Mit Hilfe der bedingten Formatierung lassen sich in Excel Bedingungen definieren, nach denen Zellen hervorgehoben werden sollen. Die Zellen, die die Bedingung erfüllen, werden dann mit einer individuellen Formatierung dargestellt. So können beispielsweise Zellen, die einen festgelegten Sollwert über- oder unterschreiten, farblich hinterlegt und so schnell gefunden werden. Mit einem einfachen Trick lässt sich die bedingte Formatierung auch ein- bzw. ausschalten. 

So funktioniert es: 

In unserem Beispiel sollen alle Zellen der Spalte „B“, die mindestens so groß sind wie der vorgegebene Sollwert farblich hinterlegt werden.  

Um dies zu erreichen, wird die Spalte „B“ komplett markiert, indem auf das B im Spaltenkopf geklickt wird. Dann wird mit der bedingten Formatierung eine Regel mit dem Vergleichsoperator „größer oder gleich“ erstellt, der die jeweiligen Werte mit dem Sollwert in der Zelle E2 vergleicht. 

Jetzt werden im Arbeitsblatt immer alle Zellen der Spalte „B“ farblich hinterlegt, die die vorgegebene Bedingung erfüllen.  

Nun soll die Möglichkeit geschaffen werden, diese Formatierung ein- bzw. auszuschalten. In einer weiteren Zelle wird dazu abgefragt, ob die Formatierung erfolgen soll oder nicht. Es ist jetzt also notwendig, dass zwei Bedingungen erfüllt sind, damit eine Zelle hervorgehoben wird. Sie muss mindestens so groß wie der Sollwert sein und die Abfrage für die Formatierung muss auf „ja“ stehen. 

Hierfür wird in der bedingten Formatierung jetzt die Funktion UND verwendet, die überprüft, ob beide Bedingungen erfüllt sind. Die Funktion UND liefert nur dann den Wert „WAHR“, wenn alle eingegebenen Bedingungen erfüllt sind. Die Funktion für unser Beispiel lautet dann: 

=UND($B2>=$E$2;$E$4=“ja“) 

Die erste Abfrage in der Funktion überprüft weiterhin, ob der Wert in Spalte B größer oder gleich dem Sollwert in Zelle E2 ist. Die zweite Abfrage prüft, ob in der Zelle E4 das Wort „ja“ steht. Um dies in der bedingten Formatierung einzugeben, wird der Regeltyp „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“ benötigt. 

Nachdem wieder die komplette Spalte „B“ markiert wurde, wird dieser Regeltyp in der bedingten Formatierung ausgewählt und die oben erstellte Funktion eingetragen. Wenn jetzt die Hervorhebung der Zellen nicht gewünscht ist, muss nur in der Zelle E4 ein anderer Wert als „ja“ stehen und die Formatierung findet nicht statt. 

Diesen Beitrag können Sie auch als Video auf unseren YouTube Kanal abrufen.

Weitere Tipps zu Datums-, Zeit-, Statistik-, Matrix-, Finanzmathematik- und Datenbank-Funktionen in Excel erhalten Sie in unserem Online-Seminar: Excel – Formeln und Funktionen  Wir freuen uns auf Sie!