Mit der Filterfunktion in Excel lassen sich Einträge in einer Liste nach gewünschten Kriterien filtern. So ist es beispielsweise möglich, sich den Umsatz eines Produkts in einer oder mehreren Regionen anzeigen zu lassen. Innerhalb einer Spalte ist es möglich, mehrere Einträge auszuwählen. Bei einer Filterung von mehreren Spalten sind die Bedingungen in den einzelnen Spalten immer als UND-Bedingung miteinander verknüpft. Mit dem einfachen Filter ist das Filtern nach einer ODER-Bedingung zwischen verschiedenen Spalten nicht möglich. Es gibt jedoch Abhilfe.
So funktioniert es:
In unserem Beispiel soll die Liste nach folgenden Bedingungen gefiltert werden. Die Region soll entweder „Region 1“ ODER „Region 2“ sein ODER das Produkt soll „Produkt A“ sein. Es müssten die farbig hinterlegten Datensätze gefunden werden, die jeweils mindestens eine dieser Bedingungen erfüllen.
Mit der einfachen Filterfunktion ist es kein Problem, mehrere Einträge aus einer Spalte auszuwählen, wie in unserem Beispiel „Region 1“ und „Region 2“. Das ausgewählte „Produkt A“ wird jedoch mit einer UND-Bedingung mit der Region verbunden, so dass nur Datensätze angezeigt werden, die sowohl eine der ausgewählten Regionen als auch das ausgewählte Produkt enthalten.
Um zu erreichen, dass die Spalten „Region“ und „Produkt“ mit einer ODER-Bedingung verknüpft werden, kann man in der einfachen Filterfunktion mit einer Hilfsspalte arbeiten. In dieser Hilfsspalte werden die gewünschten Bedingungen mit der ODER-Funktion miteinander verknüpft. Die ODER-Funktion liefert den Wert „WAHR“, wenn mindestens eine der eingegebenen Bedingungen erfüllt ist. In unserem Fall soll die Region entweder „Region 1“ oder „Region 2“ sein, das Produkt soll das „Produkt A“ sein. Die entsprechende Funktion ist:
=ODER(A2=“Region 1″;A2=“Region 2″;B2=“Produkt A“)
In der Hilfsspalte wird jetzt nach dem Wert „WAHR“ gefiltert. Es werden dann alle Datensätze angezeigt, die entweder eine der gewünschten Regionen enthalten oder das gewünschte Produkt oder beides.
Ohne zusätzliche Hilfsspalte lässt sich eine ODER-Verknüpfung zwischen mehreren Spalten durch den Einsatz des erweiterten Filters erreichen.
Um den erweiterten Filter anzuwenden, ist die Definition eines Kriterienbereichs, in dem die gewünschten Bedingungen angegeben werden, notwendig. Die Überschrift jeder Spalte, nach der gefiltert werden soll, wird in den Kriterienbereich übernommen. Die gewünschten Merkmale werden nach der folgenden Logik in den Kriterienbereich eingetragen: Wenn eine UND-Verknüpfung gewünscht wird, werden die gewünschten Merkmale in dieselbe Zeile eingetragen, bei einer ODER-Verknüpfung in unterschiedliche Zeilen.
Für unser Beispiel sieht der Kriterienbereich dann so aus, alle Merkmale stehen in unterschiedlichen Zeilen, sind dadurch mit ODER verbunden:
Der erweiterte Filter wird mit der Schaltfläche „Erweitert“ im Register „Daten“ in der Gruppe „Sortieren und Filtern“ aufgerufen. Bei Aufruf erscheint ein Dialogfenster, in das die zu filternde Liste und der Kriterienbereich eingegeben werden.
Nach Bestätigung mit „OK“ ist die Liste nach den gewünschten Kriterien gefiltert.
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