Outlook: Kontaktgruppen oder Verteilerlisten erstellen

Gleich - und doch verschieden. Foto: snapwire snaps / zak suhar
Fünf auf einen Streich – mit Kontaktgruppen. Foto: snapwire snaps / zak suhar

Senden Sie in Outlook häufig Nachrichten an mehrere Empfänger? Geben Sie dabei immer wieder die selben Adressen ein? Dann sind Kontaktgruppen – bis Outlook 2007 „Verteilerlisten“ genannt – etwas für Sie. Sie sparen damit Zeit und reduzieren das Risiko, jemanden zu vergessen. Wenn Sie den Namen einer Kontaktgruppe als Empfängernamen verwenden für eine E-Mail, Einladung oder Aufgabe, erreichen Sie gleich alle Gruppenmitglieder. Wir zeigen, wie eine Kontaktgruppe erstellt und benutzt wird.

In fünf Schritten eine Kontaktgruppe erstellen

Schritt 1: Wechseln Sie zum Outlook-Kontaktebereich.

Outlook - Kontaktgruppen anlegen

Schritt 2: Wählen Sie dort im Register „Start“, in der Gruppe „Neu“ den Befehl „Neue Kontaktgruppe“ aus oder drücken Sie Strg + Umschalttaste + L. Es öffnet sich das Formular „Kontaktgruppe“.

Schritt 3: Geben Sie ins Feld „Name“ eine aussagekräftige Bezeichnung für Ihre Gruppe ein (hier: „Projekt X“).

Outlook - Kontaktgruppen anlege

Schritt 4: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Mitglieder hinzufügen” und wählen Sie aus Ihren Outlook-Kontakten oder aus dem Adressbuch die Kontakte aus, die Sie der Gruppe hinzufügen möchten. Nutzen Sie die dritte Option „Neuer E-Mail Kontakt”, um die Kontaktgruppe um neue Adressen zu ergänzen.

Outlook - Kontaktgruppen anlege

Schritt 5: Klicken Sie die Schaltfläche „Speichern und schließen“ an.

Die Kontaktgruppe benutzen

Wenn Sie jetzt eine neue Nachricht erstellen und auf „An“ klicken, können Sie „Projekt X“ direkt auswählen.

Outlook - Kontaktgruppen anlege

Möchten Sie die Empfängerliste vor dem Versand noch mal überprüfen, oder einen Namen entfernen? Klicken Sie dann das Pluszeichen an. Die Adressen der Gruppenmitglieder werden dadurch wieder sichtbar.

Outlook - Kontaktgruppen anlegen

Outlook warnt vorab, dass die Gruppe nicht wiederhergestellt werden kann. Schlimm ist das nicht, denn bei Bedarf klicken wir einfach wieder auf „An“ und wählen die Gruppe nochmals aus.

Kontaktgruppen verwalten

Die Schaltflächen in der Menüleiste des Kontaktgruppe-Formulars bieten die nötigen Verwaltungsmöglichkeiten.

Outlook - Kontaktgruppen anlege

Das Hinterlegen einer Notiz hilft dabei, Ziel und Zweck der Kontaktgruppe zu erläutern. Gruppenmitglieder können Sie jederzeit hinzufügen und entfernen. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Jetzt aktualisieren“ klicken, werden die Kontakte in der Gruppe mit denen im Adressbuch verglichen. Damit halten Sie die Gruppen auf dem neuesten Stand. Wurde ein Kontakt inzwischen gelöscht, dann fragt Outlook Sie, ob dieser auch aus der Gruppe entfernt werden soll.

So unkompliziert sind Kontaktgruppen – oder Verteilerlisten. Probieren Sie sie aus, es lohnt sich!

Weitere Tipps zu Outlook erhalten Sie in unserem Seminare Outlook – Grundlagen. Wir freuen uns auf Sie!

Artikel drucken