Um die Eingaben in einer Zelle auf bestimmte Werte einzuschränken, kann in Excel eine Dropdownliste verwendet werden. Diese lässt sich ganz einfach einrichten. Die in der Dropdownliste eingegebenen Werte lassen sich mit Hilfe der bedingten Formatierung auch als Symbole darstellen. Dies wird durch eine benutzerdefinierte Formatierung der möglichen Eingabewerte erreicht.
So funktioniert es:
In unserem Beispiel möchten wir die Auftragswahrscheinlichkeit für bestimmte Kunden einschätzen. In der Dropdownliste sollen die Werte „hoch“, „unentschieden“ und „gering“ eingegeben werden können. Da später für die bedingte Formatierung Zahlenwerte benötigt werden, werden die Zahlen 1 bis 3 als die oben genannten Werte formatiert. Dazu wird die entsprechende Zahl markiert und mithilfe der benutzerdefinierten Formatierung als Text formatiert.
Entsprechend werden den anderen Zahlen durch die Formatierung Textwerte zugewiesen.
Anschließend wird im Register „Daten“ mit der Schaltfläche „Datenüberprüfung“ eine Dropdownliste eingerichtet. Als zugelassene Werte werden die eben als Text umformatierten Zahlen angegeben.
In der Dropdownliste werden nun die Texte angezeigt und die entsprechenden Zahlen in die Zelle eingetragen.
Nun werden die Zahlen mit der bedingten Formatierung als Ampelsymbole formatiert. Dazu wird im Register „Start“ mit der Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ die Kategorie „Symbolsätze“ und dort das Ampelsymbol ausgewählt.
Die ausgewählte Regel muss nun noch angepasst werden. Dazu wird die Regel in der bedingten Formatierung mit der Auswahl „Regeln verwalten“ nochmals aufgerufen und folgendermaßen bearbeitet. Die Symbolreihenfolge wird umgekehrt, so dass „rot“ als erste Ampel angezeigt wird. Dann werden die Werte wie unten dargestellt eingegeben. Außerdem wird die Auswahl „Nur Symbol anzeigen“ aktiviert.
Nach zentrierter Ausrichtung der Zelle und Übertragung der Einstellungen auf den benötigten Bereich ergibt sich jetzt folgendes Aussehen. Wenn gewünscht, kann mit der WENN-Funktion nun noch eine von der Auftragswahrscheinlichkeit abhängige Aktion eingetragen werden.
Viel Spaß beim Ausprobieren. Weitere Tipps zum Arbeiten mit Formeln und Funktionen in Excel erhalten Sie in unseren Excel-Seminaren. Wir freuen uns auf Sie.
