Seit Mitte März 2024 stellt Microsoft seinen Assistenten Copilot für alle gängigen Office-Programme zur Verfügung. Das neue Feature soll Anwendungen wie Excel, Word oder Outlook durch den Einsatz künstlicher Intelligenz aufwerten. Ziel von Copilot ist es laut Microsoft, die Produktivität und Kreativität der Nutzerinnen und Nutzer zu steigern, indem sie Aufgaben effizienter erledigen und neue Ideen leichter umsetzen können. Da der Copilot in die Microsoft 365 Apps integriert ist, kann er während der täglichen Arbeit in Dokumenten, Listen oder E-Mails genutzt werden. Microsoft hat angekündigt, den Funktionsumfang von Copilot kontinuierlich zu erweitern, um den sich ändernden Anforderungen der Arbeitswelt gerecht zu werden. In diesem Beitrag geben wir einen Überblick über die derzeit verfügbaren Funktionen von Copilot in den verschiedenen Office-Programmen.

Microsoft Word: Inhalte erstellen und optimieren

Word wurde von Beginn an mit einigen sehr hilfreichen und nützlichen Funktionen ausgestattet, um den eigenen Schreibprozess in Gang zu bringen, aber auch um bereits erstellte Texte zu verbessern.

Einen ersten Entwurf erstellen

Copilot arbeitet hier wie andere gängige KI-Tools und erstellt einen ersten Entwurf auf der Grundlage eines Prompts. Wie bei jeder textgenerierenden KI gilt auch hier: Je präziser der Prompt, desto besser das Ergebnis. Ist der Text erstellt, kann er durch weitere Prompts optimiert werden. Es ist auch möglich, Texte aus Dokumenten oder Webseiten zu erstellen. Siehe dazu auch unseren Beitrag: Präsentation aus Dokument mit Copilot erstellen

Texte optimieren

Wenn Sie bereits einen Entwurf erstellt haben, aber noch nicht zufrieden mit dem Ergebnis sind, haben Sie mit Copilot in Word die Möglichkeit, diesen Text zu optimieren. Auch die Tonalität Ihres Textes kann hier angepasst werden. Mehr Details finden Sie hier: Texte optimieren mit Copilot in Word

Texte zusammenfassen

Bei langen, umfangreichen Dokumenten kann Copilot eine Arbeitserleichterung darstellen, in dem die KI diese zusammenfasst und somit die wichtigsten Gedanken herausarbeitet.

Microsoft PowerPoint: Präsentationen entwerfen und optimieren

Neben Word sind aktuell die Features von Copilot in PowerPoint am Überzeugendsten. Hier hilft Copilot dabei, professionell aussehende Präsentationen mit minimalem Aufwand zu erstellen.

Erstellen neuer Präsentationen

Auch hier ist es möglich, ähnlich wie in Word, eine neue Präsentation mit Hilfe einer spezifischen Eingabeaufforderung zu erstellen. Besonders leicht fällt es Copilot mit einfachen Eingaben wie zum Beispiel „Erstelle eine Präsentation über Zebras, ihre Nahrungsquellen sowie ihre Verbreitungsgebiete“. Copilot liefert hier ansprechende Ergebnisse (siehe auch: Präsentation mit Copilot in PowerPoint erstellen). Allerdings ist hier auf die Urheberrechte zu achten – insbesondere bei den Bildquellen. Copilot kann hier auch auf Nachfrage keine Quellen für Bilder und Texte liefern.

Auch hier können Sie anstatt allgemeiner Prompts auch wieder auf Dokumente oder Websites als Quellen verweisen, auf dessen Basis dann ein Präsentationsentwurf erstellt wird.

Präsentation strukturieren und organisieren

Eine weitere sinnvolle Funktion von Copilot ist es, bestehende Präsentationen zu gliedern und zu strukturieren, um sie übersichtlicher zu machen. Dadurch sparen Sie viel Zeit, die Sie normalerweise für die Erstellung von Verzeichnissen, Gliederungen oder Folien mit Überschriften benötigen.

