Alle Informationen auf einen Blick dank Smart Brevity: Mit dieser Methode schreiben Sie Texte so, dass Ihre Leser schnell verstehen, worum es geht, warum es wichtig ist und was sie tun sollen. Wer die Kernaussage sofort erkennt, kann Informationen schneller einordnen und darauf reagieren. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die wichtigsten Regeln vor.
Wichtiges nach vorne
Diese Einleitung haben wir nach den Prinzipien von Smart Brevity verfasst. Dieses folgt der Logik:
- Die Überschrift
- Die Kernaussage: Das Wichtigste zuerst
- Der Grund: Warum ist es wichtig?
- Die Aussicht: Vertiefung des Themas (optional)
Sinn dieser Methode ist es, dass Sie die adressierten Personen auf dem Weg nicht verlieren und sicherstellen, dass alle Informationen, die wirklich relevant sind, auch ankommen. Die Vermittlung von Informationen soll effizient, prägnant und leserorientiert sein.
Schritt für Schritt zum prägnanten Text
Die Smart-Brevity-Methode stammt von den Axios-Mitgründern Jim VandeHei, Mike Allen und Roy Schwartz. In ihrem Buch Smart Brevity: The Power of Saying More with Less erklären sie, wie sich mit wenigen, präzise gewählten Worten mehr Wirkung erzielen lässt.
Dafür haben sie auf Ihrer Website eine Checkliste erstellt, mit deren Hilfe auch Sie einen Versuch starten können, Ihre Geschäftskommunikation kürzer und prägnanter zu halten.
Vor dem Schreibprozess
Kennen Sie Ihre Leserschaft?
Für wen schreiben Sie? Kennen Sie den Kreis der Leser?
Was ist wichtig?
Was ist die wichtigste Information, die auf jeden Fall vermittelt werden soll? Nach vorne damit!
Legen Sie Ihre einzige Forderung fest
Was sollen die adressierten Personen nach dem Lesen tun? Entscheiden Sie sich für eine einzige Forderung.
Ihre Überschrift/ Ihr Betreff
Formulieren Sie konkret
Das wichtigste Wort kommt nach vorne, nicht ans Ende
Nicht mehr als 10 Wörter
Ihre Einleitung
Stellen Sie einen Bezug zur Überschrift her
Verzichten Sie auf überflüssige Informationen
Streichen Sie Sätze wie „Ich wollte mich bei Ihnen melden“.
Machen Sie direkt klar, worum es geht
Geben Sie den Lesern einen Grund, weiterzulesen.
Ihr Text
Nur ein Gedanke pro Absatz
Markieren Sie den wichtigsten Satz pro Abschnitt
So findet man auch beim Überfliegen des Textes alle nötigen Informationen.
Keine unnötigen Wörter
Löschen Sie jedes Wort, das nicht zur Vermittlung der Informationen beiträgt.
Ihr Abschluss
Legen Sie den nächsten Schritt fest
Wie geht es weiter? Was erwarten Sie? Seien Sie deutlich.
Die letzte Überprüfung
Lesen Sie den Text noch einmal laut vor
Kommt Ihnen der Text noch nicht flüssig vor beim Lesen, überarbeiten Sie ihn weiter.
Streichen Sie den letzten Satz
Die meisten Texte enden einen Satz zu spät. Überprüfen Sie, ob das bei Ihnen der Fall ist.
Würden Sie selbst den kompletten Text lesen?
Seien Sie ehrlich mit sich.
Mehr Aufmerksamkeit durch mehr Relevanz
Auch wenn Sie nicht alle Punkte auf der Checkliste berücksichtigen, können Sie nun aussagekräftigere Texte schreiben, die am Ende idealerweise von vielen gelesen werden. Wie das in der Geschäftskommunikation aussehen kann, zeigen wir Ihnen anhand einiger Beispiele:
1. E-Mail: Rückmeldung zu einer Präsentation
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Betreff: Abstimmung zur Präsentation
Hallo zusammen,
für unseren Kundentermin am Donnerstag habe ich die Präsentation überarbeitet und im Projektordner abgelegt. Damit wir noch ausreichend Zeit haben, mögliche Anpassungen vorzunehmen, wäre es hilfreich, wenn ihr euch die Folien vorher anschauen könntet. Insbesondere bei den Zahlen auf den Folien 8 bis 10 bin ich auf eure Rückmeldung angewiesen. Bitte gebt mir bis Dienstag um 14 Uhr Bescheid. Vielen Dank!
