Die Erstellung von Zwischenergebnissen für Datenlisten kann eine zeitaufwändige und mühsame Aufgabe sein, insbesondere wenn sie manuell durchgeführt wird. Es erfordert oft viel Geduld und Konzentration, alle Zwischenergebnisse sorgfältig zu berechnen und einzugeben. Excel bietet jedoch eine praktische Lösung, mit der diese Berechnungen in wenigen Sekunden automatisch durchgeführt werden können.
So funktioniert es:
Für folgende Datenliste möchten Sie Zwischensummen erzeugen
- Zuerst eine Zwischensumme unterhalb eines jeden Produktes
- Danach eine Zwischensumme über alle Länder innerhalb eines jeden Produktes
Als Voraussetzung muss unsere Liste nach den Spalten sortiert sein, für die Sie Zwischenergebnisse erstellen möchten. Dabei müssen die Sortierebenen in der Reihenfolge definiert sein, nach der Sie sie zusammenfassen möchten. Also zuerst „Produkt“, dann nach „Land“.
Ist dies geschehen, können Sie die Zwischenergebnisse erstellen lassen. Hierfür finden Sie im Menü „Daten“ in der Gruppe „Gliederung“ den Befehl „Teilergebnisse“. Markieren Sie zuvor eine einzelne Zelle innerhalb der Liste.
Nehmen Sie in diesem Dialog folgende Einstellungen vor:
- Für welche Spalte soll ein Zwischenergebnis erstellt werden? Stellen Sie hier „Produkt“ ein. (Die Spalte nach der Sie primär sortiert haben)
- Welche Funktion soll im Zwischenergebnis verwendet werden, also wie soll es berechnet werden. Wählen Sie hier z.B. „Summe“.
- Welche Spalten sollen summiert werden? Wählen Sie hier eine oder mehrere sinnvollen Spalten (muss Zahlen enthalten) aus und deaktivieren alle anderen.
- Sollen bereits in der Liste enthaltene Zwischenergebnisse durch die neue Auswahl ersetzt werden?
- Möchten Sie automatische Seitenwechsel für einen Ausdruck erstellen? Die einzelnen Produkte werden jeweils auf einer neuen Druckseite angezeigt werden.
- Sollen die Zwischenergebnisse oberhalb oder unterhalb der Einzeldaten erzeugt werden? Die Standardeinstellung ist unterhalb.
Übernehmen Sie die Einstellungen mit „OK“. Das Ergebnis sieht folgendermaßen aus:
Optional können Sie nun noch eine zweite Zwischenergebnis-Ebene für die Spalte „Land“ in Excel generieren.
Dazu klicken Sie erneut auf Daten/Gliederung/Teilergebnisse und ändern folgende Einstellungen im Dialog:
- Bei Gruppieren nach wählen Sie nun „Land“ aus (Die Spalte, die Sie als zweite Sortierebene gewählt haben)
- Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Vorhandene Teilergebnisse ersetzen“
Das Ergebnis sollte nun so aussehen:
Mit den nummerierten Schaltflächen links oben können Sie die Liste nun in verschiedenen Ebenen anzeigen, z.B. nur die Produktergebnisse. So können Sie auch unterschiedlich verdichtete Reports einfach generieren. Um die Teilergebnisse wieder zu löschen, befindet sich im Teilergebnis-Dialog unten links die Schaltfläche „alle entfernen“.
Wenn Sie neben dem Berechnen von Zwischenergebnissen in Excel weitere Tipps und Tricks zum Arbeiten mit Excel erhalten möchten, besuchen Sie unser Seminar Excel – Grundlagen. Wir freuen uns auf Sie!
