Die Möglichkeiten bei der Protokollierung von digitalen Meetings werden immer vielfältiger. Es gibt nicht mehr nur das klassische Mitschreiben während der Besprechung. Dank Teams, Zoom und Co. ist es nun auch möglich, das Meeting aufzuzeichnen und erst später zu transkribieren. Noch einfacher ist es, die Aufzeichnung einfach allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen. Doch ist das erlaubt? Wie kann man Online-Meetings wirklich rechtssicher protokollieren?

Rechtlicher Rahmen: Wann dürfen Online-Meetings aufgezeichnet oder protokolliert werden?

Wenn ein Meeting aufgezeichnet wird, fällt das unter die Verarbeitung personenbezogener Daten. Hier kommt die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) zum Tragen. Laut dieser muss für die Verarbeitung personenbezogener Daten eine freiwillige, informierte und dokumentierte Einwilligung vorliegen. Darüber hinaus ist eine Aufzeichnung ohne Kenntnis und Einwilligung der teilnehmenden Personen auch nach § 201 StGB strafbar.

Das bedeutet, dass für eine Tonaufnahme oder Videoaufzeichnung immer eine vorherige, idealerweise schriftliche Einwilligung erforderlich ist. Diese muss vor der Aufzeichnung erfolgen und auch danach noch nachweisbar sein.

Wichtiger Hinweis: Bei der Weitergabe der aufgezeichneten Daten an Dritte sind weitere rechtliche Maßnahmen nach DSGVO erforderlich.

Transkription vs. Tonaufnahme: Wo liegt der Unterschied?

Wer ein Meeting aufzeichnet, stellt bildlich gesprochen ein Mikrofon in die Mitte des Raumes. Wer es transkribiert, greift zum Notizblock. Beide Methoden halten Inhalte fest, jedoch mit sehr unterschiedlicher Tiefe und rechtlicher Tragweite.

Eine Tonaufnahme gilt als besonders eingriffsintensiv. Sie speichert nicht nur den Inhalt, sondern auch die Stimme der Beteiligten.

Anders verhält es sich bei einer Transkription ohne Tonaufnahme, also einer reinen Verschriftlichung des gesprochenen Wortes. Kommen hier keine technischen Hilfsmittel zum Einsatz, fällt dies nicht unter den Tatbestand einer Aufzeichnung ohne Einwilligung nach § 201 StGB .

Ein verbreitetes Missverständnis ist, dass das bloße Aktivieren der Transkriptionsfunktion in Tools wie Microsoft Teams harmlos sei. Doch auch Transkriptionsfunktionen in Tools wie Teams sind meist technisch gesehen Aufzeichnungen, zumindest temporär, und daher datenschutzrechtlich relevant. Entscheidend ist, dass alle Beteiligten wissen, was protokolliert wird und aktiv zustimmen.

Kurz gesagt: Eine Transkription ohne Tonaufnahme ist meist datenschutzrechtlich leichter vertretbar als eine vollständige Audioaufzeichnung, aber auch sie darf nicht heimlich erfolgen.

Protokolle mit KI-Unterstützung: Neue Technik, alte Regeln?

Immer häufiger kommt künstliche Intelligenz bei der Protokollierung von Besprechungen zum Einsatz, manchmal ganz automatisch im Hintergrund. In Tools wie Microsoft Teams entstehen dabei nicht nur Wort-für-Wort-Transkriptionen, sondern auch zusammenfassende Protokolle, Aktionspunkte oder weitere hilfreiche Auswertungen. Was für die tägliche Arbeit praktisch ist, wirft aus rechtlicher Sicht neue Fragen auf oder besser gesagt: bekannte Fragen in neuer Form.

Denn grundsätzlich gilt: Auch KI-generierte Protokolle verarbeiten personenbezogene Daten. Ob Sprache, Inhalt, Name oder Beteiligung am Gespräch: All das kann durch die KI erfasst, ausgewertet und gespeichert werden. Besonders heikel wird es, wenn die KI nicht nur mitschreibt, sondern auswertet, gewichtet oder interpretiert.

