Wenn Sie in Excel große Tabellen verwalten, kann es schnell unübersichtlich werden – besonders, wenn Sie wichtige Informationen farblich hervorgehoben haben. Genau hier hilft die Funktion Sortieren und Filtern nach Farbe.
Damit lassen sich nicht nur Zellfarben, sondern auch Schriftfarben oder Symbolfarben aus der bedingten Formatierung gezielt auswerten. Sie können so beispielsweise schnell alle relevanten Einträge in einer Übersicht zusammenfassen oder farblich markierte Prioritäten sortieren.
Ein konkretes Beispiel: Sie haben eine Bewerberliste erstellt und Kandidaten nach bestimmten Kriterien farblich markiert – etwa grün für „geeignet“, gelb für „möglicherweise“ und rot für „nicht passend“. Mit dem Sortieren nach Farbe können Sie im Handumdrehen die wichtigsten Kandidaten an den Anfang der Tabelle bringen und Ihre Besprechung effizient vorbereiten.
Sie möchten diese Daten deutlicher, der Farbe nach gefiltert oder sortiert, präsentieren.
AutoFilter einschalten oder Tabelle definieren
Es empfiehlt sich, immer vorab den AutoFilter einzuschalten, auch wenn Sie nur sortieren möchten. Markieren Sie dazu eine Zelle in Ihrem Datenbereich und klicken Sie im Register „Daten“, in der Gruppe „Sortieren und Filtern“ auf die Schaltfläche „Filtern“. In der obersten Zelle jeder Spalte erscheinen kleine Dropdown-Schalter (die Spaltenfilter).
Noch besser ist es, wenn Sie die Daten als Tabelle formatieren bzw. eine Tabelle definieren.
Filtern nach Farbe
Zum Filtern nach Farbe gibt es zwei Vorgehensweisen, die dasselbe bewirken. Bei der ersten Methode markieren Sie in Ihrer Tabelle eine Zelle, die die Farbe hat, nach der Sie filtern möchten. Öffnen Sie dann per Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Sie unter „Filter” den Befehl „Nach der Farbe der ausgewählten Zelle filtern“ aus.
Bei der zweiten Methode klicken Sie auf den Dropdown-Schalter in der Spalte, in der sich die Farbe befindet, nach der Sie filtern möchten. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü. Klicken Sie auf die Option “Nach Farbe filtern” und wählen Sie die entsprechende Farbe aus.
Das Dropdown-Menü zeigt nur die Filtermöglichkeiten, die es in der Spalte tatsächlich gibt. In diesem Beispiel gibt es in Spalte A weder unterschiedliche Schriftfarben noch Zellensymbole, somit wird nur das Filtern nach Zellenfarbe angeboten.
Beim Filtern können Sie immer nur eine Zellfarbe, Schriftfarbe oder Zellensymbol pro Spalte auswählen. Mit dem Befehl „Filter löschen”, der sich im Dropdown-Menü sowie im Kontextmenü befindet, können Sie Filter jederzeit wieder entfernen.
Sortieren nach Farbe: Die schnelle Methode
Wie Sie vielleicht bemerkt haben, gibt es im Kontextmenü auch die Option „Sortieren“ und im Dropdown-Menü auch die Option „Nach Farbe sortieren“. Zum Sortieren nach Farben gehen Sie also auf dieselbe Weise vor wie beim Filtern nach Farbe.
Diese schnelle Sortierweise ist eigentlich nur für eine Farbe gedacht. Wer schlau ist, kann aber mit wenigen Klicks die Tabelle vollständig sortieren. In unserem Beispiel gelingt das, indem Sie folgende Sortierungen vornehmen: in Spalte A zuerst nach Rot, dann nach Gelb, dann nach Grün.
Sortieren nach Farbe: Der optimale Weg
Im Dialogfeld „Sortieren“ kann man mehrere Sortierungen nacheinander ausführen lassen, sowie auch Sortierungen nach Werten und nach Farben kombinieren. Zum Aufrufen dieses Fensters markieren Sie eine Zelle in Ihrer Tabelle und klicken Sie entweder im Register „Daten“ auf die Schaltfläche „Sortieren“ oder in einem Filter-Dropdown-Menü auf „Benutzerdefiniertes Sortieren“.
Mithilfe der Schalter oben im Dialogfeld kann man Ebenen hinzufügen, löschen und kopieren. In den Dropdown-Feldern wählen Sie für jede Ebene zuerst die Spalte und dann das Merkmal, wonach sortiert werden soll (Wert, Zellenfarbe usw.). Unter „Reihenfolge“ werden die Farben oder Symbole angeboten, die in der Spalte zur Auswahl stehen. Stimmt alles, klicken Sie auf „OK“. Die Sortierungen werden sofort durchgeführt.
Filter oder Sortierung erneut anwenden
Es gibt zwei Möglichkeiten, Sortierungen oder Filter erneut anzuwenden – beispielsweise nachdem die Tabelle ergänzt wurde. Erstens befindet sich im Register „Daten“, rechts der Schaltfläche „Filtern“, die Schaltfläche „Erneut übernehmen“. Diese funktioniert etwa wie der „Auf gut Glück”-Button bei Google, denn alle definierten Filter und Sortierungen werden sofort angewendet, ohne dass man sie vorab sehen kann.
Alternativ können Sie ein Filter-Dropdown-Menü oder das Dialogfeld öffnen und auf OK klicken. Damit wird der jeweilige Filter oder die jeweilige Sortierung erneut angewendet.
Zum Schluss noch ein Hinweis: Eine Sortierung kann man – im Gegensatz zu einem Filter – nicht wirklich „entfernen“. Man kann sie nur durch eine andere Sortierung ersetzen. Das bedeutet auch, dass ein Klick auf den Schalter „Von A bis Z sortieren“ gegebenenfalls alle Ihre sorgfältig definierten Ebenen löscht!
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