Outlook: Arbeiten mit E-Mail-Vorlagen

Outlook - E-Mail-Vorlagen erstellen
Outlook – E-Mail-Vorlagen erstellen. Foto: Ivan / Adobe Stock

Damit die Erstellung professioneller E-Mails nicht zum Zeitfresser wird, kommt es auf moderne und umfangreiche Vorlagen an. Diese lassen sich jederzeit bei Bedarf aufrufen und im Detail verfeinern. So muss der Text nicht ständig neu geschrieben werden, wenn der Inhalt eigentlich gleich bleiben soll. Doch wie genau lässt sich eine E-Mail Vorlage mit Outlook erstellen? Wir zeigen, wie es geht.

Das richtige Vorgehen für die neue Vorlage

Die Erstellung einer E-Mail Vorlage nimmt mit Outlook nur wenige Minuten in Anspruch. Wichtig ist dabei vor allem die richtige Reihenfolge. Mit den folgenden Schritten lässt sich die Vorlage erstellen:

Für den Text lässt sich einfach eine neue E-Mail im Outlook Programm anfertigen. Ein Klick auf die Registerkarte „Start“ sowie auf „Neue E-Mail“ öffnet ein leeres Dokument. Die Kombination der Tasten STRG + Umschalt + M sorgt ebenfalls für die Öffnung eines leeren Dokuments. Damit die E-Mail als Vorlage verwendet werden kann, sollte sie möglichst zeitlos und neutral verfasst werden. Auch der jeweilige Empfänger, Betreff und Text der E-Mail sollten zu den jeweiligen Anforderungen passen. Bei Bedarf lässt sich die Vorlage auch später noch anpassen.

Über die Registerkarte „Datei“ und „Speichern unter“ lässt sich im Bereich „Dateityp“ eine spezielle Option für Vorlagen auswählen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Outlook-Vorlage“ lässt sich daraufhin ein frei wählbarer Dateiname festlegen, um die Vorlage zu speichern. Häufig werden E-Mail Vorlagen in einem nicht ganz leicht zugänglichen Systemordner hinterlegt. Für die neu erstellte Vorlage ist es daher deutlich sinnvoller, einen einfacher zugänglichen Ort zu wählen. Vor allem in öffentlichen Netzwerken kann dies von Vorteil sein, damit mehrere Nutzer die Vorlage verwenden können. Anwendungen für die vorgefertigten Outlook E-Mail Vorlagen gibt es dabei viele.

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E-Mail Vorlagen wieder in Outlook öffnen

Um die E-Mail-Vorlage erstellen und schnell verwenden zu können, lassen sich die Einträge unter „Suchen in“ und „Vorlagen im Dateisystem“ wieder abrufen. Anschließend öffnet sich der hinterlegte Speicherort für die jeweiligen Vorlagen. Über „Durchsuchen“ lässt sich die eigene Vorlage finden.  Da die Empfänger bereits vorab mitgespeichert wurden, was auch für CC und BCC gilt, lassen sich die praktischen Abweichungen problemlos anpassen. Sobald die Vorlage dabei erneut gespeichert wird, kann die vorherige Version überschrieben werden. Nachdem alle wichtigen Details im Betreff, Text und natürlich in der Empfängerleiste angepasst wurden, ist die E-Mail bereit für ihren Versand.

Wofür lassen sich Outlook E-Mail Vorlagen nutzen?

Häufig bietet sich die Verwendung einer Vorlage an, wenn es um kleinere und wiederkehrende Botschaften geht. Dies kann zum Beispiel eine Krankmeldung oder Abwesenheitsnotiz sein. Auch Unterlagen wie Bestellformulare oder Einladungen für Meetings und Besprechungen sind vom grundlegenden Aufbau in der Regel identisch. Kleinere Details lassen sich auch später noch anpassen. Bei Bedarf lässt sich der Anwendungszweck direkt im Namen beim Speichern der Datei vermerken.

Im nächsten Beitrag finden Sie konkrete Anleitungen zum Erstellen einer Outlook E-Mail-Vorlage!

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