Das neue Outlook für Windows sieht nicht nur anders aus als die bisherige Version, sondern es gibt auch bei den Funktionen einige Unterschiede. Während Microsoft das neue Outlook kontinuierlich um weitere Funktionen ergänzt, bietet das klassische Outlook an einigen Stellen noch Möglichkeiten, die im neuen Outlook fehlen. Welche Version die bessere ist, darüber gehen die Meinungen stark auseinander. Diese Frage ist allerdings auch gar nicht wirklich zu beantworten, da sie stark davon abhängt, wie man Outlook letztendlich nutzt.
Wir stellen Ihnen beide Versionen vor, zeigen Anwendungsunterschiede und die jeweiligen Vor- und Nachteile.
Hinweis: Der Funktionsumfang des neuen Outlook verändert sich laufend. Die folgenden Angaben orientieren sich am aktuellen Featurevergleich von Microsoft, Stand April 2026.
Warum ein neues Outlook?
Microsoft möchte Outlook nicht einfach neugestalten, sondern langfristig auf eine gemeinsame, modernere Plattform bringen. Das neue Outlook soll eine einheitlichere Bedienung ermöglichen, neue Funktionen schneller verfügbar machen und stärker mit Microsoft 365, Teams und KI-Funktionen verzahnt sein. Dafür nimmt Microsoft in Kauf, dass einige Funktionen des klassischen Outlooks zunächst fehlen und nach und nach ergänzt werden.
Das neue Outlook: Modern und übersichtlich
Das neue Outlook orientiert sich stärker an der modernen Microsoft-365-Oberfläche. Die Bedienung wirkt aufgeräumter und viele Funktionen sind übersichtlicher angeordnet.
Einige Neuerungen sind dabei durchaus praktisch für den Büroalltag:
- E-Mails anheften: Wichtige Nachrichten können im Posteingang angeheftet werden und bleiben dadurch leichter im Blick.
- Senden planen: E-Mails können gezielt für einen späteren Zeitpunkt eingeplant werden.
- Erneut erinnern: Nachrichten lassen sich für einen späteren Zeitpunkt zurückstellen.
- Sweep: Mit der Aufräumfunktion können bestimmte Arten von Nachrichten einfacher aus dem Posteingang entfernt oder organisiert werden.
- Wischen: Nachrichten können beispielsweise durch eine Wischbewegung archiviert oder gelöscht werden.
- Rückgängigmachen des Sendens: Das neue Outlook bietet eine Funktion, mit der sich das Sendens einer Nachricht noch kurzzeitig rückgängig machen lässt. Diese Funktion ist auch in anderen Outlook-Varianten (z. B. Outlook im Web) verfügbar, im neuen Outlook aber oft prominenter integriert.
- Bessere Integration von Teams: Teams ist im neuen Outlook stärker integriert, unter anderem durch den direkten Zugriff auf Besprechungschats.
Auch bei der Suche gibt es einige interessante Unterschiede. Das neue Outlook bietet beispielsweise zusätzliche Suchfilter und kann – je nach Kontotyp (Exchange/Office 365) – Ergebnisse aus dem Onlinearchiv direkt in die Suche einbeziehen. Bei lokalen PST-Archiven gelten andere Einschränkungen.
Vorteile des neuen Outlooks
+ Moderne und übersichtliche Benutzeroberfläche
+ Praktische neue Funktionen für die E-Mail-Verwaltung
+ Enge Integration von Microsoft Teams
+ Einige neue Funktionen, die das Organisieren des Posteingangs erleichtern
+ Moderne Copilot-Funktionen werden berücksichtigt
+ Bestimmte Funktionen wie das Anheften von Nachrichten oder das geplante Senden sind integriert
Nachteile des neuen Outlooks
– Noch nicht alle Funktionen des klassischen Outlooks verfügbar
– Gewohnte Funktionen teilweise anders angeordnet oder bedienbar
– Einige Möglichkeiten zur individuellen Anpassung fehlen
– Eingeschränkter Funktionsumfang bei Regeln und QuickSteps
– Bestimmte spezielle Kalenderfunktionen fehlen noch
– Für erfahrene Outlook-Nutzer kann die Umstellung zunächst ungewohnt sein
– Funktionen werden laufend ergänzt und verändert
– PST-Unterstützung ist eingeschränkt: Export ist möglich, Import und vollständige Offline-Nutzung mit lokalem PST-Cache bleiben klassischen Outlook vorbehalten
Das klassische Outlook: Bewährt und funktionsreich
Das klassische Outlook ist vor allem bei Anwenderinnen und Anwendern aufgrund seines großen Funktionsumfangs und der zahlreichen Möglichkeiten zur individuellen Organisation beliebt. Gerade wer Outlook bereits seit Jahren nutzt, fühlt sich hier wohl und findet viele Funktionen vor, die sich im Laufe der Zeit zu einem festen Bestandteil der eigenen Arbeitsweise entwickelt haben.
