Ob Namenslisten für ein Meeting, Projektdaten in einem Bericht oder Adresslisten für einen Serienbrief: Im Büroalltag entstehen schnell Dokumente, in denen viele Informationen zusammentreffen. Damit diese übersichtlich und leicht nutzbar bleiben, ist eine klare Struktur entscheidend. Auch Microsoft Word bietet mit der oft übersehenen Funktion „Automatisches Sortieren” eine Möglichkeit, Inhalte zu strukturieren.

So funktioniert es:

Markieren Sie den Abschnitt, den Sie gerne sortiert haben möchten. In unserem ersten Beispiel ist es eine Abfolge von Zahlen. Die Sortierfunktion befindet sich im Menüband unter Start → Absatz → Sortieren.

Microsoft Word erkennt in der Regel sofort, ob es sich um eine Zahl, einen Text oder um Daten handelt. Falls nicht, haben Sie die Möglichkeit, die richtige Option über das Dropdown-Menü auszuwählen. Sie können außerdem noch entscheiden, ob Sie – wie in der Regel – die Daten aufsteigend oder absteigend sortiert haben möchten.

Klicken Sie nun auf OK und schon erscheint die zuvor markierte Liste in der richtigen Reihenfolge.

Auch eine Namensliste, die in Word erstellt wurde, kann mit dieser Funktion alphabethisch sortiert werden.

Praktische Tipps für den Büroalltag

• Sortieren Sie mit dieser Funktion Teilnehmer- oder Anwesenheitslisten, um Namen schnell in die richtige alphabetische Reihenfolge zu bringen.
• Ordnen Sie Adresslisten, um die Übersicht zu behalten, z. B. wenn Sie Serienbriefe vorbereiten.
• Strukturieren Sie Projektdaten oder Aufgabenlisten, indem Sie diese nach Datum oder Priorität sortieren.
• Achten Sie bei Listen mit Überschriften (z. B. „Name“ oder „Datum“ in der ersten Zeile) darauf, im Sortierdialog die Option „Meine Liste enthält Überschrift“ zu aktivieren. So wird die Kopfzeile nicht mit verschoben.

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