Wer mit anderen gemeinsam an einem Word-Dokument arbeitet, möchte dazu mitunter Anmerkungen und Vorschlägen unterbreiten oder Fragen dazu stellen ohne den Text zu verändern. Dafür gibt es in Word ein nützliches Hilfsmittel: die Kommentarfunktion. Mit ihr fügen Sie am Seitenrand des Dokumentes in einer Art Sprechblase Ihre Anmerkungen ein. Die Teammitglieder können Ihre Kommentare lesen, sie wiederum kommentieren und die Kommentare anschließend auch wieder löschen.
Das geht ganz einfach. In der Registerkarte Überprüfen stehen dafür in der Gruppe Kommentare mehrere Schaltflächen zur Verfügung. Hier können Sie Kommentare einfügen und entfernen.
Über die Schaltfläche Löschen öffnen Sie eine Auswahl. Hier haben Sie die Optionen, schrittweise einzelne oder sämtliche Kommentare des Dokumentes auf einmal zu löschen. Sobald Sie Kommentare eingefügt haben, können Sie mit den Schaltflächen Vorheriges Element und Nächstes Element zwischen den Kommentaren navigieren.
Fügen Sie einen Kommentar ein. Am Seitenrand öffnet sich eine Sprechblase mit dem Namen des Kommentar-Verfassers. Tippen Sie hier Ihre Anmerkung ein. Sind Sie damit fertig, klicken Sie einfach wieder in das Dokument.
Die entsprechende Stelle im Dokument wird angezeigt. Den Text eines Kommentarfeldes können Sie wie üblich bearbeiten und kommentieren. Über die Schaltfläche Markup anzeigen werden sämtliche Kommentare am rechten Seitenrand ein- und ausgeblendet.
Sie können den Kommentarbereich auch innerhalb des Dokumentes einblenden. Als Minisymbol wird Ihnen in der Höhe des Kommentars eine »Kommentarblase« angezeigt. Mit einem Mausklick blenden Sie den Bearbeitungsbereich rechts ein und aus.
Kommentare können auch selbst wieder kommentiert und erneut kommentiert werden. Aktiveren Sie dazu den Kommentartext und klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Neuer Kommentar.
Drucken Sie ein kommentiertes Dokument, werden auch die Kommentare gedruckt. Möchten Sie das verhindern, deaktivieren Sie die entsprechende Option. Klicken Sie dazu unter Datei auf Drucken, öffnet sich eine Auswahl im Bereich Einstellungen.
Deaktivieren Sie hier die Option Markup drucken. Das Dokument wird nun ohne Kommentare ausgedruckt.
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