Das wöchentliche Treffen der Projektgruppe, die monatliche Telefonkonferenz, Geburtstage von Geschäftspartnern und Kollegen – viele Termine fallen regelmäßig an. Sie einzeln in den Kalender einzutragen, wäre umständlich und zeitraubend. Für alle Termine, die ein regelmäßiges Wiederholungsmuster haben, empfiehlt sich die Serienterminfunktion in Outlook.
So funktioniert sie:
Legen Sie wie gewohnt in Ihrem Kalender einen Termin an. Klicken Sie anschließend im Register Termin, in der Gruppe Optionen auf die Schaltfläche Serientyp.
Im folgenden Fenster Terminserie stellen Sie das Serienmuster ein:
Legen Sie kein Enddatum fest, wird der Termin beim Scrollen im Kalender unendlich weit projiziert.
Für Serientermine, die zum Beispiel an das Monatsende gebunden sind (Monatsabschluss-Meeting), können Sie die Einstellung „am letzten Arbeitstag“ nutzen. Die Einträge für Tag, Arbeitstag und Wochenendtag liegen vor Montag-Sonntag: Scrollen Sie im Auswahlfeld einfach weiter nach oben.
Nachdem Sie das Terminserie-Fenster geschlossen haben, werden die Bereiche Beginn und Ende aus dem Termin entfernt. Wollen Sie später Anfangs- und Enddatum, Anfangs- und Endzeit ändern, gelangen Sie über die Schaltfläche Serientyp in die Konfiguration der Terminserie hinein. Dort werden diese Einträge verwaltet. Fällt ein einzelner Termin einer Terminserie aus oder muss verschoben werden, lässt sich diese Änderung ebenfalls abbilden. Einen Termin löschen Sie, indem Sie ihn anklicken und anschließend die Entf-Taste drücken. Bestätigen Sie die Frage „Dieses Serienelement löschen“ mit OK. Die Option Alle Serienelemente löschen tilgt die gesamte Terminserie. Möchten Sie einen Termin ändern, fassen sie ihn an und schieben Sie ihn auf das neue Datum oder die neue Uhrzeit. Bestätigen Sie den Hinweis, dass Sie den aktuellen Termin ändern möchten.
Eine Terminserie können Sie zu einer Besprechungsserie erweitern, indem Sie Teilnehmer über eine Besprechungsanfrage einladen. Allen Teilnehmern, die zusagen, wird die komplette Besprechungsserie in den Standard-Kalender übertragen.
Weitere Tipps zum Arbeiten mit Outlook erhalten Sie in unserem Seminar Outlook – Grundlagen. Wir freuen uns auf Sie!