Verwenden Sie in Briefen oder anderen Texten häufig identische Sätze oder Textpassagen, z.B. Datenschutzhinweise, Grußformeln oder Erläuterungen? Dann müssen Sie diese nicht immer wieder neu eintippen. Legen Sie sich in Word einfach eine Sammlung so genannter „Schnellbausteine“ an. Schnellbausteine sind Elemente, die immer griffbereit sind. Bei Bedarf rufen Sie diese Elemente einfach über das Menü oder eine Tastenkombination auf und fügen sie automatisch in Ihre Dokumente ein.
So funktioniert es:
Um einen Schnellbaustein anzulegen, schreiben Sie den Text und markieren Sie ihn anschließend. Natürlich können Sie auch einen bereits bestehenden Satz oder Absatz markieren.
Klicken Sie dann im Register „Einfügen“ in der Gruppe „Text“ auf die Schaltfläche „Schnellbausteine“. Wählen Sie hier „AutoText“ und dann „Auswahl im AutoText-Katalog speichern“.
Es erscheint das Dialogfenster „Neuen Baustein erstellen“, in dem Sie die gewünschten Einstellungen für den AutoText vornehmen können. Dieses Dialogfenster können Sie alternativ mit der Tastenkombination ALT + F3 aufrufen. Geben Sie im Feld „Name“ eine Bezeichnung ein, unter der Sie den Baustein später aufrufen möchten. Im Feld „Beschreibung“ können Sie einen zusätzlichen Kommentar eingeben. Die Felder „Katalog“ und „Kategorie“ dienen zur Organisation der Schnellbausteine. Im Feld „Optionen“ wählen Sie, ob nur der Text in einem eigenen Absatz oder auf einer eigenen Seite eingefügt werden soll.
Wenn Sie einen Schnellbaustein einfügen möchten, positionieren Sie den Cursor an die Stelle, an der der Text eingefügt werden soll. Klicken Sie dann wieder auf die Schaltfläche „Schnellbausteine“ und klicken den gewünschten Schnellbaustein an.
Der Schnellbaustein kann auch eingefügt werden, indem Sie den Namen des Bausteins eintippen und schließend die Taste F3 betätigen. Wenn Sie die ersten vier Buchstaben des Namens eingeben erscheint zudem eine Infobox, die den Schnellbaustein anzeigt. Sie können dann einfach die Return-Taste betätigen, um den Text einzufügen.
Es erscheint das Dialogfenster „Neuen Baustein erstellen“, in dem Sie die gewünschten Einstellungen für den AutoText vornehmen können. Dieses Dialogfenster können Sie alternativ mit der Tastenkombination ALT + F3 aufrufen. Geben Sie im Feld „Name“ eine Bezeichnung ein, unter der Sie den Baustein später aufrufen möchten. Im Feld „Beschreibung“ können Sie einen zusätzlichen Kommentar eingeben. Die Felder „Katalog“ und „Kategorie“ dienen zur Organisation der Schnellbausteine. Im Feld „Optionen“ wählen Sie, ob nur der Text bzw. der Text in einem eigenen Absatz oder auf einer eigenen Seite eingefügt werden soll.
Wenn Sie einen Schnellbaustein einfügen möchten, positionieren Sie den Cursor an die Stelle, an der der Text eingefügt werden soll. Klicken Sie dann wieder auf die Schaltfläche „Schnellbausteine“ und klicken den gewünschten Schnellbaustein an.
Der Schnellbaustein kann auch eingefügt werden, indem Sie den Namen des Bausteins eintippen und schließend die Taste F3 betätigen. Wenn Sie die ersten vier Buchstaben des Namens eingeben, erscheint zudem eine Infobox, die den Schnellbaustein anzeigt. Sie können dann einfach die Return-Taste betätigen, um den Text einzufügen.
Wenn Sie einen bereits erstellten Schnellbaustein ändern möchten, so fügen Sie ihn erst wie oben beschrieben in Ihr Dokument ein. Nehmen Sie dann die Änderungen vor und markieren den überarbeiteten Text. Speichern Sie den Baustein dann wieder unter demselben Namen ab.
Um einen Schnellbaustein umzubenennen oder zu löschen, klicken Sie den entsprechenden Baustein in der Liste der Schnellbausteine mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie dann im Kontextmenü den Eintrag „Organisieren und löschen“.
Es erscheint das Fenster „Organizer für Bausteine“, der gewählte Schnellbaustein ist bereits markiert. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Eigenschaften bearbeiten“ und geben Sie im erscheinenden Dialogfenster einen neuen Namen ein.
Sie arbeiten regelmäßig mit Word und sind mit den Grundfunktionen des Textverarbeitungsprogramms vertraut? Dann empfehlen wir Ihnen unser Seminar Word – Aufbau für Fortgeschrittene. Wir freuen uns auf Sie!
