Outlook: Nachrichten automatisch farblich hervorheben

Outlook Nachrichten in Farbe
Fröhliche Farben im Outlook Posteingang

Was sind Ihre Lieblingsfarben? Erobern Sie mit diesen Farben die Kontrolle über Ihre Inbox zurück, indem Sie selbst bestimmen, welche Nachrichten am meisten auffallen dürfen. Übertönen Sie die Fähnchen, Ausrufezeichen und andere Hinweise, die Absender benutzen, um Aufmerksamkeit auf ihre Mails zu ziehen. Geben Sie gerade den Mails, die für Sie wichtig sind, eine unterschiedliche Farbe. In Outlook können Sie dazu für bestimmte eingehende Mails eine abweichende Formatierung einstellen, oder sie automatisch einer Farbkategorie zuordnen lassen. Wir zeigen Ihnen beide Methoden.

Wichtigen Mails eine abweichende Schriftfarbe geben

Bekanntlich wird in Outlook (bis zu Version 2010) der Betreff ungelesener Mails fett dargestellt. Dahinter steckt die Funktion „bedingte Formatierung“, die Sie auch selbst nutzen können. Stellen Sie vorab sicher, dass Sie sich im E-Mail-Bereich befinden (und nicht etwa im Kalender- oder Kontaktebereich). Wählen Sie im Register „Ansicht“ in der Gruppe „Aktuelle Ansicht“ die „Ansichtseinstellungen“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“. Sie sehen dann die Formatierungsregeln für die aktuelle Ansicht.

Outlook - Nachrichten farblich kennzeichnen

Per Kontrollkästchen lassen sich diese Regeln aktivieren oder deaktivieren. Über den Befehl „Hinzufügen“ (1) definieren Sie neue Formatierungsregeln. Geben Sie der neuen Regel einen aussagekräftigen Namen (2). Klicken Sie auf den Schalter „Schriftart“ (3) und wählen Sie eine Schriftfarbe aus. Klicken Sie anschließend den Schalter “Bedingung” (4) an. Das Fenster „Filtern” erscheint. Nicht weniger als drei Registerkarten bieten nahezu unbegrenzte Möglichkeiten zum Filtern von Nachrichten.

Outlook - Nachrichten farblich kennzeichnen

In diesem Beispiel halten wir es einfach und wählen nur im Register „Nachrichten“ einen Absender aus, dessen Mails wir für interessant halten (5). Um die neue bedingte Formatierung für diese Mails zu aktivieren, klicken wir zweimal auf „OK” (6 und 7).

Ab jetzt werden alle eingehenden und bereits eingegangenen Nachrichten, die der Bedingung entsprechen, in der Nachrichtenliste in der von uns ausgewählten Farbe angezeigt.

Outlook - Nachrichten farblich kennzeichnen

Tipp: Man kann Nachrichten nicht nach Farbe sortieren. Allerdings können Sie bei Bedarf eine neue Ansicht oder einen Suchordner erstellen mit denselben Kriterien, die Sie für die bedingte Formatierung eingegeben haben. Somit werden alle farblich hervorgehobenen Nachrichten auf einen Blick zusammengefasst.

Zeitmanagement? Farbkategorien nutzen!

Haben Sie den Fehler entdeckt? Genau: Newsletter sollten eine(n) nicht von der Arbeit ablenken. Also nicht sofort lesen, sondern Lesezeit einplanen! Es empfiehlt sich, die bedingte Formatierung nur einzusetzen zur Kennzeichnung von Nachrichten, die nicht nur wichtig, sondern auch dringlich sind. Das sind zum Beispiel die Mails Ihres Chefs oder Ihrer Chefin, sowie die Frage eines wichtigen Kunden. Auch sollte man nicht mehr als eine oder zwei Varianten der bedingten Formatierung aktivieren, sonst wird die Nachrichtenliste zu bunt und man verliert gerade den Überblick.

Zur Verbesserung Ihres Zeitmanagements oder Ihrer Arbeitsabläufe brauchen Sie jedoch mehrere Farben. Dazu bieten sich in Outlook die Farbkategorien an. Die ergeben eine ruhigere Optik und sind mit einem sortierbaren Feld verbunden.

Outlook - Nachrichten farblich kennzeichnen

Nachrichten, die einer Farbkategorie zugeordnet sind, erkennt man in der Nachrichtenliste an einer Farbe in einem kleinen Rechteck. Zum Definieren Ihrer persönlichen Farbkategorien gibt es im Register „Start“, in der Gruppe „Kategorien“, unter „Kategorisieren“, die Option „Alle Kategorien“. Damit öffnet man das Fenster „Farbkategorien“.

