In der heutigen Zeit ist es wichtig, effizient und präzise miteinander zu kommunizieren, insbesondere wenn es darum geht, Dokumente zu bearbeiten und zu kommentieren. Wer mit anderen gemeinsam an einem Word-Dokument arbeitet, möchte Vorschläge unterbreiten oder Fragen dazu stellen, ohne den Text dabei zu verändern. Dafür gibt es in Word ein nützliches Hilfsmittel: die Kommentarfunktion. Mit ihr fügen Sie am Seitenrand des Dokumentes Ihre Anmerkungen ein. Die anderen Teammitglieder können Ihre Kommentare lesen, sie wiederum kommentieren und die Kommentare anschließend auch wieder löschen.
So funktioniert es:
In der Registerkarte „Überprüfen“ stehen dafür in der Gruppe „Kommentare“ mehrere Schaltflächen zur Verfügung. Hier können Sie unter anderem Kommentare einfügen.
Klicken Sie auf „Neuer Kommentar“, um ein Eingabefeld zu öffnen, in das Sie Ihren Kommentar eingeben können. Sie können auch eine bestimmte Stelle im Dokument markieren und dann die Kommentarfunktion verwenden, um den Kommentar direkt an dieser Stelle einzufügen. Wenn Sie Ihren Kommentar eingegeben haben, können Sie ihn durch Klicken auf die Schaltfläche mit dem Papierflieger absenden.
Die Kommentare werden nun in der Word-Datei angezeigt und können leicht gelesen und bearbeitet werden. Sie haben auch die Möglichkeit, auf bestimmte Kommentare zu antworten, um eine Diskussion zu einem bestimmten Thema zu ermöglichen. Um auf einen Kommentar zu antworten, klicken Sie einfach auf den Kommentar und tippen Sie Ihre Antwort in das Textfeld. Durch ein @ und den entsprechenden Benutzernamen, können Sie sich auch direkt an bestimmte Personen in Ihrer Organisation wenden.
Um Ihren ursprünglichen Kommentar noch einmal zu bearbeiten, klicken sie auf das Stift-Icon neben Ihrem Namen. Hier haben Sie Möglichkeit, Ihren Kommentar nachträglich anzupassen. Kommentare können auch erneut kommentiert werden. Aktiveren Sie dazu den Kommentartext und klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Neuer Kommentar“.
Sobald ein Dokument zahlreiche Kommentare enthält, können Sie sich diese auch in einer Liste am rechten Seitenrand anzeigen lassen, um weiterhin den Überblick zu behalten. Klicken Sie dafür auf „Kommentare anzeigen“ und wählen Sie die Option „Liste“.
Nun erscheinen alle Kommentare aufgelistet am Seitenrand des Dokumentes.
Wird es Ihnen zu unübersichtlich, können Sie die Kommentare auch ausblenden. Gehen Sie dazu wieder auf die Registerkarte „Überprüfen“, dann auf „Kommentare“ und klicken Sie auf die Sprechblase oberhalb des aktivierten Feldes „Kommentare anzeigen“. Somit blenden Sie die Kommentare neben dem Text aus.
Möchten Sie allerdings Kommentare unwiderruflich löschen, haben Sie zwei Möglichkeiten: Klicken Sie entweder auf den Kommentar und die drei Punkte in der rechten Ecke oben. Dort haben Sie die Möglichkeit, den Kommentar sowie alle Antworten darauf zu löschen. Möchten Sie alle Kommentare im Dokument löschen, gibt es dafür eine zeitsparende Lösung, und zwar über das Feld „Löschen“ in der Gruppe „Kommentare“. Hier können Sie einen markierten Kommentar, aber auch alle im Dokument vorhandenen Kommentare, zeitgleich löschen.
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass keine neuen Kommentare hinzugefügt werden können, können Sie den Schreibschutz für das Dokument aktivieren. Klicken Sie dazu auf „Datei“ und dann auf „Informationen“ und wählen Sie die Option „Dokument schützen“. Anschließend können Sie ein Passwort für den Schreibschutz des Dokuments festlegen. Daraufhin haben Sie einen Schreibschutz für Ihre Dokument, der auch die Kommentarfunktion einschließt.
Beim Druck des kommentierten Dokumentes werden automatisch auch die Kommentare ausgedruckt. Um dies zu verhindern, deaktivieren Sie die entsprechende Option. Klicken Sie dazu unter „Datei“ auf „Drucken“. Hier öffnet sich eine Auswahl im Bereich Einstellungen. Deaktivieren Sie hier die Option „Markup drucken“. Das Dokument wird nun ohne Kommentare ausgedruckt.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Word-Kommentarfunktion eine effektive Zusammenarbeit ermöglicht, schnelles Feedback bietet sowie die Möglichkeit, Änderungen in Echtzeit vorzunehmen. Sie erspart das umständliche Versenden von Dokumenten per E-Mail oder das Verlassen der Word-Anwendung, um Kommentare in anderen Programmen zu hinterlassen.
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