Auch bei einem mithilfe von KI erstelltem Protokoll gelten folgende Regeln:

• Betroffene müssen informiert werden, was verarbeitet wird,
• eine Rechtsgrundlage muss bestehen, etwa eine Einwilligung oder ein berechtigtes Interesse,
• und die Zweckbindung der Datenverarbeitung muss gewährleistet sein.

Wichtig ist außerdem: KI-generierte Inhalte sind nicht automatisch neutral oder korrekt. Wenn daraus Entscheidungen abgeleitet werden, etwa bei der Bewertung von Mitarbeitenden oder bei der Projektsteuerung, muss besonders sorgfältig geprüft werden, wie verlässlich die Datenbasis ist. Außerdem macht es einen Unterschied, ob die Daten außerhalb der EU verarbeitet werden. Dann sind zusätzliche Anforderungen zu beachten.

Praktische Empfehlungen für den Umgang mit Protokollfunktionen

Die technischen Möglichkeiten zur Protokollierung von Online-Meetings sind vielfältig. Damit die Nutzung rechtlich einwandfrei und im Sinne einer vertrauensvollen Zusammenarbeit erfolgt, ist vor allem eines entscheidend: Transparenz und Klarheit im Umgang mit den Funktionen.

Hier sind einige Empfehlungen für die Praxis:

Vor dem Meeting: Klar informieren und einbeziehen

Wenn ein Meeting ganz oder teilweise protokolliert werden soll, sei es per Tonaufnahme, Transkription oder durch eine KI, sollte dies bereits in der Einladung klar kommuniziert werden. Ein kurzer Hinweis reicht nicht aus, wenn unklar bleibt, wie und zu welchem Zweck Inhalte aufgezeichnet oder verarbeitet werden.

Tipp: Formulieren Sie deutlich, ob Ton mitgeschnitten, eine Transkription erstellt oder ein KI-Protokoll generiert wird, und holen Sie bei Bedarf die ausdrückliche, am besten schriftliche, Zustimmung der Teilnehmenden ein.

Während des Meetings: Hinweise und Mitsprache ermöglichen

Auch im laufenden Meeting ist es sinnvoll, die Teilnehmenden aktiv darauf hinzuweisen, wenn eine Protokollierung erfolgt. In Microsoft Teams erscheint zum Beispiel zwar ein automatischer Hinweis beim Start einer Aufzeichnung oder Transkription, doch dieser ersetzt keine persönliche Information.

Zudem sollte klar geregelt sein, ob und wie Teilnehmende der Protokollierung widersprechen oder auch noch im laufenden Meeting Fragen dazu stellen können.

Nach dem Meeting: Zugang und Verwendung regeln

Wird ein Protokoll erstellt, sollte anschließend festgelegt werden, wer Zugriff darauf hat, wie lange es gespeichert bleibt und in welchem Rahmen es verwendet wird. Besonders bei KI-generierten Inhalten empfiehlt es sich, das Ergebnis kritisch zu prüfen und sensiblen Inhalten mit besonderer Sorgfalt zu begegnen.

Tipp: Binden Sie Datenschutzbeauftragte frühzeitig ein, wenn neue Funktionen genutzt werden sollen.

Die Technik kann die Arbeit bei der Protokollierung von Meetings zwar erleichtern, aber nur, wenn sie mit Augenmaß und rechtlicher Klarheit eingesetzt wird. Wer offen kommuniziert, Einwilligungen einholt und nicht die Verantwortung an die Software abgibt, schafft die Basis für eine rechtssichere und faire Meetingkultur.

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Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information zu dem Thema „Online-Meetings rechtssicher protokollieren“. Für spezielle Einzelfälle oder besonders sensible Daten empfiehlt sich eine individuelle rechtliche Beratung.