Excel: Große Datenmengen schlau verwalten

Excel: große Datenmengen bearbeiten
Definierte Tabellen in Excel. Beitragsbild: panthermedia.net/kvkirillov

In Excel gibt es seit der Version 2007 die merkwürdigen Befehle „Als Tabelle formatieren“ und „Tabelle einfügen“. Wahrscheinlich ignorieren Sie sie, denn ihre Wirkung ist auf den ersten Blick unklar. Weshalb sollte man in einem Tabellenkalkulationsprogramm noch mal eine Tabelle einfügen oder definieren? Sollte man aber! Es ist ein Geheimtipp für alle Excel-Nutzer, die große, veränderliche Datenmengen verwalten. In diesem Beitrag wird gezeigt, wie man die Tabelle definiert und nutzt.

Die Befehle „Als Tabelle formatieren“ und „Tabelle einfügen“ bewirken das Gleiche. Es wird eine dynamische Tabelle definiert, die einen eigenen Namen hat und sich im Arbeitsblatt wie ein Objekt verhält. Die Tabelle besitzt eine gewisse Intelligenz, die Sie von Sorgen um fehlerhafte Zellbezüge befreit und Ihnen generell die Arbeit erleichtert. Eine definierte Tabelle ist auch sehr geeignet als Datenquelle für Pivot-Tabellen.

Tabelle definieren

Eine Tabelle kann entweder für leere Zellen oder für bereits existierende Daten definiert werden. Stellen Sie sich als Beispiel vor, Sie möchten die Verkaufszahlen Ihres Produkts in eine Tabelle umwandeln. Es gibt mehrere Wege, um das zu erreichen. Markieren Sie eine oder mehrere Zellen im Datenbereich und:

  • wählen Sie im Register „Start“ unter „Als Tabelle formatieren” eine Formatvorlage aus, oder
  • drücken Sie STRG + T, oder
  • klicken Sie auf die Schaltfläche „Tabelle“ im Register „Einfügen“.

Excel Tabelle einfügen

Excel schlägt Ihnen einen Zellbereich für die Tabelle vor und fragt, ob die Tabelle Überschriften hat. In unserem Fall stimmt alles, somit bestätigen wir mit „OK“.

Registerkarte, Name und Layout

Solange mindestens eine Zelle in der Tabelle markiert ist, ist rechts im Menüband eine Registerkarte namens „Tabellentools – Entwurf“ sichtbar.

Excel - als Tabelle einfügen

Im Feld unter „Tabellenname“ ändern wir den bedeutungslosen Namen „Tabelle 1“ in „Verkaufszahlen“. Das Layout der definierten Tabelle können Sie jederzeit anpassen, indem Sie unter “Tabellenformatvorlagen” eine Vorlage auswählen oder eine neue Vorlage erstellen. Unter „Tabellengröße ändern“ können Sie den Tabellenbereich überprüfen und anpassen.

Markieren, filtern und scrollen

Mit STRG + A markieren Sie die gesamte Tabelle, außer den Spaltenüberschriften. Drücken Sie ein zweites Mal STRG + A, dann werden auch die Überschriften markiert.
Beim Definieren einer Tabelle wird das AutoFilter automatisch eingeschaltet. Beim Scrollen werden Sie bemerken, dass die Spaltenüberschriften sichtbar bleiben. Das Einfrieren der obersten Zeile ist also nicht mehr nötig.

Excel: Tabelle einfügen

Die Tabelle erweitern

Mit einer definierten Tabelle kann man etwa so umgehen wie mit einer Grafik oder einem Diagramm. Sie können sie unter anderem vergrößern mithilfe des kleinen blauen Dreiecks rechts unten.

Excel: Tabelle einfügen

Alternativ bietet sich die Funktion AutoAusfüllen an. In genau drei Schritten erweitern wir unsere Tabelle um eine Spalte mit Jahressummen:

    1. Schreiben Sie in Zelle F2: =SUMME(
    2. Markieren Sie die Zellen B2 bis E2
    3. Bestätigen Sie mit der Eingabetaste.

Excel: als Tabelle formatieren

 

Und voilà, die Spalte wird hinzugefügt, inklusive Layout und Formeln.

Strukturierte Verweise verstehen

Vielleicht ist Ihnen aufgefallen, dass es in der Formel keine Zellbezüge gibt, sondern nur den Tabellennamen und Spaltennamen:

Verkaufszahlen[@[Quartal 1]:[Quartal 4]].

Solche strukturierte Verweise sind typisch für Formeln, die sich auf eine definierte Tabelle beziehen. Operationen werden immer pro Spalte durchgeführt; alle Zeilen werden gleich behandelt. Excel kümmert sich hinter den Kulissen um die Zellbezüge.

Datenquelle für Pivot-Tabelle

Es empfiehlt sich, die Daten für eine Pivot-Tabelle als Tabelle zu definieren. Als Datenquelle gilt dann der Tabellenname statt eines Zellbereichs. Beim Aktualisieren der Pivot-Tabelle werden neue Zeilen und Spalten einbezogen!

Excel: Als Tabelle formatieren

Tabellendefinition entfernen

Sie benötigen die Funktionalität der definierten Tabelle nicht mehr? Markieren Sie dann eine oder mehrere Zellen der Tabelle und wählen Sie, entweder im Register „Tabellentools – Entwurf“ oder per Rechtsklick im Tabellenkontextmenü, die Option „In Bereich konvertieren“ aus. Bestätigen Sie mit „Ja“.

Weitere Tipps zum Arbeiten mit Excel erhalten Sie in unseren Excel-Seminaren. Wir freuen uns auf Sie!

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