
Zur besseren Lesbarkeit von Listen ist es hilfreich, jede zweite Zeile farbig zu unterlegen. Um dies nicht manuell vornehmen zu müssen, kann die bedingte Formatierung verwendet werden. Sollen die wechselnden Farben auch bei gefilterten Listen erhalten bleiben, ist eine spezielle bedingte Formatierung notwendig.
So funktioniert es:
Um eine abwechselnde farbige Hinterlegung von Zeilen zu erreichen, markieren Sie den gewünschten Bereich und rufen im Register „Start“ in der Gruppe „Formatvorlagen“ die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ auf. Hier wählen Sie den Eintrag „Neue Regel“.
Geben Sie in das Eingabefeld folgende verschachtelte Funktion ein:
=REST(ZEILE();2)
Die Funktion ZEILE liefert die jeweilige Zeilennummer zurück. Mit der Funktion REST wird dann der Rest der Division durch 2 festgestellt. Die Funktion liefert bei geraden Zeilennummern den Wert 0, da gerade Zahlen ohne Rest durch 2 teilbar sind. Für ungerade Zeilennummern ergibt sich der Wert 1. In Excel entspricht der Wert 0 dem Wahrheitswert FALSCH und der Wert 1 dem Wahrheitswert WAHR. Für alle ungeraden Zeilen ergibt sich dadurch der Wert WAHR und die gewählte Formatierung wird angewendet.
In der Liste sind jetzt alle ungeraden Zeilen mit einer Farbe hinterlegt.
Wird in dieser Liste jetzt gefiltert, so wird die abwechselnde Hinterlegung der Zeilen zerstört.
Um dies zu verhindern, muss eine andere Funktion in der bedingten Formatierung angewendet werden. Statt der Funktion ZEILE wird jetzt die Funktion TEILERGEBNIS mit der Funktionsnummer 3 verwendet. Die Funktionsnummer 3 entspricht der Funktion ANZAHL2, mit der gezählt wird, wie viele Zellen einen Wert enthalten. Im Unterschied zu der Funktion ANZAHL2 zählt die Funktion TEILERGEBNIS(3;…) nur die eingeblendeten Zeilen. Mit der Funktion REST wird wiederum festgestellt, ob ein Rest bei der Division durch 2 entsteht.
Der Beginn des Bereichs, in dem gezählt werden soll, wird mit einem absoluten Bezug auf den Anfang der Liste gelegt (im Beispiel: $A$2). Das Ende des Bereichs wird mit einem gemischten Bezug ($A2) definiert. Dadurch passt sich das Ende des Bereichs automatisch der Länge der Liste an.
Wird in der so formatierten Liste gefiltert, bleiben die wechselnden Farben der Zeilen erhalten.
Wurde für die bedingte Formatierung nicht nur die bestehende Liste, sondern die gesamte Spalte markiert, um die Formatierung auch für zukünftige Einträge zu übernehmen, muss die Regel für die bedingte Formatierung noch erweitert werden, damit nicht auch leere Zeilen hinterlegt werden.
Es muss jetzt zusätzlich noch geprüft werden, ob in einer Zeile ein Inhalt vorhanden ist. Dazu wird die erstellte Regel erweitert.
=REST(TEILERGEBNIS(3;$A1:$A$2);2)*($A1<>““)
Mit dem Ausdruck ($A1<>““) wird überprüft, ob die jeweilige Zelle ungleich „leer“ ist. Falls ja, liefert der Ausdruck den Wert WAHR bzw. 1. Für leere Zellen ergibt sich der Wert FALSCH bzw. 0. Die Ergebnisse beider Überprüfungen werden dann miteinander multipliziert. Für leere Zeilen wird also immer eine Multiplikation mit Null durchgeführt, so dass sich für den gesamten Ausdruck ebenfalls der Wert Null ergibt. Die Hinterlegung mit Farbe wird dann für leere Zeilen nicht durchgeführt.
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