Aufräumen macht glücklich. Und auch in Outlook möchte man manchmal klar Schiff machen. Nicht nur der Umfang des Posteingangs wächst stetig, sondern auch der Kalender füllt sich nach und nach mit Terminen. Viele davon liegen längst in der Vergangenheit und sind nicht mehr relevant. Es gibt aber eine gute Nachricht: Will man diese Termine entfernen, dann muss das nicht Stück für Stück tun! Wer dazu den Mut hat, kann auf einmal von seiner oder ihrer Outlook-Vergangenheit Abschied nehmen.
Kalenderdaten komplett löschen
Wechseln Sie im Outlook-Ordnerbereich zur Kalender-Ansicht und wählen Sie den entsprechenden Kalender aus. Klicken Sie anschließend im Register „Ansicht“ unter „Ansicht ändern“ auf den Schalter „Liste“. Alle Termine werden dann untereinander aufgelistet.
Markieren Sie alle Termine, indem Sie die Umschalttaste gedrückt halten und den obersten sowie den untersten Termin anklicken.
Entfernen Sie die markierten Termine, indem Sie die Entf-Taste drücken. Die Termine werden somit in den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschoben.
Tipp: In der Liste-Ansicht können Sie bei Bedarf Termine auswählen, z. B. Termine die älter sind als ein Jahr. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift zum Sortieren (im Screenshot wurde auf „BEGINN“ sortiert) und nutzen Sie das Suchfeld zum Filtern der Liste.
Den ganzen Kalender (Ordner) löschen
Soweit es sich nicht um den Outlook-Standardkalender handelt, ist es auch möglich, den ganzen Kalender zu löschen. Bei diesem Vorgang löschen Sie nicht nur die Inhalte des Kalenders, sondern auch den Ordner, der die Kalender-Elemente (Termine) enthält. Markieren Sie dazu den Kalender im Outlook-Ordnerbereich und machen Sie einen Rechtsklick. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl „Kalender löschen“ aus.
Alte Kalender-Einträge archivieren
Sind diese Methoden Ihnen zu radikal? Dann lässt sich auch durch Archivieren oder Exportieren den nötigen Platz schaffen. Zuerst besprechen wir das Archivieren.
Verschieben Sie die vergangenen Termine vorab in einen separaten Ordner. Markieren Sie dazu diese Kalendereinträge wie oben beschrieben und machen Sie einen Rechtsklick. Wählen Sie im Kontextmenü unter „Verschieben“ den Befehl „In anderen Ordner” aus.
Klicken Sie im Dialogfeld „Elemente verschieben“ auf den Schalter „Neu”. Geben Sie dem neuen Ordner einen aussagekräftigen Namen.
Wählen Sie „Kalender” aus als Typ der Elemente, markieren Sie in der Navigationsstruktur den Ordner „Kalender“ und klicken Sie auf „OK“. Jetzt verfügen Sie über einen Kalender, der nur die veralteten Elemente (Termine) enthält, die Sie entfernen wollen.
Diesen Ordner werden wir archivieren. Das heißt konkret: Wir werden eine .pst-Datei erstellen, die Outlook als Archivdatei erkennt. Abhängig von Ihrer Outlook-Version befindet sich die entsprechende Funktion im Register „Datei“ entweder unter „Tools zum Aufräumen“, „Archivieren“ oder unter „Tools“, „Alte Elemente bereinigen“.
Aktivieren Sie im Dialogfeld „Archivieren“ die Option „Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren:” und markieren Sie in der Navigationsstruktur den gerade von Ihnen erstellten Ordner.
Welcher Speicherort für die Archivdatei der richtige ist, ist von der IT-Infrastruktur und den Richtlinien Ihrer Organisation abhängig. Realisieren Sie sich, dass Kalender immerhin vertrauliche, organisationsinterne Informationen enthalten und wählen Sie den Speicherort gut überlegt aus.
Den Kalender exportieren
Obwohl das Archivieren eigentlich zu bevorzugen ist, kann man aus den veralteten Terminen auch eine „lose“ Datei erstellen, in .pst- oder .ics-Format.
.pst-Datei erstellen
Zum Erstellen einer .pst-Datei gibt es im Register „Datei“, unter „Öffnen und Exportieren“ und „Importieren/Exportieren“, die Option „In Datei exportieren“. Wählen Sie dort „Outlook-Datendatei (.pst)“ aus und geben Sie an, welcher Ordner exportiert werden soll. Zusätzlich können Sie sich entscheiden, Unterordner einzubeziehen (in den meisten Fällen ist das erwünscht) und Filter zu setzen.
Im nächsten Dialogfenster bestimmen Sie den Speicherort der Datei und wie mit Duplikaten umgegangen werden soll. Zum Schluss wird die Möglichkeit angeboten, die Datei mit einem Kennwort zu versehen.
Eine bereits existierende .pst-Datei lässt sich in Outlook öffnen über das Register „Datei“, „Öffnen und Exportieren“, Schaltfläche „Outlook-Datendatei öffnen“.
.ics-Datei erstellen
Um eine .ics-Datei zu erstellen, muss vorab der richtige Kalender im Outlook-Ordnerbereich markiert werden. Klicken Sie anschließend im Register „Datei” den Befehl „Kalender speichern” an. Dadurch öffnet sich das Dialogfenster „Speichern unter“, worin den Speicherort gewählt wird. Unten in diesem Fenster müssen Sie kurz aufpassen:
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