Mit der Filterfunktion in Excel können Datensätze nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden, so dass nur noch die Datensätze erscheinen, die den gewünschten Bedingungen entsprechen. Mit Datenschnitten kann das Filtern noch etwas komfortabler gemacht werden. Datenschnitte sind im Grunde auch Filter, die etwas anschaulicher dargestellt werden und nach Einrichtung einfacher in der Bedienung sind. Sie können in Tabellen und Pivot-Tabellen eingesetzt werden, in einfachen Bereichen ist dies nicht möglich.
So funktioniert es:
Um das Filtern mit Datenschnitten zu ermöglichen, wird der Bereich, der die Datensätze enthält, zuerst in eine Tabelle umgewandelt. Dies kann mit der Tastenkombination STRG + t oder über die Schaltfläche „Als Tabelle formatieren“ im Register „Start“ erreicht werden.
Nach Bestätigung mit „OK“ wird der Bereich in eine Tabelle umgewandelt. Es erscheint das zusätzliche Register „Tabellenentwurf“.
Hier können mit der Schaltfläche „Datenschnitt einfügen“ die gewünschten Datenschnitte ausgewählt werden. In unserem Beispiel werden Datenschnitte für „Region“ und „Vertreter“ eingefügt.
Nachdem die getroffene Auswahl bestätigt wird, erscheinen die gewünschten Datenschnitte.
Die Datenschnitte sollen jetzt über der Liste angeordnet und etwas anders formatiert werden. Dazu werden einige Leerzeilen eingefügt. Die Datenschnitte werden dann mit gehaltener linker Maustaste an die gewünschte Stelle geschoben. Wenn dabei zusätzlich die ALT-Taste gehalten wird, lassen sich die Datenschnitte an dem Tabellenraster platzieren. Durch Ziehen an den Ziehpunkten lässt sich die Größe des Datenschnitts verändern. Auch hierbei sorgt eine gehaltene ALT-Taste dafür, dass sich die Größe jeweils an das Tabellenraster anpasst.
Der Datenschnitt für „Vertreter“ soll in zwei Spalten dargestellt werden. Dazu wird im Register „Datenschnitt“ im Feld „Spalten“ die gewünschte Spaltenanzahl eingetragen.
Schließlich können die Datenschnitte mit den „Datenschnitt-Formatvorlagen“ noch wie gewünscht eingefärbt werden.
Zum Filtern der Tabelle wird dann im jeweiligen Datenschnitt das gewünschte Element angeklickt. Mehrere Elemente können mit gehaltener STRG-Taste ausgewählt werden.
Die in der Liste sichtbaren Elemente sind im Datenschnitt farbig bzw. kräftig hinterlegt. Die in der Liste ausgeblendeten Objekte haben keine bzw. eine schwächere Hinterlegung.
Im Datenschnitt „Vertreter“ sind jetzt auch die Vertreter zu sehen, die in der Region „Nord“ keinen Umsatz gemacht haben. Sollen nur Elemente angezeigt werden, für die es in der aktuellen Auswahl auch Datensätze gibt, so muss noch eine Einstellung für den Datenschnitt „Vertreter“ geändert werden. Dazu klickt man im Register „Datenschnitt“ auf die Schaltfläche „Datenschnitteinstellungen“. Hier wird die Auswahl „Elemente ohne Daten ausblenden“ aktiviert. Jetzt werden nur noch die Vertreter angezeigt, die in der jeweiligen Region einen Umsatz gemacht haben.
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