Excel: Sortieren von Tabellen

Wenn Sie mit umfangreichen Tabellen in Excel arbeiten, so kann es notwendig sein, die Tabellen nach verschiedenen Gesichtspunkten zu sortieren. Für eine Fragestellung kann es interessant sein, welche Produkte von bestimmten Lieferanten geliefert werden, für eine andere, von welchen Produkten der meiste Bestand vorhanden ist. Tabellen lassen sich in Excel nach verschiedenen Kriterien sortieren. Dabei ist auch eine Kombination von Kriterien möglich.

Um Tabellen zu sortieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Soll eine Tabelle nur nach einem Kriterium sortiert werden, so klicken Sie in die entsprechende Spalte ohne einen Bereich zu markieren. Klicken Sie dann im Register „Start“, in der Gruppe „Bearbeiten“ auf die Schaltfläche „Sortieren und Filtern“. In dem erscheinenden Fenster wählen Sie dann die gewünschte Sortierreihenfolge aus.

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Excel erkennt automatisch, ob es sich bei den Daten der Spalte um Text oder Zahlen handelt und bietet entsprechend die Möglichkeiten „von A bis Z“ bzw. „von Z bis A“ oder „aufsteigend“ bzw. „absteigend nach Größe“ sortieren an.

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Klicken Sie auf die gewünschte Sortierung. Die gesamte Tabelle wird nun nach dem gewählten Kriterium sortiert (hier im Beispiel nach Lieferantenname).

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Für das korrekte Sortieren ist es wichtig, dass Sie vor dem Sortieren keine Bereiche der Tabelle markieren. Wenn Bereiche der Tabelle markiert werden, sortiert Excel nur den markierten Bereich der Tabelle, d.h. die bestehenden Zusammenhänge der einzelnen Zeilen werden zerstört. Ist ein Bereich einer Spalte markiert und der Befehl „Sortieren“ wird aufgerufen, so erscheint eine Warnmeldung von Excel.

Screenshot 5 - Sortieren von Tabellen
Wenn Sie die vorgeschlagene Auswahl „Markierung erweitern“ wählen, wird die gesamte Tabelle in die Sortierung eingezogen. Bei der anderen Auswahl wird tatsächlich nur der markierte Bereich sortiert. Markieren Sie aber einen Bereich der Tabelle, der sich über mehrere Spalten erstreckt, so sortiert Excel ohne Rückfrage nur diesen Bereich.

Für das Sortieren nach mehreren Kriterien wählen Sie in der Liste der Schaltfläche „Sortieren und Filtern“ die Auswahlmöglichkeit „Benutzerdefiniertes Sortieren“. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen können. Im Regelfall erkennt Excel, ob die zu sortierende Tabelle Überschriften hat. Der Haken bei „Daten haben Überschriften“ ist dann gesetzt. Diese Einstellung bewirkt, dass die Einträge in der Überschrift nicht mit sortiert werden. Sollte der Haken nicht gesetzt sein und Ihre Liste enthält Überschriften, so setzen Sie vor dem Sortieren den Haken.

Screenshot 6 - Sortieren von Tabellen
Wählen Sie im Bereich „Spalte“ die Spalte aus, nach der zuerst sortiert werden soll, und im Bereich „Reihenfolge“ die gewünschte Sortierreihenfolge. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Ebene hinzufügen“ und verfahren Sie wie eben beschrieben. Fahren Sie auf diese Art fort, bis alle gewünschten Sortierkriterien eingegeben sind.

Screenshot 7 - Sortieren von Tabellen
Die Tabelle wird dann nach allen eingegebenen Kriterien sortiert.

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Möchten Sie die Reihenfolge der Kriterien ändern, so können Sie dies mit den Pfeilsymbolen im oberen Bereich des Fensters tun.

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Beitragsbild: (c) Panthermedia.net / asianimage

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