Kennen Sie die Folgen von unterschiedlichen Schreibweisen oder Tippfehlern in einer Excel-Datei? Sie können zu Problemen bei der Datenanalyse führen. Wer beispielsweise nach dem Kriterium „München“ filtert, wird „Müchen“ nicht finden. Mit der Datenüberprüfung anhand von (Dropdown-)Auswahllisten lassen sich diese Fehler vermeiden, da unzulässige Eingaben verhindert werden. Auch bereits vorhandene Daten können Sie mithilfe einer Auswahlliste überprüfen.
So funktioniert es:
Zur Veranschaulichung zeigen wir ein Arbeitsblatt mit den Namen von unterschiedlichen Kunden, die verschiedenen Unternehmensstandorten zugeordnet werden sollen. Die Standorte sind in der Spalte „Auswahl“ notiert.
Datenüberprüfung einschalten
Markieren Sie zuerst die Zellen, die überprüft werden sollen. Wählen Sie dann im Register Daten, in der Gruppe Datentools die Option Datenüberprüfung aus.
Wählen Sie auf der Registerkarte Einstellungen unter Zulassen die Option Liste aus. Unter Quelle können Sie entweder die Auswahlliste eingeben, oder Bezug nehmen auf die bereits im Arbeitsblatt vorhandene Auswahlliste. Schließen Sie das Dialogfeld über die Schaltfläche OK.
Testen Sie Ihre neue Dropdown-Liste:
Fehler finden durch Anwendung der Auswahlliste
Hat jemand auf Ihrem Team schon mit der Dateneingabe angefangen? Auch das ist kein Problem. Schalten Sie die Datenüberprüfung einfach nachträglich ein. Schauen Sie sich dann den Knopf Datenüberprüfung im Register Daten noch mal an. Hier befindet sich die Option Ungültige Daten einkreisen.
Wählen Sie diese Option aus. Jetzt werden alle auf dem Arbeitsblatt eingeschalteten Datenüberprüfungen durchgeführt. Fehler werden rot eingekreist und können vor der Datenanalyse entfernt werden.
Unter demselben Pfeilchen gibt es auch die Option Gültigkeitskreise löschen.
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