Viele Dokumente werden zwar in Word erstellt, aber als PDF versendet. Häufig bedeutet das: Dokument speichern, als PDF exportieren, E-Mail öffnen, Datei anhängen und schließlich versenden. Dieser Ablauf funktioniert, kostet aber bei regelmäßigem Versand unnötig Zeit und Speicherplatz.

Weniger bekannt ist, dass Word den Versand als PDF direkt unterstützt. Mit wenigen Klicks lässt sich ein Dokument in eine E-Mail einfügen und automatisch als PDF-Anhang versenden.

So funktioniert es:

Öffnen Sie das Word-Dokument, das Sie als PDF-Datei versenden wollen. Nun gehen Sie rechts oben auf den Pfeil, um die Symbolleiste für den Schnellzugriff anzupassen. Klicken Sie auf Weitere Befehle…

Klicken Sie bei Befehle auswählen auf die Option Alle Befehle.

Suchen Sie nun unter der Auswahl nach der Option Als PDF-Anlage senden. Markieren Sie diese und klicken Sie auf Hinzufügen.

Sobald Sie das Fenster geschlossen haben, befindet sich der Button für diese Option in Ihrem Schnellzugriff.

Sobald Sie nun auf dieses Icon, klicken, öffnet sich eine Mail im Outlook mit dem entsprechenden PDF. Diese Mail können Sie nun nach Belieben anpassen und versenden.

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