Dazu gehören beispielsweise:
- Umfangreiche Regeln und QuickSteps (inkl. clientseitiger Aktionen)
- Suchordner
- Bestimmte Möglichkeiten zur Arbeit mit PST-Dateien (lokale Archive, vollständige Offline-Nutzung)
- VBA-Makros (im neuen Outlook nicht unterstützt)
- Umfangreiche Funktionen zur individuellen Anpassung
- Abstimmungsschaltflächen
- Bestimmte Funktionen für die Arbeit mit freigegebenen oder öffentlichen Ordnern
Vorteile des klassischen Outlooks
+ Sehr umfangreicher Funktionsumfang
+ Bewährte Arbeitsweise für langjährige Outlook-Nutzer
+ Umfangreiche Möglichkeiten zur Automatisierung (Regeln, QuickSteps, VBA)
+ Mehr Funktionen bei Regeln und QuickSteps
+ Umfangreiche Möglichkeiten zur Kalenderorganisation
+ Unterstützt Funktionen, die im neuen Outlook noch fehlen (z. B. VBA, bestimmte clientseitige Regeln, volle PST-Nutzung)
Nachteile des klassischen Outlooks
– Oberfläche wirkt im Vergleich zum neuen Outlook weniger modern
– Teilweise komplexere und weniger übersichtliche Bedienung
– Neue Microsoft-365-Funktionen werden stärker für das neue Outlook entwickelt
– Weniger einheitliche Benutzererfahrung mit Outlook im Web
– Moderne Funktionen wie bestimmte neue KI- und Organisationsfunktionen sind teilweise zuerst oder ausschließlich im neuen Outlook verfügbar
Welche Outlook-Version ist die passende?
Eine pauschale Antwort gibt es derzeit nicht. Die Entscheidung hängt vor allem davon ab, wie Sie Outlook nutzen.
| Wenn Sie … | Dann passt eher das … |
| eine moderne und übersichtliche Oberfläche bevorzugen | neue Outlook |
| vor allem E-Mails und Kalender nutzen | neue Outlook |
| intensiv mit Microsoft Teams arbeiten | neue Outlook |
| neue Outlook-Funktionen früh nutzen möchten | neue Outlook |
| umfangreiche Regeln und QuickSteps verwenden | klassische Outlook |
| mit Abstimmungsschaltflächen arbeiten | klassische Outlook |
| Outlook stark automatisiert haben | klassische Outlook |
| bestimmte ältere oder spezielle Funktionen benötigen | klassische Outlook |
| seit Jahren mit individuellen Outlook-Arbeitsabläufen arbeiten | klassische Outlook – zumindest zunächst |
Wechseln oder noch warten?
Für viele Anwender, die Outlook hauptsächlich für E-Mail, Kalender, Kontakte und die Zusammenarbeit mit Microsoft Teams nutzen, kann das neue Outlook bereits eine interessante Alternative sein. Wer dagegen mit komplexen Regeln, QuickSteps, speziellen Kalenderfunktionen oder individuellen Automatisierungen arbeitet, sollte vor einem Wechsel genauer hinschauen.
Die wichtigste Frage lautet deshalb nicht unbedingt: „Welches Outlook ist besser?“, sondern: „Welche Outlook-Funktionen brauche ich für meine tägliche Arbeit?“
Zusatzinfo: Nach aktuellen Angaben plant Microsoft, das klassische Outlook mindestens bis 2029 weiter zu unterstützen. Langjährige Nutzer haben also noch Zeit, ihre Arbeitsabläufe anzupassen oder auf einen späteren Wechsel zu setzen.
Quelle: Vergleich der Features zwischen dem neuen Outlook und dem klassischen Outlook | Microsoft Support
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