Eine der Grundideen von OneNote ist es mit Kolleginnen und Kollegen gemeinsam Informationen zu bearbeiten. Dazu reicht es schon aus, das Notizbuch an einem netzwerkfähigen Speicherort zu erstellen. Klassische Netzlaufwerke dafür sind OneDrive-Verzeichnisse, SharePoint-Seiten, Web-Server oder auch Cloud-Dienste. Ungeachtet dessen kann es sein, dass bestimmte Informationen im Notizbuch nicht für alle Beteiligten erreichbar sein sollen (z.B. personalrelevante Informationen).
Und so funktioniert es:
In OneNote können Sie in diesem Fall einzelne Abschnitte mit einem Kennwort versehen. Nur die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die das Kennwort kennen, können danach den Inhalt des entsprechenden Abschnitts einsehen.
Der Kennwortschutz wirkt sich allerdings auf die Suchergebnisse in OneNote aus: Gesperrte Abschnitte werden bei Suchvorgängen nicht mehr berücksichtigt. Wollen Sie unterschiedliche Abschnitte verschiedenen Personengruppen zur Verfügung stellen, können Sie für jeden zu schützenden Abschnitt ein eigenes Kennwort vergeben.
1. Abschnitt schützen
Klicken Sie den Abschnitt-Tab mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag „Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen…“.
Daraufhin erscheint auf der rechten Seite Ihres OneNote-Fensters der Arbeitsbereich „Kennwortschutz“.
Klicken Sie hier auf die Schaltfläche „Kennwort festlegen …“.
Geben Sie im darauffolgenden Fenster das gewünschte Kennwort zweimal ein und bestätigen Sie die Eingabe mit der Schaltfläche „OK“.
2. Geschützten Abschnitt einsehen
Wollen Sie einen geschützten Abschnitt einsehen, klicken Sie in den Seitenbereich oder drücken Sie die Enter-Taste:
Geben Sie im folgenden Fenster das Kennwort ein.
Nach erfolgreichem Freischalten des Abschnitts wird dieser auch wieder in Ihrer Suche berücksichtigt.
Weitere Tipps und Anregungen zum Arbeiten mit OneNote erhalten Sie auch in unseren OneNote-Seminaren:
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