Nicht immer hat man ausreichend Zeit zum Nachdenken. In der Alltagshektik kann es durchaus vorkommen, dass eine weniger gelungene E-Mail versendet wird. Das kann eine E-Mail mit Fehlern sein, eine E-Mail mit dem falschen Anhang oder eine E-Mail, bei der der falsche Adressat ausgewählt wurde. Dann wünscht man sich, die E-Mail zurückholen zu können. In Microsoft Outlook ist das möglich, aber nur, wenn sich das kontaktierte Postfach auf demselben Exchange-Server befindet wie Ihr eigenes. Im neuen Outlook gibt es außerdem eine weitere nützliche Funktion, die Sie vielleicht gar nicht mehr in diese Situation bringt.

So funktioniert es: 

Nachricht zurückrufen

Finden Sie die Nachricht im Ordner „Gesendete Elemente“ und öffnen Sie sie. Wählen Sie in der erweiterten Menüleiste unter Aktionen den Befehl „Diese Nachricht zurückrufen“ aus.

Es erscheint das entsprechende Dialogfenster:

Klicken Sie auf OK. Kurz darauf erhalten Sie von Office365 eine Nachricht, in der Sie den genauen Status der E-Mail abrufen können.

Keine Erfolgsgarantie

Der Rückruf von E-Mails funktioniert leider in den seltensten Fällen. Sollte der Empfänger die Nachricht bereits gelesen oder verschoben haben, dann können Sie sie nicht mehr zurückrufen.

Wichtig: Bei externen Empfängern, d. h. allen Postfächern, die sich nicht auf demselben Exchange-Server wie Ihr Postfach befinden, können Sie Nachrichten überhaupt nicht unbemerkt zurückholen. Es sei denn, Sie benutzen die Rückruffunktion (oder den Offlinemodus) schneller als die Mail abgeschickt werden kann.

Ansonsten erhält der Empfänger nur eine zweite Nachricht mit dem Hinweis, dass Sie die E-Mail zurückrufen möchten. Abhängig vom Thema und von Ihrem Verhältnis zum Empfänger könnte diese Nachricht die Situation noch verschlimmern, denn die ursprüngliche E-Mail bleibt im Posteingang des Empfängers. Manche Empfänger werden diese Mail jetzt mit besonderem Interesse lesen, um den Grund Ihres Rückrufes herauszufinden.

Verzögerung des Versands im neuen Outlook

Meistens fällt einem direkt nach dem Versand einer E-Mail auf, dass sie nicht so ist, wie man sie eigentlich versenden möchte. Dafür gibt es im neuen Outlook eine weitere Lösung. Gehen Sie dazu in die Einstellungen und klicken Sie im Bereich „E-Mail“ auf die Option „Verfassen und Antworten“. Dort gibt es jetzt die Möglichkeit, den Versand einer E-Mail grundsätzlich um bis zu 10 Sekunden zu verzögern. So haben Sie bei jeder E-Mail die Möglichkeit, nach dem Versand noch einmal durchzuatmen und zu entscheiden, ob alles so ist, wie Sie es versenden wollten.

Empfehlungen für den E-Mailversand

Die Outlook-Rückruffunktion eignet sich am besten für den betriebsinternen Gebrauch und auch dabei klappt es nicht immer. Es bleibt also wichtig, sich beim Erstellen von E-Mails zu konzentrieren. Zum Vermeiden von Problemen helfen auch diese Verhaltensregeln:

• Wichtige E-Mails niemals sofort verschicken. Immer den Entwurf speichern, eine kurze Pause machen, und dann den Entwurf nochmals lesen.
• Mails immer in einem leeren Formular konzipieren, d. h. niemals vorab die Mailadressen der Empfänger eingeben. Beim Beantworten oder Weiterleiten von E-Mails diese Adressen entfernen und erst wieder eingeben, wenn der Text versandfertig ist.
• Anhänge noch einmal öffnen und auf Richtigkeit prüfen sowie eingefügte Links kontrollieren

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