Das neue Outlook bietet zahlreiche Funktionen, die die tägliche Arbeit erleichtern – eine davon ist das einfache Einfügen von Dokumenten aus OneDrive als Link. Statt große Dateianhänge zu versenden, können Sie anderen Personen direkt Zugriff auf die aktuelle Version einer Datei gewähren. So vermeiden Sie doppelte Dateiversionen, sparen Speicherplatz und fördern die Zusammenarbeit. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Funktion optimal nutzen können.

So funktioniert es:

Öffnen Sie eine neue E-Mail. Nun können Sie sich durch Eingabe des Backslashs (/) die zuletzt von Ihnen bearbeiteten Dateien anzeigen lassen. Voraussetzung ist, dass Sie diese in OneDrive abgespeichert haben.

Sollte das gesuchte Dokument nicht dabei sein, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Suche durch Eingabe einzelner Buchstaben oder ganzer Wörter einzugrenzen.

Wenn Sie das passende Dokument aus OneDrive gefunden und den Link in die E-Mail eingefügt haben, können Sie nun mit einem Rechtsklick auf den Link festlegen, mit wem Sie den Link teilen möchten.

Outlook zeigt Ihnen mehrere Möglichkeiten an.

Bei „Mehr Einstellungen“ haben Sie außerdem die Möglichkeit, festzulegen, was mit dem Dokument gemacht werden darf. Darf die adressierte Person Änderungen vornehmen, Änderungen vorschlagen oder nur das Dokument einsehen? Hier haben Sie die Wahl.

Anhand des Rechtsklick auf den Link ist es zudem möglich, den Linknamen und den Link selbst zu bearbeiten.

Zu guter Letzt können Sie hier auch den Link in einen klassischen Anhang umwandeln und an Ihre E-Mail anhängen.

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