Kontaktdaten in Outlook lassen sich je nach persönlicher Vorliebe auf verschiedene Art und Weise darstellen. Die gerne genutzte Ansicht „Visitenkarten“ ist zwar optisch ansprechend, sie ist aber nicht für jeden Zweck geeignet. Möchten Sie zum Beispiel eine Telefonaktion durchführen, ist es hilfreich, alle Telefonnummern auf einen Blick zu sehen. Dafür legen Sie sich am besten eine individuelle Telefonliste an, in die Sie alle Angaben aufnehmen, die Sie für diesen Zweck benötigen.

So gehen Sie dabei vor:

• Wählen Sie im Menüband die Registerkarte „Ansicht“
• Klicken Sie auf die Option „Ansicht ändern“
• Klicken Sie auf das Telefonsymbol

• Wählen Sie im Menüband erneut die Registerkarte „Ansicht“
• Klicken Sie auf  die Option „Ansichtseinstellungen“
• Klicken Sie auf „Spalten …“ und stellen Sie die Felder zusammen, die in Ihrer Telefonliste enthalten sein sollen.

In der linken Spalte sehen Sie alle Kontaktfelder, die Outlook verwalten kann. Wählen Sie zunächst eine Gruppe von Feldern aus (voreingestellt ist die Gruppe „Häufig verwendete Felder“) und stellen Sie dann  die gewünschten Felder für Ihre Liste zusammen. Durch Hinzufügen nehmen Sie ein Feld in die Liste auf. In der rechten Spalte sortieren Sie Ihre Felder, indem Sie die Feldnamen per Drag & Drop (Ziehen und Ablegen) in die gewünschte Reihenfolge bringen.

Das Entfernen von Feldern ist hier ebenfalls möglich (Feldnamen anklicken und > Entfernen wählen). Natürlich können Sie diese Liste auch ausdrucken. Dazu  nehmen Sie die üblichen Druckeinstellungen vor.

Weitere Tipps zum Arbeiten mit Outlook erhalten Sie in unserem Seminar Outlook – Grundlagen. Wir freuen uns auf Sie!