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Betreff: Präsentation: Zahlen bis Dienstag, 14 Uhr, prüfen
Hallo zusammen,
bitte prüft die Zahlen auf Folien 8 bis 10 bis Dienstag, 14 Uhr. Die überarbeitete Präsentation liegt im Projektordner.
Warum das wichtig ist: So können wir Korrekturen vor dem Kundentermin am Donnerstag einarbeiten.
Vielen Dank!
Was sich verbessert hat: Aufgabe und Frist stehen direkt am Anfang. Der Anlass folgt als kurze Begründung.
2. E-Mail: Verschiebung einer Besprechung
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Betreff: Änderung unseres Termins
Hallo zusammen,
da sich der Workshop am Mittwoch mit unserer wöchentlichen Teambesprechung überschneidet, müssen wir diese leider verschieben. Nach einem Blick in die Kalender bietet sich Donnerstag um 10 Uhr an. Die Besprechung findet wie gewohnt in Raum 3 statt. Bitte gebt mir kurz Bescheid, falls ihr zu diesem Zeitpunkt verhindert seid.
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Betreff: Teambesprechung auf Donnerstag, 10 Uhr, verschoben
Hallo zusammen,
unsere Teambesprechung findet am Donnerstag um 10 Uhr in Raum 3 statt.
Der Grund: Am Mittwoch überschneidet sie sich mit dem Workshop.
Bitte meldet euch kurz, wenn ihr verhindert seid.
Was sich verbessert hat: Der neue Termin ist sofort sichtbar. Die Erklärung steht dahinter.
3. Unternehmenskommunikation: Ergebnisse einer Befragung
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Wir bedanken uns herzlich bei allen Mitarbeitenden, die an unserer Befragung teilgenommen haben. Die Auswertung hat gezeigt, dass insbesondere bei der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit Verbesserungspotenzial besteht. 62 Prozent der Teilnehmenden wünschen sich einen regelmäßigeren Austausch zwischen den Teams. Daher werden wir ab November einen monatlichen Austausch für die Projektleitungen einführen.
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Ab November: monatlicher Austausch der Projektleitungen
Wir führen einen monatlichen Austausch für die Projektleitungen ein, um die Zusammenarbeit zwischen den Teams zu verbessern.
Der Anlass: In der Mitarbeiterbefragung wünschen sich 62 Prozent der Teilnehmenden einen regelmäßigeren Austausch zwischen den Teams.
Vielen Dank an alle, die teilgenommen haben!
Was sich verbessert hat: Die Konsequenz aus der Befragung steht am Anfang. Die Zahl liefert die Begründung. Der Dank bleibt erhalten.
Ihr nächster Text mit Smart Brevity
Beginnen Sie bei Ihrem nächsten Text einfach mit der Frage: Was müssen meine Leser unbedingt wissen? Stellen Sie diese Aussage an den Anfang. Ergänzen Sie, warum sie wichtig ist und was als Nächstes zu tun ist. So wird aus weniger Text mehr Klarheit.
Link zur Checkliste: The Smart Brevity Checklist — Write Clearer, Faster
Seminartipp: Klare Texte schreiben
Gute Texte leben von solchen Feinheiten. Wer Begriffe präzise einsetzt, schafft Klarheit und genau das macht den Unterschied zwischen einem verständlichen und einem missverständlichen Text aus. Weitere Tipps und Anregungen erhalten Sie in unserem Seminar Klare Texte schreiben. Wir freuen uns auf Sie!
