„Wann haben Sie Zeit?” Für viele von uns ist das eine schwierige Frage. Oft müssen Terminkalender abgeglichen werden, um gemeinsame Zeit zu finden. Wenn Sie beruflich Ihren Terminkalender in Outlook führen, dann erteilen Sie zu diesem Zweck vielleicht Ordnerberechtigungen. Es können aber Situationen entstehen, in denen man keine Zugangsberechtigungen vergeben kann oder will. In solchen Fällen bietet sich die Möglichkeit an, eine Momentaufnahme Ihres Terminkalenders per E-Mail zu versenden. Wir zeigen Ihnen, wie das geht.
Eine Kollegin arbeitet zum Beispiel im (noch nicht so gut ausgestatteten) Home Office und kann von dort aus Ihren Terminkalender nicht einsehen. Sie können dann in Outlook automatisch folgende E-Mail erzeugen lassen:
Diese Mail enthält im Anhang eine iCalendar-Datei mit dem Terminkalender. Die Empfängerin kann diese Datei in den gängigen Kalenderprogrammen (u. a. Outlook, Google Kalender) öffnen. Im Inhaltsbereich des E-Mail-Formulars wird der Terminkalender außerdem tabellarisch dargestellt: oben Monatskalender, darunter die Verfügbarkeit und Termine pro Tag. Klicken wir beispielsweise (STRG + klicken) auf den „2“ für den 2. Januar, dann sehen wir Folgendes:
Jetzt kommen wir aber dazu, wie man eine solche E-Mail erzeugt.
Kalender und Datumsbereich auswählen
Im Outlook-Kalenderbereich gibt es im Register „Start“, in der Gruppe „Freigeben“, die Schaltfläche „Kalender per E-Mail senden“.
Wenn Sie diese anklicken, öffnet sich die Maske „Kalender über E-Mail senden“. Wählen Sie ggf. den richtigen Kalender aus und bestimmen Sie, welcher Datumsbereich des Kalenders verschickt werden soll. Das Aufklappmenü bietet dazu einige Optionen an, aber unter „Datum angeben …“ können Sie einen beliebigen Zeitabschnitt definieren.
Wie viele Details dürfen es sein?
Vielleicht möchten Sie nicht, dass die Empfängerin nur wegen einer Terminvereinbarung alle Inhalte Ihres Kalenders lesen kann. Das muss auch nicht sein. Outlook bietet unter „Detail” die Option „Nur Verfügbarkeit” an.
Wenn Sie diese Option auswählen, wird nur angezeigt, wann Sie „gebucht“ sind, aber nicht was Sie machen.
Wählen Sie die Option „Eingeschränkte Details“ aus, dann werden die Betreffe der Termine angezeigt. Wenn Sie die Option „Alle Details“ auswählen, finden Sie im Inhaltsbereich des E-Mail-Formulars unten eine zusätzliche Tabelle namens „Details“. In unserem Beispiel sieht die so aus:
Zusätzlich können Sie unter „Erweitert“ (einblenden!) auch die Inhalte von als „privat“ eingestuften Terminen sichtbar machen, sowie Anlagen mitschicken lassen. Wenn Sie dies wünschen, aktivieren Sie dann die entsprechenden Kontrollkästchen.
Die Arbeitszeiten
Vielleicht ist Ihnen aufgefallen, dass es bei „nur Verfügbarkeit“ scheinbar zwei Neujahrsfeiern gibt: einmal „Gebucht“ von 13:00 bis 16:00 Uhr und einmal von 16:00 bis 18:00 Uhr. Das hat mit den festgelegten Arbeitszeiten zu tun. Die Termine und Verfügbarkeit innerhalb und außerhalb der Arbeitszeiten werden getrennt angezeigt. Sie können die Tabellen übersichtlicher machen, indem Sie das Kontrollkästchen „Nur Zeit innerhalb meiner Arbeitszeit anzeigen“ aktivieren.
Aber woher weiß Outlook eigentlich, wann Sie arbeiten? Weiß es gar nicht! Es geht von den Einstellungen unter „Outlook-Optionen“ aus. Die erreichen Sie normalerweise über das Register „Datei“, aber hier in der Maske gibt es einen direkten Link dahin. Klicken Sie auf diesen Link („Arbeitszeit festlegen“) um Ihre Arbeitszeiten zu ändern und zu bestimmen, wie Ihr Planungskalender aufgebaut werden soll.
Liste der Ereignisse
Standardmäßig erstellt Outlook für diese E-Mail einen „Tagesplan“. Der ist für Terminvereinbarungen gedacht, somit wird – wie Sie gerade gesehen haben – alle verfügbare Zeit angezeigt. Unter „Erweitert“ kann man sich aber auch für eine „Liste der Ereignisse“ entscheiden.
Die ist praktischer, wenn Sie nur eine Übersicht Ihrer Termine brauchen.
Die Mail bearbeiten und senden
Sind Sie mit allen Eingaben zufrieden? Klicken Sie unten in der Maske auf „OK“. Das E-Mail-Formular wird automatisch erstellt. Die E-Mail können Sie weiter bearbeiten wie jede andere E-Mail auch. Der Inhalt besteht aus einfachen Texten in Tabellen und lässt sich manuell ändern. Die E-Mail-Adresse der Empfängerin müssen Sie noch eingeben.
Bitte denken Sie, ehe Sie auf den Schalter „Senden“ klicken, noch mal kurz über zwei Dinge nach. Erstens senden Sie eine Momentaufnahme Ihres Terminkalenders. Wenn Sie einen neuen Termin eintragen, erfährt die Empfängerin nichts davon! Zweitens sollten Sie, vor allem wenn Sie sich für “Alle Details” entschieden haben und/oder Ihren Terminkalender einem Dritten zusenden, noch mal überprüfen, ob Sie keine vertraulichen Informationen mitschicken … Viel Spaß beim Verabreden!
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