Ob in Meetings, Besprechungen oder Projektgruppen – Protokolle sind ein unverzichtbares Instrument, um Ergebnisse, Beschlüsse und Aufgaben nachvollziehbar festzuhalten. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter empfinden das Führen von Protokollen jedoch als lästige Pflicht. Die Unsicherheit beginnt oft schon bei der Frage: Was gehört eigentlich ins Protokoll – und was nicht? Die gute Nachricht: Mit ein wenig Struktur und Übung fällt das Protokolle schreiben deutlich leichter.
Warum Protokolle so wichtig sind
Protokolle dokumentieren, wer was wann gesagt, entschieden oder übernommen hat. Sie sorgen für Verbindlichkeit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit – nicht nur im rechtlichen Sinne, sondern auch für eine gute interne Zusammenarbeit. Gerade in Zeiten agiler Prozesse, hybrider Teams und dynamischer Projektarbeit sind klare schriftliche Festhaltungen wichtiger denn je.
Ein gutes Protokoll hilft:
- Missverständnisse zu vermeiden
- Aufgaben eindeutig zu verteilen
- Entscheidungen zu begründen
- Projektfortschritte zu sichern
Protokoll ist nicht gleich Protokoll
Je nach Zweck und Umfang der Sitzung oder des Meetings gibt es verschiedene Protokollarten, die sich in ihrer Detailtiefe unterscheiden. Die bekanntesten Protokollarten sind das Verlaufs- sowie das Ergebnisprotokoll. Daneben gibt es noch einige andere Protokollarten wie das Wortprotokoll, das Gedächtnisprotokoll sowie das Versuchsprotokoll. In diesem Beitrag gehen wir genauer auf die zwei gängigsten Arten der Protokollierung ein.
Das Verlaufsprotokoll
Das Verlaufsprotokoll stellt den genauen Verlauf einer Diskussion während einer Sitzung dar und ist daher besonders nützlich, wenn es darum geht, Argumentationsketten, unterschiedliche Meinungen und Positionen zu dokumentieren. Mit einem Verlaufsprotokoll werden nicht nur die Endergebnisse festgehalten, sondern auch, wie diese zustande gekommen sind, welche unterschiedlichen Argumente vorgebracht und welche Lösungen diskutiert wurden. Es eignet sich besonders für Besprechungen zu komplexen Themen, bei denen unterschiedliche Meinungen berücksichtigt werden müssen, z.B. in Projektteams, bei Gremiensitzungen oder bei Diskussionen über strategische Entscheidungen.
Das Ergebnisprotokoll
Das Ergebnisprotokoll ist eine Art der Protokollierung, die sich darauf konzentriert, die wesentlichen Entscheidungen und Beschlüsse einer Sitzung festzuhalten. Im Gegensatz zum Verlaufsprotokoll dokumentiert es nicht den gesamten Gesprächsverlauf, sondern konzentriert sich auf die letztendlichen Ergebnisse, die für die Umsetzung der besprochenen Punkte relevant sind. Damit eignet es sich besonders für Besprechungen, bei denen bestimmte Ziele und Aufgaben im Vordergrund stehen – z.B. Projektbesprechungen, Teamsitzungen oder Managemententscheidungen.
Typische Stolperfallen beim Protokollieren
Viele, die Protokolle schreiben, machen es sich unnötig schwer – nicht aus mangelnder Kompetenz, sondern aus Unsicherheit oder fehlender Orientierung. Häufige Herausforderungen sind:
- Der Anspruch, alles wortwörtlich festzuhalten
- Unklare Abgrenzung zwischen Wichtigem und Unwichtigem
- Fehlende Struktur und unübersichtlicher Aufbau
- Zu spätes Anfertigen des Protokolls
- Unsicherheit bei der sprachlichen Formulierung
Die Folge sind langatmige, schwer lesbare Dokumente, die niemand gerne liest – geschweige denn nutzt.
Tipps für das Verfassen eines Protokolls
Um die Protokollführung so einfach und zeitsparend wie möglich zu gestalten, gibt es einige Tipps, die Sie beachten können.
Bereiten Sie sich vor
Wenn Sie Protokolle schreiben, bereiten Sie sich im Voraus auf die Sitzung vor. Erstellen Sie eine Liste der Tagesordnungspunkte, um sicherzustellen, dass nichts Wichtiges vergessen wird. Dazu ist es auch wichtig, dass die protokollführende Person vor der Sitzung benannt wird und nicht erst nach Beginn der Besprechung. So hat sie die Möglichkeit, alle relevanten Vorinformationen zu sammeln und eine erste Gliederung für das Protokoll zu erstellen. Dies hilft, sich während der Sitzung ganz auf den Ablauf zu konzentrieren und sich nicht mit Formalitäten zu beschäftigen.
Halten Sie sich an eine einheitliche Struktur
Beginnen Sie das Protokoll mit Datum, Ort und Teilnehmerliste. Führen Sie dann die Tagesordnungspunkte auf und notieren Sie zu jedem Punkt die wesentlichen Informationen. Ein klarer Aufbau erleichtert das spätere Nachlesen. Hierbei helfen auch Vorlagen, die einheitlich im Unternehmen eingesetzt werden.
