Excel: Makros aufzeichnen

Filmaufnahmen machen in Excel? Das ist tatsächlich möglich. Mit dem Excel-Makro-Rekorder können Sie Befehle aufzeichnen und automatisch ausführen lassen. Diese Funktion ist eigentlich für VBA-Programmierer gedacht, aber man kann damit auch einfach Zeit sparen und sich die Arbeit erleichtern. Wir zeigen Ihnen, wie das geht.

Welche Vorgänge kann man mit Makros automatisieren? Ein Beispiel

Vorgänge mit Makros automatisieren lohnt sich immer dann, wenn man eine Serie von Befehlen oft wiederholen muss. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass Sie wöchentlich Daten in Excel importieren, die dann so aussehen:

Um dieses Tabellenblatt lesen zu können, müssen Sie jedes Mal das Layout und die Formatierung ändern. In so einem Fall zeichnen Sie diese Vorgänge besser in einem Makro auf, um sie danach per Knopfdruck ausführen zu können.

Das Makro mit dem Makro-Rekorder erstellen

Vorab Folgendes: Während der Makro-Aufzeichnung führen Sie die Einstellungen tatsächlich durch. Nachher brauchen Sie aber, zum Testen des Makros, die ursprüngliche Version des Tabellenblatts. Machen Sie also am besten eine Kopie davon. Alternativ können Sie nach der Makro-Aufzeichnung alle Änderungen rückgängig machen.
Zum Starten der Makro-Aufnahme klicken Sie entweder in der Registerkarte „Ansicht“ auf den Aufklapppfeil unter „Makros“ und wählen Sie „Makro aufzchn.“ (Makro aufzeichnen) aus, oder klicken Sie auf den winzigen Makro-Schalter in der Statusleiste.

Es öffnet sich die entsprechende Maske:

Achten Sie beim Ausfüllen dieser Maske darauf, dass:

• der Makroname keine Leerzeichen enthalten darf;
• wir keine Tastenkombination brauchen, da wir eine Schaltfläche bauen werden;
• das Makro in Ihrer persönlichen Makroarbeitsmappe gespeichert werden soll, damit Sie es für alle Arbeitsmappen benutzen können;
• eine Beschreibung des Makros ― zum Beispiel wer es erstellt hat und was es macht ― nützlich sein kann.

Klicken Sie auf OK. Wenn die Eingaben stimmen, startet die Aufzeichnung. Der Makro-Schalter ändert seine Form:

und Sie können loslegen. Nehmen Sie die nötigen Einstellungen vor, damit das Tabellenblatt etwa so aussieht:

Beenden Sie dann die Aufzeichnung, indem Sie auf den Makro-Schalter in der Statusleiste klicken.

Dem Menüband eine Makro-Schaltfläche hinzufügen

Wir könnten jetzt das neue Makro gleich anzeigen und ausführen lassen über „Makros“ in der Registerkarte „Ansicht“. Da wir aber dabei sind, uns die Arbeit zu erleichtern, geben wir dem Makro einen besseren Platz. Wir fügen dem Menüband eine Schaltfläche hinzu. Machen Sie dazu einen Rechtsklick über das Menüband und wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option „Menüband anpassen“ aus. Die Konfigurationsmaske für Excel-Optionen erscheint.

Wählen Sie in der linken Seite dieser Maske unter „Befehle auswählen“ die Option „Makros“ aus, damit das Makro in der Liste darunter erscheint.

Fügen Sie dann in der rechten Seite der Maske eine neue Registerkarte und eine neue Gruppe ein. Fügen Sie das Makro dieser Gruppe hinzu.

Über „Umbenennen“ geben Sie dem Makro einen Anzeigenamen und wählen Sie ein geeignetes Symbol.

Das Makro ausführen und speichern

Wechseln Sie jetzt zur ursprünglichen Version der Daten. Machen Sie davon wiederum eine Sicherheitskopie, denn die von einem Makro durchgeführten Änderungen können nicht rückgängig gemacht werden!
Betätigen Sie dann die neue Schaltfläche.

Das Makro bringt das Tabellenblatt in einem Sekundenbruchteil in die gewünschte Form!

Sorgen Sie zum Schluss dafür, dass Sie das Makro nicht gleich wieder verlieren. Es ist eigentlich ein VBA-Programm, das sich in Ihrer persönlichen Makroarbeitsmappe (PERSONAL.XLSB) befindet. Diese Mappe ist standardmäßig ausgeblendet, aber Excel wird beim Schließen des Programms die Möglichkeit anbieten, sie zu speichern. Tun Sie das.