Microsoft Planner ist ein vielseitiges Tool für das Aufgaben- und Projektmanagement in der Microsoft 365-Umgebung. Mit seiner klar strukturierten, visuellen Oberfläche eignet es sich besonders gut, um Aufgaben im Team zu planen, zu organisieren und deren Fortschritt zu verfolgen. Der Planner kann sowohl direkt in Microsoft Teams integriert als auch eigenständig genutzt werden und ist eng mit anderen Office-Anwendungen verknüpft, was eine reibungslose Zusammenarbeit unterstützt.

Funktionen von Microsoft Planner:

Task Management

• Erstellen und Zuweisen von Aufgaben (Tasks).
• Aufgaben können nach Fälligkeitsdatum, Priorität und Verantwortlichkeit geordnet werden.
• Aufgaben können untereinander in Buckets (Ordnern) und Boards organisiert werden, was eine visuelle Darstellung des Fortschritts ermöglicht.

Checklisten und Fälligkeitstermine

• Innerhalb jeder Aufgabe können Sie Checklisten erstellen.
• Fälligkeitstermine und Erinnerungen helfen, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass Aufgaben termingerecht erledigt werden.

Kommentare und Zusammenarbeit

• Kommentare können direkt zu Aufgaben hinzugefügt werden, sodass Teammitglieder auf dem Laufenden bleiben und direkt Feedback geben können.
• Benutzer können Dateien anhängen und Links teilen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Benutzerdefinierte Labels und Filter

• Sie können Aufgaben mit farbigen Labels markieren, die den Status oder die Art der Aufgabe kennzeichnen.
• Benutzer können Aufgaben nach verschiedenen Kriterien filtern, z.B. nach Verantwortlichem, Fälligkeitsdatum oder Status.

Visualisierung und Berichterstattung

• Planner bietet eine Kanban-ähnliche Oberfläche, auf der Sie Aufgaben per Drag-and-Drop verschieben können.
• Es gibt auch Diagramme und Dashboards, um den Fortschritt von Projekten zu überwachen und zu berichten.

Integration mit Microsoft Teams

• Microsoft Planner ist direkt in Microsoft Teams integriert, was es einfach macht, Aufgaben innerhalb von Teamkanälen zu verwalten.
• Über das „Planner“-Tab in Teams können Sie sich Aufgaben-Boards anzeigen lassen und bearbeiten.
• Benutzer können Aufgaben direkt aus einer Teams-Unterhaltung heraus zuweisen und nachverfolgen.

Anwendung von Microsoft Planner:

Planner in Teams

Um die App Planner in Teams zu verwenden, fügen Sie sie zunächst Ihrer Seitenleiste hinzu. Wählen Sie in der linken Seitenleiste die Option „Weitere Apps anzeigen“ aus:

Es öffnet sich ein Fenster mit den Apps, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Wählen Sie hier Planner aus. Es öffnet sich ein Teams-Fenster mit der Aufgabenverwaltung von Planner. Sollten Sie Planner nicht finden, können Sie die App über die Suchleiste ganz oben suchen.

Wird die Planner-App in Ihrem Unternehmen verwendet, erfolgt eine automatische Synchronisierung von Planner und Outlook. Das bedeutet, dass alle Aufgaben, die in Outlook angelegt werden, sind automatisch auch im Planner sichtbar und können dort bearbeitet werden und umgekehrt.

Ihnen zugewiesene Aufgaben bzw. von Ihnen für sich selbst erstellte Aufgaben sind in drei Kategorien verteilt:

Mein Tag

Hier sehen Sie die Aufgaben, mit Fälligkeitsdatum heute sowie Aufgaben mit älteren Daten, die noch nicht erledigt sind.

Meine Aufgaben

Hier erhalten Sie standardmäßig einen Überblick über alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben.

Meine Pläne

Hier zeigt Ihnen Microsoft Planner alle Pläne an, die Sie angelegt haben oder die für Sie freigegeben sind. Pläne können entweder aus Teams-Kanälen kommen oder Sie können diese individuell zur Gliederung der Aufgaben anlegen.

Verwendung als separate App

Als eigenständige App bietet Microsoft Planner eine ähnliche Funktionalität wie in Teams, jedoch ohne die Notwendigkeit, in einer Teamumgebung zu arbeiten. Es ist sowohl für Web als auch für mobile Geräte verfügbar und ermöglicht es Einzelpersonen oder kleinen Teams, Aufgaben zu verwalten, Fortschritte zu verfolgen und ihre Projekte zu organisieren.

Der Aufbau und die Nutzung sind identisch mit der Oberfläche in Teams.

Tipp 

Um die App dauerhaft in Ihrer Teams-Seitenleiste anzeigen zu lassen, klicken Sie rechts auf den App-Button und wählen „Pin“. Um eine App aus der Seitenleiste zu entfernen, klicken Sie wieder rechts auf die App und wählen „Loslösen“.

Sie haben Microsoft 365 an Ihrem Arbeitsplatz, aber noch nicht die Zeit gefunden, die neuen Apps und Tools kennenzulernen? Entdecken Sie in dem Seminar Microsoft 365 für Anwender die vielfältigen Möglichkeiten, die Ihnen Microsoft 365 bietet.