Die Feiertage stehen bevor und damit auch die Zeit, in der man Kundinnen, Kunden sowie Kolleginnen und Kollegen mit persönlichen Grüßen eine Freude machen kann. Wenn viele Kontakte zusammenkommen, kann das Versenden allerdings schnell zur Fleißarbeit werden. Outlook bietet Ihnen in Verbindung mit Word jedoch eine komfortable Möglichkeit, individuelle Weihnachts- oder Neujahrsgrüße als Serienmail zu erstellen. So bleibt Ihre Nachricht persönlich und Sie sparen gleichzeitig eine Menge Zeit.
So funktioniert es:
Erstellen Sie zuerst einen Serienbrief in Word. Gehen Sie dafür in Word auf Sendungen, dann Seriendruck starten und wählen Sie für Ihren Zweck E-Mail-Nachrichten aus.
Als zweites Dokument benötigen Sie eine Excel-Liste, mit den entsprechenden Adressen sowie den Namen der Personen, die Ihre Weihnachtsgrüße erhalten sollen. Je nach Bedarf und Zweck können Sie hier auch die Spalten noch erweitern.
Klicken Sie nun in Ihrem Word-Dokument auf Empfänger auswählen, dann auf Vorhandene Liste verwenden und suchen Sie Ihre vorher erstellte Excel-Datei.
Wenn Sie Spaltenüberschriften nutzen, schließen Sie diese vor dem Einfügen aus.
Nun können Sie Ihre Weihnachtsgrüße verfassen. In unserem Beispiel haben wir uns für Guten Tag Anrede und Nachname entschieden. Sie können aber eine Anrede mit Vornamen verfassen. Um Anrede und Nachname einzufügen, nutzen Sie das Feld Seriendruckfeld einfügen.
Den Text können Sie nun so gestalten, dass er für Sie und Ihre Empfängerliste passt. Nun können Sie über den Reiter Vorschau Ergebnisse testen, ob die Namen aus Ihrer Liste korrekt dargestellt werden.
Über den Pfeil können Sie sich durch Ihren Datensatz klicken und überprüfen, ob die Anrede richtig dargestellt wird.
Sollte nun alles passen, klicken Sie auf Fertigstellen und zusammenführen. Hier wählen Sie E-Mail Nachrichten senden.
Word öffnet Ihnen nun automatisch E-Mail in der Zeile Zu aus. Hier können Sie außerdem noch eine passende Betreffzeile für Ihre Serienmail wählen. Das E-Mail Format kann bei HTML bleiben. Nun können Sie nun entscheiden, ob Sie Ihren ganzen Datensatz für die Serienmail nutzen wollen oder nur bestimmte Datensätze. Ist alles passend ausgewählt, klicken Sie nur noch auf OK. Im Hintergrund werden nun mit Outlook die entsprechenden E-Mails mit den Weihnachtsgrüßen gesendet.
Gehen Sie nun in Ihre Gesendete Elemente in Outlook. Hier finden Sie alle E-Mails, die Sie mithilfe der Serienfunktion gesendet haben.
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