Bei der Arbeit mit umfangreichen Listen werden die Datensätze oft nach verschiedenen Kriterien gefiltert, um bestimmte Fragestellungen beantworten zu können. Wenn Filterkriterien angewendet werden, werden nur noch die Datensätze, die den im Filter gesetzten Bedingungen entsprechen, eingeblendet. Es kann dabei von Interesse sein, wie viele Datensätze dies sind und wie viele Datensätze insgesamt in der Liste vorhanden sind. Diese Informationen können in Excel mit Hilfe von Funktionen angezeigt werden.
So funktioniert es:
Um eine Menge von Datensätzen komfortabel auswerten zu können, wird der Bereich, der die Datensätze enthält, zuerst in eine Tabelle umgewandelt. Dazu klicken Sie auf eine beliebige Zelle in dem Bereich und rufen dann im Register Start in der Gruppe „Formatvorlagen“ den Befehl „Als Tabelle formatieren“ auf.
Nachdem Sie eine der vorgeschlagenen Tabellenformatvorlagen gewählt haben, erscheint ein Dialogfenster, in dem Excel nach den Daten für die Tabelle fragt. Der von Excel erkannte Bereich ist bereits eingetragen und wird durch einen Rahmen auf dem Arbeitsblatt angezeigt. Außerdem wird gefragt, ob die Tabelle Überschriften enthält.
Nach Bestätigung mit „OK“ wird der Bereich in eine Tabelle umgewandelt. Es erscheint das Register „Tabellenentwurf“, in dem die Tabelle im Feld „Tabellenname“ benannt werden kann. Ein Tabellenname darf keine Leerzeichen enthalten. Auch mit der Tastenkombination STRG + t kann ein Bereich in eine Tabelle umgewandelt werden.
Um festzustellen, wie viele Datensätze die Tabelle enthält, kann die Funktion ZEILEN verwendet werden. Die Funktion liefert die Anzahl der Zeilen eines Bezugs zurück. Bei einer Tabelle wird dabei die Überschriftenzeile nicht mitgezählt.
In unserem Beispiel ist die Eingabe ZEILEN(Tab_Umsatz).
Um beim Filtern die Anzahl der eingeblendeten Zeilen festzustellen, verwenden Sie die Funktion TEILERGEBNIS. Diese Funktion berücksichtigt jeweils nur die sichtbaren Zeilen. Da alle sichtbaren Zeilen gezählt werden sollen, wird in der Funktion TEILERGEBNIS die Funktionskonstante 3 verwendet. Diese entspricht der Funktion ANZAHL2. Der Bereich, in dem gezählt werden soll, ist dabei eine beliebige Spalte der Tabelle. Diese wird in eckigen Klammern nach dem Tabellennamen eingegeben. Im Beispiel wurde die Spalte „Region“ verwendet.
Falls gewünscht, können diese beiden Funktionen mit Hilfe des Verkettungsoperators „&“in einen Text eingebettet werden.
Jetzt erscheint über der Tabelle immer die aktuelle Anzahl der angezeigten Datensätze.
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