Outlook: QuickSteps erstellen

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In Outlook mit QuickSteps Arbeitsschritte automatisieren. Foto: Pixel-Shot/ stock.adobe.com

Die E-Mail-Flut im beruflichen Alltag nimmt immer mehr zu. Daher ist es sinnvoll, bei immer wiederkehrenden Routineaufgaben so viel Zeit wie möglich zu sparen. Mit Outlook haben Sie ein umfangreiches Werkzeug für Ihr Zeitmanagement zur Verfügung. Dort gibt es unter anderem schon seit einigen Versionen die „QuickSteps“. Mit Ihnen können einfach und schnell – durch „Zusammenklicken“ der Schritte – ganze Abläufe automatisiert und damit auch standardisiert werden.

So funktioniert es:

Stellen Sie sich vor, Sie müssen immer wieder folgende Dinge mit Ihren E-Mails tun:

  1. Die E-Mail als gelesen kennzeichnen.
  2. Die E-Mail als erledigt abhaken.
  3. Die E-Mail mit einer Farbkategorie, z.B. „Projekt XY“ versehen, um später anhand des Ordnungskriteriums alles zum Projekt finden zu können.
  4. Die E-Mail in einen Kunden- oder Projektordner ablegen.

Dafür können Sie einen Outlook QuickStep anlegen, den Sie später mit einem einzigen Klick ausführen können.

Klicken Sie zum Anlegen des QuickSteps am besten mit der rechten Maustaste auf die QuickStep-Galerie im Register „Start“ und wählen Sie „Neuer QuickStep“.

Wenn Sie diese Galerie nicht sehen, nutzen Sie wahrscheinlich die vereinfachte Ansicht. Gehen Sie in diesem Fall auf den kleinen Pfeil ganz rechts neben der Menüleiste und wechseln Sie zu dem klassischen Menüband.

Nun öffnet sich ein neues Fenster zur Erstellung eines QuickSteps.

Im sich öffnenden Konfigurationsfenster wählen Sie die oben genannten Schritte der Reihe nach aus der Liste der Verfügbaren Aktionen aus.

Outlook Quicksteps

Unterhalb der Liste können Sie jeweils eine neue Aktion hinzufügen.

Outlook Quicksteps

Nach dem Fertigstellen lässt sich der QuickStep mit beliebig vielen markierten E-Mails gleichzeitig ausführen. Das Arbeitstempo beschleunigt sich enorm und die Standardisierung bewirkt, dass Sie nicht ab und zu einen der benötigten Schritte versehentlich auslassen.

 

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