Ein schneller Prompt und die Exceltabelle ist optimiert, ein Klick und die perfekte E-Mail steht: Künstliche Intelligenz macht die Arbeit im Büro effizienter denn je. Kein Wunder also, dass viele Mitarbeitende KI-Tools nutzen – oft jedoch ohne offizielle Genehmigung der IT-Abteilung. Willkommen in der Welt der Schatten-KI. Doch welche Risiken birgt die unerlaubte Nutzung von KI mit Unternehmensdaten? Und wie kann man dem entgegenwirken?
Was ist Schatten-KI?
Schatten-KI entsteht, wenn Mitarbeitende künstliche Intelligenz nutzen, ohne dass dies offiziell von der IT freigegeben wurde. Sie ist eine Unterkategorie der sogenannten Schatten-IT – also aller IT-Tools und Anwendungen, die ohne Zustimmung des Unternehmens verwendet werden.
Wieso passiert das?
Oft fehlen genehmigte Alternativen oder die vorhandenen IT-Lösungen sind umständlich und nicht intuitiv genug. Mitarbeitende suchen dann selbst nach Tools, die ihre Arbeit erleichtern – sei es ein KI-gestützter Textgenerator, eine automatische Datenanalyse oder eine smarte Chat-Funktion. Doch so praktisch diese Tools sind, sie bergen Risiken.
Welche Risiken birgt Schatten-KI?
Datenschutz und Sicherheit
KI-Tools verarbeiten riesige Datenmengen – aber was passiert mit diesen Daten? Werden sie in externe Cloud-Dienste hochgeladen? Werden sie zu Trainingszwecken gespeichert? Wenn personenbezogene oder vertrauliche Daten unkontrolliert in KI-Systeme gelangen, kann das schwerwiegende Folgen haben, etwa Verstöße gegen die DSGVO oder Industriespionage.
Fehlerhafte Ergebnisse
KI ist leistungsstark, aber nicht unfehlbar. Werden Ergebnisse unkritisch übernommen, können sich Fehler unbemerkt in Geschäftsprozesse einschleichen. Ein falsch generierter Finanzbericht oder eine fehlerhafte Kundenkommunikation können gravierende Folgen haben.
Reputationsschäden
Vertrauliche Unternehmensdaten in einer KI? Werden diese versehentlich veröffentlicht oder ungewollt von Dritten genutzt, kann dies den Ruf eines Unternehmens nachhaltig schädigen.
Warum nutzen Mitarbeitende Schatten-KI trotzdem?
Zeitdruck: Wenn die Aufgabenberge wachsen, ist jede Hilfe willkommen – auch wenn sie offiziell nicht erlaubt ist.
Mangel an Alternativen: Wenn es keine freigegebenen KI-Lösungen gibt, greifen Mitarbeitende eben zu dem, was verfügbar ist.
Unwissenheit: Vielen ist gar nicht bewusst, dass sie mit ihrem Verhalten Risiken für das Unternehmen eingehen.
Was können Unternehmen tun?
Sollte man also den Einsatz von KI grundsätzlich verbieten? Das ist kaum möglich. Stattdessen können Unternehmen proaktiv handeln:
Klare Regeln aufstellen
Es braucht transparente Richtlinien zum Einsatz von KI im Unternehmen. Welche Tools sind erlaubt? Wo liegen die Grenzen? Welche Daten dürfen verarbeitet werden?
Kontrollierten Rahmen schaffen
Statt Schatten-KI zu bekämpfen, sollten Unternehmen eigene, sichere KI-Lösungen anbieten. So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter KI verantwortungsvoll nutzen.
Schulungen anbieten
KI ist gekommen, um zu bleiben. Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden fit machen – nicht nur für die Technik, sondern auch für Datenschutz und Compliance.
KI ja – aber mit Kontrolle!
Schatten-KI zeigt, dass Mitarbeitende künstliche Intelligenz als wertvolles Werkzeug sehen. Anstatt diese Entwicklung zu ignorieren, können Unternehmen die Kontrolle behalten, indem sie klare Regeln aufstellen, sichere Alternativen anbieten und ihre Teams im Umgang mit KI schulen. So wird aus einer potenziellen Gefahr eine echte Chance.
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