Sie möchten einem Kunden oder Kollegen einen längeren Text – wie beispielsweise einen Vertrag oder eine Projektbeschreibung – übersichtlicher gestalten? Word bietet die Möglichkeit, beim Erstellen einer PDF-Datei aus Word heraus Textmarken aus den Überschriften des Word-Dokuments zu erzeugen. Die Navigation im PDF-Dokument wird dadurch erheblich erleichtert, da die Überschriften in der PDF-Datei direkt angesteuert werden können.
So funktioniert es:
Die Überschriften im Word Dokument müssen mit den Überschriftsformatvorlagen (Überschrift 1, Überschrift 2, usw.) formatiert werden. Die Überschriftsformatvorlagen befinden sich im Register „Start“ in der Gruppe „Formatvorlagen“.
Klicken Sie in den Absatz, den Sie als Überschrift formatieren wollen und klicken Sie dann auf die gewünschte Überschriftsformatvorlage.
So verfahren Sie mit allen Überschriften in dem Word-Dokument.
Nach Abschluss der Formatierung speichern Sie das Dokument als PDF-Datei mit Textmarken. Dazu wählen Sie im Register „Datei“ den Befehl „Speichern unter“ und wählen als Dateityp das PDF-Format aus. Klicken Sie im erscheinenden Dialogfenster auf die Schaltfläche „Optionen“. Aktivieren Sie hier die Option „Textmarken erstellen mit Hilfe von Überschriften“
Jetzt können die Überschriften in der PDF-Datei zur Navigation innerhalb des Textes genutzt werden.
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