Erstellen Sie Präsentationen gemeinsam mit anderen im Team? Oder bekommen Sie von Ihren Geschäftspartnern Präsentationen mit der Bitte um eine Rückmeldung? In beiden Fällen stehen Sie vor der Frage, wie Hinweise und Änderungsvorschläge eindeutig und einfach geteilt werden können. Dieser Beitrag zeigt Möglichkeiten auf, die Überarbeitung von Präsentationen allein und im Team sinnvoll zu strukturieren.
Sinn und Zweck von Kommentaren
Kommentare – einzelne Anmerkungen – in Präsentationen dienen zwei zentralen Zwecken: Eigene Gedanken festzuhalten, um zum Beispiel noch zu erledigende Aufgaben direkt an Ort und Stelle zu markieren. Anmerkungen direkt in einer Präsentation werden so zur persönlichen To-Do-Liste. Die zweite Funktion besteht darin, anderen Bearbeitern der Präsentation Hinweise auf notwendige Veränderungen an der Präsentation zu geben.
Die Kommentarfunktion von PowerPoint
Microsofts Präsentationsprogramm PowerPoint verfügt in seiner aktuellen Version über sehr mächtige – und trotzdem einfach zu bedienende – Kommentarfunktionen. Die zentrale Idee ist simpel: Anmerkungen können direkt an einer Folie notiert werden – und sind innerhalb der Bearbeitungsansicht sichtbar, nicht aber in der Bildschirmpräsentation. So ist zu jeder Zeit eindeutig, auf welchen Bereich der Präsentation sich ein Kommentar bezieht. Um eine neue Anmerkung zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die gewünschte Präsentation.
- Wechseln Sie auf diejenige Folie, zu der Sie eine (oder auch mehrere) Anmerkung erstellen wollen.
- Wechseln Sie in den Registerreiter „Überprüfen“. Dort finden Sie die gesamte Kommentarfunktionalität.
- Um zu Folien einen Kommentar einzufügen, markieren Sie die zu kommentierende Stelle und wählen Sie „Neuer Kommentar„.
- An der rechten Seite erscheint eine Spalte, die alle Anmerkungen zur aktuellen Folie anzeigt. Sie können nun den neuen Kommentar einfügen.
Das oben beschriebene Vorgehen ist im Kurzüberblick im folgenden Screenshot dargestellt.
Mit Kommentaren arbeiten
Um mit bereits erstellten Anmerkungen zu arbeiten, müssen Sie diese natürlich erst einmal in der Präsentation finden. Auch hier bietet die Registerkarte „Überprüfen“ vielfältige Hilfestellungen.
Von zentraler Bedeutung ist die Funktion „Kommentare anzeigen“. Ein Klick auf diese Schaltfläche führt zu einer Liste aller vorhandenen Anmerkungen in einer Präsentation. Auf der rechten Seite des Fensters erscheint eine entsprechende Liste, die mit Hilfe der beiden Navigationselemente im oberen Bereich nacheinander angezeigt werden können. Die Navigation zwischen verschiedenen Anmerkungen zeigt der folgende Screenshot.
Der aktuell angezeigte Kommentar wird direkt auf der Folie farblich markiert. So ist jederzeit nachvollziehbar, auf welche Stelle einer Folie sich die Anmerkung bezieht – eine unverzichtbare Funktion für die Teamarbeit.
Anmerkungen löschen
Die Kommentarfunktion von Microsoft-PowerPoint kann selbstverständlich bereits erstellte Anmerkungen auch wieder entfernen. Gerade dann, wenn Sie Anmerkungen wie eingangs beschrieben nutzen, um zu erledigende Aufgaben direkt entsprechenden Stellen innerhalb der Präsentation zuzuordnen, ist das Löschen sinnvoll. Denn dann können Sie, nachdem eine Aufgabe erledigt wurde, die entsprechende Anmerkung löschen.
Markieren Sie hierzu das Kommentarsymbol auf der Folie. Ein Klick mit der rechten Maustaste auf das Symbol öffnet ein Kontextmenü, in dem Sie nun „Kommentar löschen“ auswählen können. Ebenfalls möglich ist es, einen Kommentar direkt in der Übersicht über alle Anmerkungen (rechte Seitenleiste) zu entfernen. Dort reicht ein Klick auf das bei jedem Kommentar erscheinende „X“ zum Löschen aus.
Alternative zur Kommentarfunktion: Dateien vergleichen
Die Kommentarfunktion ist vor allem dann sinnvoll, wenn längere Anmerkungen zu einzelnen Teilen der Präsentation erstellt werden sollen. Was jedoch, wenn Sie nur einzelne Fehler, beispielsweise Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehler verändern wollen?
In einem solchen Fall bietet es sich an, anders vorzugehen. Verschicken Sie eine Präsentation und lassen Sie direkt in der Präsentation entsprechende Änderungen vornehmen. Daran anschließend können Sie die überarbeitete Version der Präsentation mit der Ursprungsversion vergleichen. Wählen Sie hierzu ebenfalls im Registerreiter „Überprüfen“ die Funktion „Vergleichen“. Öffnen Sie die überarbeitete Datei – und die Software zeigt Ihnen alle Unterschiede der beiden Dateiversionen nacheinander an. So können Sie direkt die Unterschiede beider Versionen erkennen. Der Nachteil dieses Vorgehens liegt jedoch auf der Hand: Änderungen lassen sich nicht kommentieren und begründen. Den Vergleich zweier Präsentationen zeigt der folgende Screenshot.
Leider verfügt MS-Powerpoint derzeit nicht über eine zu Word vergleichbare Funktion, mit deren Hilfe einzelne Änderungen direkt nachvollzogen werden könnten. In Word heißt die entsprechende Funktion „Änderungen nachverfolgen“.
Alle Anmerkungen exportieren
Um alle Anmerkungen innerhalb einer Präsentation in eine PDF-Datei zu exportieren, führt der Weg über den Export. Das Vorgehen ist das Folgende:
- Im Registerreiter „Datei“ finden Sie die Funktion „Exportieren“.
- Wählen Sie hier „PDF/XPS-Dokument erstellen“.
- Bevor der Export gestartet wird, verändern Sie die „Optionen“ im neu erscheinenden Menü.
- Dort müssen Sie „Kommentare und Freihandmarkierungen einschließen“ aktivieren, bevor Sie den Export wirklich starten.
Die notwendige Einstellung ist etwas versteckt, achten Sie auf den Pfeil in der Abbildung.
In der neu erstellten PDF-Datei sind die Anmerkungen nun deutlich direkt in den Folien mit einer laufenden Nummer sichtbar. So behalten Sie den Überblick über den Stand der Bearbeitung Ihrer Präsentation.
Fazit: Zusammenarbeit einfach gemacht.
Nicht nur für Word-Dokumente, sondern auch für PowerPoint-Präsentationen lassen sich Anmerkungen sinnvoll nutzen. Sie erleichtern die Zusammenarbeit an Präsentationen – und können auch als Gedankenstütze im Sinne einer To-Do-Liste für die eigene Arbeit genutzt werden. Minimale Änderungen können darüber hinaus einfach und schnell mit Hilfe der Funktion „Vergleichen“ vorgenommen werden.
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