Schreiben Sie neutral und objektiv
Vermeiden Sie subjektive Kommentare oder Bewertungen. Ein Protokoll sollte nur Fakten und Beschlüsse beinhalten. Insbesondere beim Verlaufsprotokoll ist eine neutrale Ausdrucksweise wichtig, die keine Wertungen vornimmt, sondern das Gesagte möglichst genau wiedergibt.
Protokollieren Sie, wenn möglich, mit dem Laptop
Wenn Sie die Möglichkeit haben, schreiben Sie Ihre Notizen für das Protokoll während der Sitzung auf Ihrem Laptop. Das hat den großen Vorteil, dass Sie immer noch etwas ergänzen können – auch zu Tagesordnungspunkten, die eigentlich schon abschließend besprochen wurden. Auch bei gut organisierten Sitzungen kann es immer wieder zu Abweichungen im Ablauf kommen. So bleiben Sie flexibel. Wenn Sie keine Möglichkeit haben, das Protokoll am PC zu schreiben, lassen Sie unter jedem Punkt etwas Platz, damit Sie später noch etwas ergänzen können.
Verwenden Sie Abkürzungen und Stichpunkte
Insbesondere wenn Sie das Protokoll nicht am PC, sondern handschriftlich führen, empfiehlt es sich, mit Abkürzungen zu arbeiten. Das spart Zeit und verhindert, dass man beim Schreiben den Faden verliert. Auch die Verwendung von Stichpunkten anstelle von ausgeschriebenen Sätzen schafft etwas Luft. Wichtig ist, dass Sie bei der Nachbearbeitung das Geschriebene entziffern können und die Abkürzungen einheitlich verwendet werden. Hier ist es auch sinnvoll, sich in der Vorbereitung schon auf Abkürzungen für gängige Fachbegriffe oder Personen festzulegen.
Markieren Sie Beschlüsse und Aufgaben
Heben Sie wichtige Entscheidungen oder Aufgaben hervor, zum Beispiel durch Fett- oder Kursivschrift. Dies hilft Ihnen bei der späteren Bearbeitung des Protokolls, wichtige Punkte schnell zu finden und ermöglicht auch den Teilnehmenden im Nachhinein, die ihnen gestellten Aufgaben direkt zu erkennen.
Prüfen Sie das Protokoll auf Vollständigkeit
Nehmen Sie sich nach der Sitzung Zeit, um das Protokoll zu überprüfen und gegebenenfalls zu ergänzen. Wenn möglich, beginnen Sie zeitnah mit der Nachbearbeitung Ihrer Notizen. So ist die Besprechung noch präsent und Sie können eventuelle Lücken im Protokoll noch aus dem Gedächtnis füllen. Lassen Sie es nach Möglichkeit von anderen Teilnehmenden gegenlesen, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Punkte erfasst haben.
Kann KI bei der Protokollierung helfen?
Künstliche Intelligenz kann bereits an vielen Stellen im Büroalltag helfen, sich auf wesentliche Aufgaben zu konzentrieren und repetitive Tätigkeiten für den Menschen zu übernehmen. Ist das auch schon bei der Protokollführung möglich? Tatsächlich gibt es bereits KI-Tools, die bei der Protokollführung unterstützen können. Mithilfe automatisierter Spracherkennungssysteme können KI-Anwendungen das Gesagte in Echtzeit transkribieren und so Wortprotokolle oder stichpunktartige Zusammenfassungen erstellen. Einige KI-Lösungen sind auch in der Lage, wichtige Themen, Entscheidungen und Aufgaben automatisch zu erkennen und zu markieren, was die Erstellung von Ergebnisprotokollen erheblich beschleunigt. Besonders vorteilhaft ist der Einsatz von KI bei Online-Meetings, da sie direkt in gängige Videokonferenzsysteme integriert werden kann.
So ist es z.B. in Microsoft Teams mithilfe von Copilot, dem KI-Tool von Microsoft, möglich, Protokolle und Aufgabenlisten von Besprechungen automatisch zu erstellen und den Teilnehmenden zur Verfügung zu stellen. Diese Funktion ist insbesondere dann hilfreich, wenn nach längeren Besprechungen unklar ist, welche Aufgaben besprochen wurden oder welche konkreten Ergebnisse zu bestimmten Punkten festgehalten wurden. Voraussetzung ist, dass Sie das Meeting von Anfang an aufzeichnen. Eine abschließende Durchsicht durch Menschen ist dennoch ratsam, da KI-Protokolle bisher vor allem unterstützende und weniger vollständig autonome Dokumentationen liefern. Je nach Spracherkennungssystem ist auch die Prüfung des Datenschutzes ein unumgänglicher Schritt beim Einsatz dieser Hilfsmittel.
Protokolle – Ein wichtiges Element erfolgreicher Teamarbeit
Insgesamt zeigt sich, dass die Protokollierung von Sitzungen eine unverzichtbare Aufgabe ist, die entscheidend zur Klarheit und Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen beiträgt. Sie ermöglicht es, wichtige Informationen festzuhalten und sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden und Abwesenden die gleichen Informationen erhalten. Die Aufgabe der Protokollierung ist daher alles andere als unwichtig und bleibt ein wesentliches Element erfolgreicher Teamarbeit und effektiver Kommunikation, das Sie durch die richtige Herangehensweise und den Einsatz moderner Technologien vereinfacht und optimieren können.
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