder ergänzt werden können. Auch die Tagesordnungspunkte, sofern bekannt, können bereits als nummerierte Gliederung notiert werden. Wie die Informationen angeordnet werden, hängt mit der persönlichen Erfahrung und Präferenz des Protokollanten zusammen. Sind einige Protokolle erstellt, kann es hilfreich sein, sich ein Template mit dem bevorzugten Layout anzulegen, das sich auch stets danach richten sollte, ob es sich etwa um ein Ereignis-, Verlaufs- oder Wortprotokoll handelt.
Der Stift: das wichtigste Werkzeug für ein schnelles Mitschreiben
Sind die richtigen Vorbereitungen getroffen, spielt weiter das Arbeitsmaterial eine wichtige Rolle. Oftmals ist schlicht das falsche Equipment der Grund dafür, dass die Schreibgeschwindigkeit leidet. Zum Protokollieren gehört daher als essentielles Werkzeug stets ein gut funktionierender Stift. Es macht nicht nur Sinn, vorab zu testen, ob der gewählte Stift wirklich funktioniert. Es sollte auch ein Stift ausgesucht werden, der gut in der Hand liegt und mit dem das Schreiben besonders leicht fällt. Dazu eignen sich in der Regel Kugelschreiber besser als Tinten- oder Filzstifte, da letztere häufig verwischen und durchdrucken können und so eine echte Gefahr für ein klares Schriftbild darstellen. Übrigens: Für den Notfall kann es auch hilfreich sein, einen Ersatzstift dabei zu haben.
Das richtige Papier auswählen
Ähnlich viel Aufmerksamkeit sollte der Wahl des richtigen Papiers geschenkt werden: Viele greifen sich vor dem Meeting rasch ein Blanko-Schmierblatt aus dem Kopierer. Damit läuft der Protokollant allerdings schnell Gefahr, ungleichmäßig und schräg zu schreiben, sodass die Übersichtlichkeit des Dokuments, die bei der Nachbereitung eine wichtige Rolle spielt, leidet. Stattdessen macht es Sinn, beispielsweise ein kariertes Papier auszuwählen, das eine klare Struktur für Notizen bietet, aber im Vergleich zu liniertem Papier erlaubt, kleinere Zeichnungen anzufertigen. Echte Profis schwören übrigens auch auf Papier mit Punktraster: Dieses besitzt eine Vorstruktur, an der sich der Protokollant gut orientieren kann und ermöglicht gleichzeitig viel Freiheit für Skizzen und Randnotizen. Das Papier sollte zum Meeting stets in einer Büromappe mitgebracht werden. Diese schützt das Protokoll später und bietet im Notfall eine stabile Unterlage fürs Schreiben.
Wörter, Abkürzungen und Symbole verwenden
Neben einer guten Vorbereitung, die etwa die Auswahl der richtigen Arbeitsmaterialien umfasst, können einige Techniken das schnelle Protokollieren erleichtern. Dazu gehört der gezielte Einsatz von Abkürzungen wie “tbd” für “to be discussed”, d.h. einem offenen Diskussionspunkt. Neben Abkürzungen greifen erfahrene Protokollanten außerdem auf Symbole zurück, mit denen sie sich die Zeit für das Ausschreiben bestimmter Worte sparen. Wörter wie “Offene Fragen” oder “zu klären” können beispielsweise mit einem Fragezeichen abgekürzt werden, Beschlüsse mit einem Ausrufezeichen und eine Schlussfolgerung mit einem Pfeil. Einige Worte, Abkürzungen und Symbole sind dabei gängiger als andere. Es macht Sinn, bekannte Elemente auszuwählen, damit das Protokoll im Zweifelsfall noch von einer anderen Person verstanden und nachbereitet werden kann. Eine Liste mit gängigen Abkürzungen und Zeichen hilft dabei.
Pünktlichkeit, Platzwahl und Konzentration
Wer sich auf diese Art und Weise vorbereitet, ist bestens gewappnet für das nächste Protokoll. Profis, die lange schon Protokolle oder informative Texte schreiben, schwören außerdem auf kleine Tricks und Kniffe, um beim Protokollieren noch besser zu werden. Dazu gehört etwa, stets überpünktlich zu kommen, um einen günstigen Platz zu ergattern: Der Protokollant sitzt am besten dort, wo er alle Sitzungsteilnehmer möglichst gut verstehen und anschauen kann. Gepaart mit Konzentrationsübungen, die dabei helfen, konzentriert zu schreiben, während andere Sprechen helfen diese Tipps und Tricks dabei, zu einem vorbildlichen Protokollanten zu werden, der sich in Zukunft gern freiwillig zum Mitschreiben meldet.
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