Microsoft Excel: Datenanalyse und Visualisierung

In Excel sind die Funktionen von Copilot derzeit noch nicht umfangreich. Hier soll der Copilot vor allem bei der Datenanalyse helfen. Für Anwenderinnen und Anwender, die täglich mit Excel arbeiten, sind aber die meisten Analysen selbst genauso schnell gemacht wie mit der KI-Funktion.

Nützlich ist unter anderem die bedingte Formatierung in Excel mithilfe von Copilot. Hier finden Sie eine genaue Anleitung: Bedingte Formatierung mit CoPilot in Excel. Auch das automatische Hinzufügen berechneter Spalten kann mit dem Copilot schneller gehen: Berechnete Spalten mit Copilot in Excel einsetzen.

Es bleibt spannend, welche Features Microsoft in Zukunft noch für Excel zur Verfügung stellen wird, um die Arbeit mit Excel einfacher und produktiver zu gestalten.

Microsoft Outlook: Effiziente E-Mail-Verwaltung

In Outlook hilft Copilot, den E-Mail-Verkehr effizienter zu verwalten. Produktivität und Zeitersparnis stehen dabei im Vordergrund. Viele Funktionen von Outlook können bereits überzeugen.

Automatisches Verfassen von E-Mails

Auf der Grundlage kurzer Eingaben oder Stichworte kann Copilot komplette E-Mails formulieren. Er passt Ton und Sprache an den Kontext des Empfängers und den bisherigen E-Mail-Verlauf an. Die Ergebnisse sind in der Regel zufriedenstellend oder erfordern nur kleine Änderungen. Auch hier ist es möglich, die Tonalität der Nachricht im Nachhinein anzupassen. Auch selbst verfasste Mails können mit Copilot optimiert werden.

Inhalte schnell zusammengefasst

Mit Copilot ist es auch möglich, lange E-Mail-Ketten zusammenzufassen und die wichtigsten Punkte herauszufiltern, um einen schnellen Überblick zu erhalten. Diese Funktion kann besonders nach längerer Abwesenheit nützlich sein, wenn man lange E-Mail-Ketten im Postfach findet und nun wissen muss, ob diese persönliche ToDos oder wichtige Informationen enthalten. Dies funktioniert jedoch nur, wenn alle E-Mails aufeinander aufbauen. Es reicht nicht aus, wenn alle E-Mails das gleiche Thema behandeln.

Für den Outlook-Kalender und die Aufgaben gibt es derzeit noch keine Arbeitserleichterung durch Copilot. Auch hier müssen sich die Benutzerinnen und Benutzer noch etwas gedulden und auf die neuen Updates warten.

Microsoft Teams: Zusammenarbeit und Produktivität steigern

Auch in Teams kann Copilot bereits zur Arbeitserleichterung eingesetzt werden. Hier geht es ebenfalls darum, effizienter zusammenzuarbeiten, wichtige Informationen schneller zu erfassen und Projekte reibungslos voranzutreiben. An einigen Stellen funktioniert das schon recht gut.

Protokollierung von Meetings

Copilot kann automatisch Protokolle und Aufgabenlisten von Besprechungen erstellen und den Teilnehmern zur Verfügung stellen. Diese Funktion kann besonders dann hilfreich sein, wenn man nach längeren Besprechungen nicht mehr weiß, welche Aufgaben alle besprochen wurden oder was das konkrete Ergebnis zu einzelnen Punkten einer Besprechung war. Voraussetzung ist, dass die Besprechung von Anfang an aufgezeichnet wurde.

Zusammenfassung von Chats

Die KI fasst lange Chatverläufe zusammen und hebt die wichtigsten Aspekte hervor. Ähnlich wie bei Outlook kann dies helfen, die wichtigsten Punkte, Aktionen und Entscheidungen schnell zu überprüfen und so produktiver zu arbeiten.

Hinweis: Um diese Funktionen nutzen zu können, müssen Sie Microsoft Copilot zu Ihrem Abonnement hinzugefügt und aktiviert haben. Dies erfolgt in der Kontoverwaltung Ihrer MS Office-Version. Detaillierte Informationen zur Verfügbarkeit und Installation von Microsoft Copilot finden Sie hier: Wo erhalte ich Microsoft Copilot?

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Dieser Beitrag wir regelmäßig aktualisiert. Aktueller Stand: 31. Juli 2024