Im Beitrag Microsoft Copilot – Hilfreiche Funktionen im Überblick haben wir Ihnen bereits vorgestellt, dass Microsoft Copilot in der aktuellen Version auch in Outlook genutzt werden kann. Sowohl beim Verfassen und Beantworten von E-Mails als auch beim Optimieren Ihres Schreibstils hilft Ihnen Microsoft Copilot, Zeit zu sparen und die richtige Formulierung zu finden. Wir erklären Ihnen hier, wie Sie Copilot zum Verfassen neuer Mails oder zum Beantworten von Mails nutzen können. Voraussetzung ist, dass Sie Copilot zu Ihrem Abonnement hinzugefügt und aktiviert haben. Dies können Sie in der Kontoverwaltung Ihrer MS Office-Version tun.
So funktioniert es:
Antwortmail verfassen
Um eine E-Mail von Copilot beantworten zu lassen, öffnen Sie zunächst die E-Mail und wählen Sie Antworten / Allen antworten. In dem sich öffnenden Fenster finden Sie das Copilot-Symbol in der Menüleiste.
Zusätzlich bietet Copilot direkt mehrere Antwortmöglichkeiten an. In diesem Beispiel wird durch das Anklicken von „Reklamation erhalten“ folgende Antwort generiert:
Sie haben nun die Möglichkeit, den durch Copilot erstellten Text durch Anklicken von „Beibehalten“ zu übernehmen, den Text zu verwerfen, einen neuen Versuch zu starten oder an dem Entwurf noch etwas zu ändern.
Darüber hinaus können Sie den Text der E-Mail wie gewohnt bearbeiten, bevor Sie ihn verschicken.
Alternativ können Sie über das Copilot-Symbol zwei Varianten auswählen:
Mit der Variante „Entwurf mit Copilot“ formuliert Ihnen Copilot eine Antwort vor. Mit der Variante „Coaching von Copilot“ können Sie eine von Ihnen formulierte Antwort überarbeiten lassen.
Nachdem Sie „Entwurf mit Copilot“ ausgewählt haben, können Sie die wichtigsten Inhalte des Schreibens kurz zusammenfassen.
Durch Anklicken von „Generieren“ erstellt Copilot daraus eine Antwort auf das Schreiben.
Auch hier besteht die Möglichkeit, den Text zu übernehmen, ihn zu verwerfen, sich einen neuen Entwurf erstellen zu lassen oder an dem generierten Text noch Änderungen vorzunehmen.
Die Überarbeitungsfunktion bietet darüber hinaus folgende Möglichkeiten:
Neue Mail verfassen
Das Verfassen einer neuen Mail funktioniert ähnlich. Hier muss jedoch ein gewünschter Inhalt vorgegeben werden.
Das Ergebnis könnte wie folgt aussehen:
Über „Möchten Sie noch etwas ändern?“ können Sie die Formulierung formeller klingen lassen, z.B. so
Copilot behält zunächst beide Entwürfe, bis Sie sich für einen entscheiden. Jeder Entwurf erhält eine Bezeichnung, um sie auseinanderhalten zu können, z.B. „Formeller klingen lassen“.
Beachten Sie, dass „Verwerfen“ bedeutet, dass alle Entwürfe verworfen werden.
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