Outlook - Nachrichten farblich kennzeichnen

Wie bei der bedingten Formatierung ist auch hier zwischen Aktivierung und Markierung zu unterscheiden: Ist bei einer Farbkategorie das Kontrollkästchen aktiv, dann ist die Kategorie den im Posteingang markierten Nachrichten zugewiesen. Ist eine Kategorie markiert, dann ist sie für die Bearbeitung vorgesehen (Farbe, Tastenkombination, Name). Standardmäßig sind in diesem Fenster einige Farbkategorien vorprogrammiert, die man bearbeiten kann. Sie können auch neue Farbkategorien hinzufügen, indem Sie den Schalter „Neu“ anklicken.

Eingehende Nachrichten automatisch einer Farbkategorie zuordnen

Im obigen Screenshot wurden als Beispiel drei Farbkategorien erstellt. Nun möchten wir noch erreichen, dass Outlook alle eingehende Newsletter automatisch der Kategorie „Aktuelle Lektüre – Lesezeit einplanen“ zuordnet und uns somit davon abhält, sie sofort zu lesen. Zu diesem Zweck erstellen wir eine Outlook-Regel.

Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Posteingang befinden. Starten Sie den Regel-Assistenten über den Befehl „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ im Register „Datei“. Klicken Sie anschließend auf „Neue Regel“ und markieren Sie unter „Regel ohne Vorlage erstellen“ die Option „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“. Klicken Sie auf „Weiter“.

Outlook - Nachrichten farblich kennzeichnen

Der Regel-Assistent stellt drei Fragen. Erstens will er wissen, welche Bedingung zu überprüfen ist, zweitens was mit Nachrichten passieren soll, die die Bedingung erfüllen, und drittens, ob es Ausnahmen gibt. Die Fragen sind jeweils in zwei Schritten zu beantworten. Im oberen Teil des Fensters aktivieren Sie per Kontrollkästchen die Antwort. In diesem Fall geht es uns um einen bestimmten Absender.

Outlook - Nachrichten farblich kennzeichnen

Im unteren Teil des Fensters öffnen wir über einen blauen Link das Outlook-Adressbuch und wählen den Absender aus. Bei der zweiten Frage öffnen wir auf diese Weise das Fenster „Farbkategorien“ und wählen die entsprechende Kategorie aus.

Outlook - Nachrichten farblich kennzeichnen

Ausnahmen gibt es keine, also klicken wir bei der dritten Frage einfach auf die Schaltfläche “Weiter”. Wir geben der Regel einen Namen, aktivieren sie und entscheiden, ob sie auf Nachrichten angewendet werden soll, die sich bereits im Ordner befinden. Stimmt alles, dann klicken wir auf „Fertig stellen“.

Jede Nachricht, die die Bedingung erfüllt, wird jetzt automatisch der entsprechenden Kategorie zugeteilt. Oben in der Nachricht werden Farbe und Name der Kategorie angezeigt.

Outlook - Nachrichten farblich kennzeichnen

Per Rechtsklick können Sie die Kategorisierung der Nachricht jederzeit ändern oder entfernen. Sie können eine Nachricht auch mit mehreren Kategorien verknüpfen (in diesem Beispiel wäre das aber unlogisch). Über den Befehl „Alle Kategorien” verwalten Sie die Farbkategorien.

Zur Verwaltung der Regel wechseln Sie zurück ins Register „Datei“ und klicken Sie erneut den Befehl „Regeln und Benachrichtigungen verwalten” an. Hier deaktiviert man die Regel, indem man das Häkchen entfernt. Auch gibt es hier Schalter zum Ändern und Löschen der Regel.

Outlook - Nachrichten farblich kennzeichnen

Zum Schluss eine kleine Enttäuschung. Sollten Ihre Lieblingsfarben nicht zur Auswahl stehen, dann müssen Sie leider flexibel sein. Die Farbpaletten, die Outlook anbietet, lassen sich nicht ändern, weder bei der bedingten Formatierung, noch bei den Farbkategorien. Immerhin helfen Farben dabei, die Inbox besser im Griff zu bekommen!

Weitere Tipps zum Arbeiten mit Outlook erhalten Sie in unserem Outlook-Seminar. Wir freuen uns auf Sie!

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